Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который хранит сведения о трудовой истории работника в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Вопрос «с какого года ввели электронные трудовые книжки» интересует как работодателей, так и самих работников, потому что от этого зависит порядок оформления, перехода и использования нового документа.
Краткая хронология появления ЭТК
- 16 декабря 2019 г. – принят Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации», который ввёл понятие электронной трудовой книжки и определил порядок её внедрения.
- 1 января 2020 г. – официальное начало действия нового формата. С этого дня работодатели обязаны формировать электронные трудовые книжки в системе ПФР и вести их параллельно с бумажными (если они ещё используются).
- 2020 год – переходный период. До 31 декабря 2020 г. каждый работник, у которого уже была бумажная трудовая книжка, мог оформить её электронный аналог, а новые сотрудники получали сразу ЭТК.
- 1 января 2021 г. – вступил в силу постановление Правительства РФ № 1085, которое уточнило порядок постепенного перехода на полностью электронный формат и обязало работодателей отчитываться в ПФР о кадровых изменениях через форму СЗВ‑ТД.
- 2022‑2024 ггг. – расширение доступа к ЭТК через портал государственных услуг, интеграция с сервисами «Госуслуги», развитие мобильных приложений и внедрение функции «подписать электронно».
- 2025 г. – полностью завершён переход для большинства категорий работников; бумажные трудовые книжки сохраняются только в исключительных случаях (например, для работников, работающих за границей, где электронный формат пока не поддерживается).
Законодательная база
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от г. – вводит электронный формат трудовой книжки, определяет её юридическую силу и порядок формирования.
- Постановление Правительства РФ № 1085 от г. – регламентирует переходный период, требования к работодателям и порядок взаимодействия с ПФР.
- Приказ Минтруда России от г. № 353н – утверждает технические требования к системе электронных трудовых книжек.
Как происходит формирование ЭТК
С момента 1 января 2020 г. работодатели обязаны вносить сведения о трудоустройстве, переводах, увольнениях и других кадровых изменениях в электронный реестр ПФР через форму СЗВ‑ТД. После первой записи в системе автоматически создаётся электронная трудовая книжка, привязанная к персональному номеру ПФР (СНИЛС).
Этапы для работника
- Получение уведомления от работодателя о формировании ЭТК (обычно через электронную почту или СМС).
- Регистрация в личном кабинете «Госуслуги» или на портале ПФР.
- Подтверждение согласия на ведение ЭТК (можно сделать в мобильном приложении).
- Доступ к документу в любое время – через веб‑интерфейс, мобильное приложение или QR‑код, размещённый в личном кабинете.
Преимущества электронных трудовых книжек
- Удобство. Нет необходимости хранить бумажный документ; все записи доступны онлайн.
- Скорость обновления. Информация о переводах, повышениях и увольнениях появляется в системе в течение 1‑2 рабочих дней.
- Безопасность. Доступ к ЭТК защищён двухфакторной аутентификацией, а данные хранятся в защищённом центре обработки данных ПФР.
- Экономия. Сокращаются затраты работодателя на печать, хранение и транспортировку бумажных книжек.
- Прозрачность. Работник может в любой момент проверить корректность записей и при необходимости потребовать их исправления.
Текущий статус (2026 год)
На 2026 год электронные трудовые книжки являются основным форматом учёта трудовой истории в России. Более 95 % работодателей (в т.ч. крупные корпорации, государственные учреждения и большинство малых предприятий) полностью перешли на ЭТК. Оставшиеся 5 % используют бумажный вариант лишь в особых случаях, когда законодательство или отраслевые нормы требуют наличия оригинального документа.
Что делать, если у вас ещё нет ЭТК?
- Обратитесь к работодателю с просьбой оформить электронную трудовую книжку (по закону он обязан это сделать).
- Если работодатель отказывается, подайте заявление в ПФР через портал «Госуслуги» – ПФР проведёт проверку и вынесет предписание работодателю.
- В случае утери доступа к личному кабинету – восстановите пароль через СМС‑верификацию или обратитесь в центр обслуживания ПФР.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?
Да. В течение переходного периода (2020‑2021 гг.) обе формы могли существовать параллельно. Сейчас бумажный документ может быть выдан только по запросу работника, если это необходимо для международных поездок или иных специфических целей.
Какой документ подтверждает подлинность записей в ЭТК?
Электронная подпись ПФР, а также уникальный QR‑код, который генерируется при каждой записи. При печати выписки из ЭТК в неё включается штамп с QR‑кодом, позволяющий проверить подлинность в режиме онлайн.
Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение требований по ЭТК?
Согласно статье 5.27 КоАП РФ, работодатели, не оформляющие ЭТК в установленные сроки, могут быть оштрафованы от 5 000 до 30 000 рублей за каждого работника, а в случае систематических нарушений – до 300 000 рублей.
Электронные трудовые книжки в России официально появились 1 января 2020 года, когда в действие вступил Федеральный закон № 439‑ФЗ. С того момента начался поэтапный переход от бумажных документов к полностью цифровому формату, который к 2025‑2026 годам завершился практически полностью. ЭТК упрощают процесс ведения кадрового учёта, повышают прозрачность и защищённость данных, а также соответствуют современным требованиям цифровой экономики.
Дата актуализации статьи: 23 мая 2026 г.