В современной практике ведения трудовых отношений между работодателями и сотрудниками часто возникают вопросы, связанные с оформлением и ведением трудовых книжек. Особое внимание уделяется ситуациям, когда работник продолжает трудовую деятельность без оформления соответствующих записей или когда работодатель не соблюдает установленные законом процедуры. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие штрафы предусмотрены за нарушения в ведении трудовой книжки, как правильно оформить заявление о продолжении ведения, и какие последствия могут возникнуть для обеих сторон трудового договора.

Что такое заявление о продолжении ведения трудовой книжки?

Заявление о продолжении ведения трудовой книжки — это официальный документ, который подается работником работодателю с просьбой внести соответствующую запись в трудовую книжку при продолжении трудовой деятельности после увольнения или перерыва в работе. Такой документ необходим в случаях:

• Возобновления работы у того же работодателя после увольнения;
• Продолжения работы после длительного перерыва (например, декретный отпуск, отпуск по уходу за ребенком);
• Изменения должности или структурного подразделения без расторжения трудового договора;
• Восстановления на работе по решению суда.

Правовые основы ведения трудовой книжки

Нормативная база

Ведение трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (далее, ТК РФ):
• ст. 66 — ведение и хранение трудовых книжек;
• ст. 84.1, порядок увольнения и выдачи трудовой книжки;
• ст. 234, ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства.
2. Постановление Правительства РФ от № 225 — Правила ведения и хранения трудовых книжек;
3. Постановление Минтруда России от № 69, Инструкция по заполнению трудовых книжек;
4. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ):
• ст. 5.27 — нарушение трудового законодательства;
• ст. 19.7 — непредставление сведений.

Обязанности работодателя

Работодатель обязан:

• Вести трудовые книжки на всех сотрудников, проработавших более 5 дней;
• Обеспечивать правильное и своевременное внесение записей;
• Выдавать трудовую книжку работнику в день увольнения;
• Хранить трудовые книжки в отделе кадров или архиве;
• Соблюдать порядок внесения исправлений и дубликатов;
• Обеспечивать доступ работника к его трудовой книжке.

Административная ответственность работодателя

За нарушения в ведении, хранении или выдаче трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Размер штрафов зависит от субъекта правонарушения:

Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки

За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении или задержку оформления записи о продолжении ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для малых и микропредприятий: 1 000, 5 000 рублей;
• Для остальных организаций: 30 000 — 50 000 рублей.

Штрафы за ошибки в оформлении

За неправильное оформление, исправление записей или отсутствие необходимых записей в трудовой книжке предусмотрены следующие штрафы:

• За отсутствие трудовой книжки у работника: до 50 000 рублей;
• За внесение неправильных или неточных записей: до 30 000 рублей;
• За невыполнение обязанностей по ведению, хранению или выдаче трудовой книжки: до 100 000 рублей.

Как правильно оформить заявление о продолжении ведения трудовой книжки?

Заявление о продолжении ведения трудовой книжки должно быть составлено в письменной форме и содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Шапка:
• Наименование организации (полное и сокращенное);
• ФИО руководителя (или уполномоченного лица);
• ФИО работника;
• Должность работника;
• Дата составления заявления.
2. Наименование документа: «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки»;
3. Текст заявления:
• Просьба о внесении записи о продолжении трудовой деятельности;
• Указание на период работы (дата начала, должность, структурное подразделение);
• Ссылка на ранее имеющуюся запись в трудовой книжке (если есть);
• Подпись работника.
4. Приложения (при необходимости):
• Копия трудовой книжки;
• Копии приказов о приеме на работу и переводе;
• Иные документы, подтверждающие трудовой стаж.

Пример текста заявления:

Порядок внесения записи о продолжении ведения трудовой книжки

После подачи заявления работодатель обязан:

1. Проверить правильность поданных сведений;
2. Внести соответствующую запись в трудовую книжку в разделе «Сведения о работе»;
3. Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (если есть);
4. Ознакомить работника с внесенной записью под подпись;
5. Вернуть трудовую книжку работнику.

Запись должна содержать:

• Номер записи;
• Дата внесения записи;
• Должность и структурное подразделение;
• Основание (например, «на основании заявления от __.__.20__»);
• Подпись ответственного лица и печать.

Последствия для работника при несвоевременном оформлении

Для работника

Несвоевременное оформление записи о продолжении ведения трудовой книжки может привести к следующим последствиям:

• Проблемы с подтверждением трудового стажа: при оформлении пенсии или иных социальных выплат;
• Затруднения при трудоустройстве: работодатели могут потребовать предоставления трудовой книжки с полным стажем;
• Возможные споры с работодателем: в случае возникновения конфликта по вопросам трудового стажа;
• Потеря прав на компенсации: в случае несвоевременного оформления записи.

Для работодателя

Несоблюдение установленного порядка ведения трудовой книжки может привести к:

• Административным штрафам: от 5 000 до 100 000 рублей;
• Компенсации материального ущерба: в виде среднего заработка за каждый день задержки выдачи трудовой книжки;
• Судебным разбирательствам: по иску работника о восстановлении записи или компенсации;
• Проблемам с проверяющими органами: трудовой инспекцией, Пенсионным фондом, налоговыми органами;
• Репутационным рискам: ухудшение имиджа компании как надежного работодателя.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли не оформлять трудовую книжку при продолжении работы?

Нет. В соответствии с ч. 4 ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших у него свыше пяти дней. Даже если работник продолжает работать у того же работодателя после перерыва, трудовая книжка должна быть оформлена.

Что делать, если работодатель отказывается вносить запись?

Если работодатель отказывается вносить запись о продолжении ведения трудовой книжки, работник может:

1. Написать письменное заявление на имя руководителя с требованием внести запись;
2. Обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на нарушение трудового законодательства;
3. Подать иск в суд о понуждении к внесению записи;
4. Взыскать компенсацию за причиненный моральный вред.

Можно ли оформить электронную трудовую книжку?

В России с 2020 года внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако на данный момент (май 2026 года) переход на электронные трудовые книжки не являеться обязательным для всех категорий работников. В большинстве случаев работодатели продолжают использовать бумажные трудовые книжки.

С 1 января 2023 года работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ в электронном виде. Однако это не отменяет ведение бумажных трудовых книжек, если работник не изъявил желание перейти на электронный формат.

Рекомендации для работодателей

Чтобы избежать штрафов и споров с работниками, работодателям рекомендуется:

• Своевременно оформлять трудовые книжки: вносить записи в день приема на работу и при изменении должности;
• Вести журнал учета трудовых книжек: для контроля за их наличием и состоянием;
• Проводить регулярные проверки: на предмет правильности и полноты внесенных записей;
• Обучать сотрудников отдела кадров: правилам ведения и заполнения трудовых книжек;
• Своевременно выдавать трудовые книжки: при увольнении или при запросе работника;
• Использовать современные системы учета: для автоматизации процесса ведения трудовых книжек;
• Соблюдать сроки внесения записей: не позднее семи рабочих дней с момента подачи заявления.

Рекомендации для работников

Работникам рекомендуется:

• Следить за состоянием своей трудовой книжки: проверять правильность внесенных записей;
• Своевременно обращаться к работодателю: с заявлениями о внесении записей при изменении должности или продолжении работы;
• Хранить копии трудовых книжек: для подтверждения трудового стажа;
• Обращаться в трудовую инспекцию: в случае нарушения прав;
• Подавать иски в суд: при отказе работодателя вносить записи;
• Следить за изменениями законодательства: в части ведения трудовых книжек.

Заявление о продолжении ведения трудовой книжки — это важный документ, который обеспечивает правильность учета трудового стажа работника. Несвоевременное или неправильное оформление записей может привести к серьезным последствиям как для работника, так и для работодателя.

Работодатели должны строго соблюдать требования трудового законодательства, чтобы избежать административных штрафов и судебных разбирательств. Работники, в свою очередь, должны следить за состоянием своих трудовых книжек и своевременно обращаться к работодателю с заявлениями о внесении необходимых записей.

Помните: правильное ведение трудовой книжки, это гарантия защиты ваших трудовых прав и интересов!

Полезные ссылки

• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях
• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
• Федеральная служба по труду и занятости

Дата публикации: 23 мая 2026 года