В современной практике кадрового делопроизводства вопрос выдачи оригинала трудовой книжки работнику во время его работы (а не при увольнении) остается одним из самых деликатных. Согласно действующему законодательству РФ, трудовая книжка является документом строгой отчетности и должна храниться у работодателя. Однако закон предусматривает исключительные случаи, когда оригинал может быть выдан на руки сотруднику.

В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, необходимые документы, сроки и меры безопасности для обеих сторон трудового договора.

Основания для выдачи трудовой книжки во время работы

Согласно сложившейся практике и нормам Трудового кодекса, выдать по своему желанию или по просьбе работника вместо копии оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права в обычных ситуациях (например, для оформления кредита или визы, если можно обойтись копией).

Однако существует ключевое исключение, регламентированное статьей 66.1 ТК РФ. Оригинальная трудовая книжка выдается работнику только в одном случае:

• Для предоставления сведений о трудовой деятельности в органы Пенсионного фонда (ныне СФР) или иные государственные структуры, если это требуется для назначения пенсии или подтверждения стажа, и электронные данные недостаточны или требуют уточнения.

> Важно: Если работнику нужна трудовая для оформления визы, кредита или загранпаспорта, работодатель обязан выдать не оригинал, а заверенную копию. Выдача оригинала в этих случаях незаконна и создает риски утраты документа.

Пошаговый алгоритм выдачи трудовой книжки

Если у работника возникла законная необходимость получить оригинал документа (например, для обращения в СФР), процедура должна строго соответствовать установленному порядку.

Шаг 1. Подача письменного заявления

Процесс инициируется исключительно работником. Он должен составить письменное заявление в произвольной форме на имя руководителя организации.
В заявлении обязательно должны содержаться:
Ф.И.О. и должность работника.
Четкая просьба: «Прошу выдать мне трудовую книжку».
Цель выдачи (например, «для представления в Социальный фонд России для назначения пенсии»).
Подтверждение того, что работник уведомлен о обязанности вернуть документ.
Дата и подпись работника.

Рекомендуется работодателю заранее подготовить шаблон или памятку, где будет указано, что работник обязан вернуть книжку в срок до 3 рабочих дней после получения ответа из госоргана.

Шаг 2. Регистрация заявления

Работодатель обязан зарегистрировать поступившее заявление в журнале учета входящей документации. Это фиксирует дату обращения, от которой будут вестись отсчеты сроков.

Шаг 3. Издание приказа (рекомендуется)

Хотя закон прямо не требует издания приказа для каждого случая выдачи, внутренняя дисциплина и порядок документооборота диктуют необходимость фиксации факта изъятия документа из архива. В приказе указывается:

• Кому выдается книжка.
• На основании какого заявления.
• Для какой цели.
• Срок возврата.

Шаг 4. Выдача трудовой книжки и фиксация факта получения

Это критически важный этап для безопасности работодателя.
Работодатель передает оригинал трудовой книжки работнику.
Обязательно берется расписка в получении. В расписке указывается дата получения, номер трудовой книжки и обязательство работника вернуть документ.

• Зачем это нужно: Оформление расписки защищает работодателя в случае порчи или утери книжки работником. С момента подписания расписки вся ответственность за сохранность документа возлагается на сотрудника.

В некоторых случаях (хотя практика варьируется) в саму трудовую книжку или в журнал учета движения трудовых книжек вносится запись о выдаче.

> Срок выдачи: Работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления.

Что делать, если книжка нужна для СФР (Пенсионного фонда)?

Согласно новым правилам и разъяснениям, если работник обращается за назначением пенсии, он может подать заявление работодателю о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
В этом случае в графах трудовой книжки (если она ведется в бумажном виде и работник не перешел полностью на электронную) могут делаться отметки:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата выдачи трудовой книжки.
• Графа 3: Запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Графа 4: Указание на заявление работника (дата и номер регистрации).

После посещения госоргана работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю. Работодатель проверяет наличие отметок о принятии документов фондом и подшивает заявление работника к личному делу.

Риски и ответственность

Для работодателя

Главный риск — утрата документа или претензии со стороны проверяющих органов.

• Если выдать оригинал без веского основания (только по ст. 66.1 ТК РФ), это может быть расценено как нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек.
• Отсутствие расписки от работника при выдаче делает практически невозможным доказательство того, что книжка была передана сотруднику, а не потеряна в офисе.

Для работника

• При утере трудовой книжки во время нахождения у работника на руках, именно он несет полную материальную ответственность за восстановление документа (оплату бланка, сбор справок для дубликата).
• Нарушение срока возврата (более 3 рабочих дней после получения ответа из госоргана) может повлечь дисциплинарное взыскание.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку почтой по просьбе работника?
Да, но это касается в основном ситуации увольнения. Если в день увольнения работник отсутствует или отказывается забирать книжку, работодатель направляет уведомление. Если работник дал согласие на пересылку почтой (в письменном виде), работодатель вправе отправить книжку заказным письмом с описью вложения. В период работы пересылка оригинала почтой по просьбе работника для личных нужд не предусмотрена законом.

Что делать, если работнику нужна копия?
Работодатель обязан по письменной просьбе работника выдать ему надлежаще заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее. Копия заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии) с надписью «Копия верна». Срок выдачи копии — не позднее 3 рабочих дней.

Может ли работник забрать трудовую, чтобы просто «посмотреть» записи?
Нет. Трудовая книжка, это документ строгого учета. Ознакомление с записями происходит в присутствии ответственного лица в помещении работодателя, либо работник получает заверенную копию.

Выдача оригинала трудовой книжки работнику в период действия трудового договора — это исключительная мера, допустимая только в случаях, прямо предусмотренных федеральным законом (ст. 66.1 ТК РФ).

Ключевые правила для работодателя:
Требовать письменное заявление с указанием цели.
Соблюдать срок выдачи (3 рабочих дня).
Обязательно брать расписку о получении оригинала.
Не выдавать оригинал, если можно обойтись заверенной копией.

Соблюдение этих правил защитит интересы обеих сторон и обеспечит порядок в кадровом документообороте.