Ситуации, когда работник не предоставляет трудовую книжку при приеме на работу или не забирает её при увольнении, создают определенные юридические риски для организации. В данной статье мы подробно разберем оба сценария, опираясь на действующее законодательство и сложившуюся практику.

Сценарий 1: Сотрудник не предоставляет трудовую книжку при приеме на работу

Часто работодатели сталкиваются с тем, что новый сотрудник заявляет о потере документа или просто отказывается его предъявлять. Важно понимать правовые границы в этой ситуации.

Имеет ли право работодатель отказать в приеме на работу?

Нет, не имеет. Согласно трудовому законодательству, отсутствие трудовой книжки не является законным основанием для отказа в заключении трудового договора. Если кандидат соответствует квалификационным требованиям, работодатель обязан принять его на работу.

Что делать, если книжка утеряна?

• Если работник сообщает, что трудовая книжка утеряна и восстановить её невозможно, работодатель оформляет трудовой договор и заводит новую трудовую книжку (если работник не перешел на электронный формат — СТД-Р).
• В новой книжке записи о предыдущем стаже вносятся только на основании документов, подтверждающих этот стаж (справок, копий предыдущих трудовых книжек и т.д.).

Риски для работодателя

Если сотрудник не предоставил книжку для подтверждения специфического стажа (например, северного), работодатель не может засчитать этот период без документального подтверждения, что может повлиять на размер надбавок и льгот.

Сценарий 2: Сотрудник не забирает трудовую книжку при увольнении

Это более критическая ситуация, так как задержка выдачи трудовой книжки может привести к серьезным финансовым потерям для компании.

Почему важно выдать документ вовремя?

Если трудовая книжка не была выдана в день увольнения, работник имеет право через суд потребовать возмещения среднего заработка за всё время задержки. Суды обычно встают на сторону работника, считая, что отсутствие документа препятствовало его дальнейшему трудоустройству.

Пошаговый алгоритм действий работодателя, если сотрудник не явился:

1. Уведомление в день увольнения: В последний рабочий день, если сотрудник не забрал документ, необходимо направить ему официальное уведомление. В нем следует указать, что трудовая книжка готова к выдаче, и предложить два варианта:
   • Явиться лично за документом.
   • Дать письменное согласие на отправку книжки по почте.
2. Отправка по почте: Помните, что отправить трудовую книжку почтой можно только с согласия работника. Рекомендуется использовать заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.
3. Хранение документа: Если работник не забрал книжку с почты или не явился за ней, документ должен храниться у работодателя (в организации или у ИП) до востребования. Хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Как обезопасить себя от исков?

Чтобы доказать в суде, что задержка произошла по вине работника, а не работодателя, сохраняйте следующие документы:

• Копию уведомления о необходимости забрать трудовую книжку.
• Почтовую квитанцию и опись вложения (если отправляли почтой).
• Акт о том, что работник не явился в организацию в день увольнения.

Краткая памятка по срокам и обязанностям