Ситуация, когда новый сотрудник не предоставляет бумажную трудовую книжку при трудоустройстве, в 2026 году стала абсолютно стандартной практикой. После окончательного перехода на электронные форматы ведения учета стажа, правила игры изменились. В данной статье мы подробно разберем, как действовать кадровику и работодателю, если соискатель пришел без «корочки», какие документы запросить и как правильно оформить прием на работу, чтобы не нарушить Трудовой кодекс РФ.

Почему у работника может не быть бумажной трудовой книжки?

В 2026 году отсутствие бумажного документа при приеме на работу может быть обусловлено несколькими законными причинами:

• Переход на электронную трудовую (ЭТК). Сотрудник ранее подал заявление о выборе электронного формата ведения сведений о трудовой деятельности. С 2021 года новым сотрудникам бумажные книжки уже не заводились, а старые перешли в архив.
• Утрата документа. Работник мог потерять бумажную трудовую книжку или она пришла в негодность, а восстанавливать ее он не стал (или не имеет возможности), так как все данные уже содержатся в базе Социального фонда России (СФР).
• Первое трудоустройство. Сотрудник устраивается на работу впервые в жизни.

Какие документы требовать взамен?

Согласно статье 65 и статье 66.1 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора соискатель обязан предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Если бумажного документа нет, работник должен предоставить один из следующих документов:

1. Форма СТД-Р. Это сведения о трудовой деятельности, выданные последним работодателем при увольнении.
2. Форма СТД-СФР. Выписка из электронного реестра, которую можно заказать через портал «Госуслуги», в клиентских службах СФР или МФЦ.

Важно: Если у работника есть бумажная трудовая книжка (он не переходил на ЭТК до 2021 года), он обязан предъявить именно ее. Если же он утверждает, что перешел на электронный формат, но не может подтвердить это формой СТД-Р или СТД-СФР, работодатель вправе запросить эти данные, однако отсутствие документа не является основанием для отказа в приеме на работу.

Алгоритм действий работодателя, если документов о стаже нет

Что делать, если кандидат говорит: «Я потерял трудовую», «У меня только электронная, но выписку я не взял», или просто не приносит никаких документов о стаже?

Шаг 1. Оформление приема на работу

Отказать в трудоустройстве только из-за отсутствия трудовой книжки или выписки СТД работодатель не имеет права (за исключением случаев, когда наличие стажа является обязательным требованием закона для конкретной должности, например, для госслужбы или педагогов, но и там часто достаточно декларации). Сотрудника оформляют по трудовому договору в общем порядке.

Шаг 2. Решение вопроса с бумажной трудовой

Здесь возможны два сценария:

• Сотрудник ранее вел бумажную трудовую, но потерял ее. Согласно части 5 статьи 65 ТК РФ, если работник не может представить трудовую книжку, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника оформить ему новую бумажную трудовую книжку. В заявлении работник указывает причину отсутствия старого документа (утрата, порча).
• Сотрудник перешел на электронную трудовую. В этом случае заводить новую бумажную книжку не нужно. Все сведения будут вноситься только в электронном виде.

Шаг 3. Внесение записей и учет стажа

Это самый критичный момент. Если работник не предоставил ни бумажную трудовую, ни форму СТД-Р/СТД-СФР:

• Работодатель не может внести записи о предыдущем стаже в новую бумажную трудовую книжку (если она заводится) на основании слов сотрудника.
• Предыдущий стаж в этом случае учтен не будет до момента предоставления подтверждающих документов.
• Работодатель вносит в систему СФР только запись о приеме на работу к себе.

Рекомендация: Чтобы обезопасить себя и сотрудника, попросите работника в кратчайшие сроки получить выписку СТД-СФР через Госуслуги. На основании этой выписки (если она подтвердит переход на ЭТК) вы поймете, нужно ли заводить бумажную книжку. Если в выписке указано, что бумажная трудовая велась, но она утеряна, заводите новую, но без записей о прошлом.

Частые вопросы и нюансы 2026 года

Можно ли сейчас перейти с электронной трудовой обратно на бумажную?

Нет. Возможность выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой существовала только до 31 декабря 2020 года. В 2026 году все новые сотрудники автоматически ведутся в электронном формате. Бумажные книжки остаются актуальными только для тех, кто сохранил их и не подавал заявления о переходе на ЭТК в период перехода.

Что делать, если в бумажной трудовой нет записи об увольнении?

Если работник принес книжку, но в ней нет записи об увольнении с предыдущего места, принимать его можно. Однако запись о приеме вы сделаете только после того, как работник предоставит документ, подтверждающий прекращение предыдущего договора (приказ об увольнении или справка), либо сделает запись сам предыдущий работодатель. Внести запись о приеме «поверх» незакрытой записи нельзя.

Нужно ли писать заявление о выборе формы трудовой?

При приеме на работу в 2026 году новые сотрудники не пишут заявлений о выборе формы (бумажная/электронная), так как для них действует только электронный формат. Заявления пишутся только в случае утраты бумажной книжки (с просьбой завести новую) или если сотрудник ранее не определился с форматом (что в 2026 году уже редкость).

Резюме для работодателя

Отсутствие трудовой книжки при приеме на работу в 2026 году, не повод для паники или отказа в трудоустройстве;

1. Запросите у кандидата сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР).
2. Если документов нет, но сотрудник утверждает, что книжка была и потеряна, оформите новую бумажную трудовую на основании его заявления, но без внесения записей о прошлом стаже.
3. Если сотрудник вел электронную трудовую, просто вносите данные о приеме в реестр СФР.
4. Помните: оформить на работу можно любого человека, даже без документов о стаже, но подтвердить его прошлый опыт работы без официальных бумаг вы не сможете.

Соблюдение этих правил позволит вам избежать штрафов от трудовой инспекции и правильно вести кадровый учет в условиях цифровой экономики.