Ситуация, когда работник при увольнении отказывается забирать свою трудовую книжку, — не редкость в кадровой практике. Причины такого поведения могут быть разными: от банальной забывчивости и личного конфликта до принципиального несогласия с формулировкой увольнения. Кроме того, с учетом масштабного перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), который завершился в России переходным периодом к 1 января 2026 года, вопросы ведения и выдачи бумажных документов приобрели новые нюансы.

В этой статье мы подробно разберем, как действовать работодателю, чтобы не нарушить закон и не получить штраф, если сотрудник не забирает трудовую книжку.

Почему работник может отказаться от получения трудовой книжки?

Прежде чем предпринимать какие-либо действия, важно понять мотивы работника. Чаще всего встречаются следующие ситуации:

• Протест против увольнения. Сотрудник не согласен с формулировкой причины увольнения (например, при увольнении за прогул) и считает ее незаконной. Отказ от подписи в документах и получения книжки — его способ выразить несогласие.
• Халатность и забывчивость. Работник просто не нашел времени подойти в отдел кадров, особенно если он уволился дистанционно или находится в другом городе.
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). В связи с завершением переходного периода по внедрению ЭТК, многие сотрудники, которые ранее подали заявления о переходе на электронный формат, могут считать, что бумажный вариант им больше не нужен. Однако одновременное применение электронного и бумажного вариантов все еще предусмотрено для тех, кто не писал заявление об отказе от бумажной книжки.
• Страх проверки данных. Сотрудник может подозревать, что работодатель внес в документ неверные записи, и хочет избежать разбирательств.

Чем грозит работодателю невыдача трудовой книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка должна быть выдана работнику в день его увольнения (последний рабочий день). Если этого не произошло по вине работодателя, последствия могут быть серьезными:

1. Материальная ответственность. Работодатель обязан возместить работнику не полученный им за время задержки заработок (ст. 234 ТК РФ). Это может вылиться в значительные суммы, если работник решит судиться.
2. Административный штраф. По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а должностное лицо — от 1000 до 5000 рублей.
3. Обязанность изменить дату увольнения. Если работник подаст иск, суд обяжет работодателя изменить дату увольнения на день фактической выдачи трудовой книжки, что потребует издания нового приказа и внесения изменений в отчетность.

Пошаговая инструкция: что делать, если работник не забирает документ

Чтобы защитить себя от возможных претензий и штрафов, работодатель должен действовать строго по закону. Главное правило — нельзя просто оставить документ лежать в ящике стола.

Шаг 1. Зафиксируйте факт отказа

Если работник лично явился в отдел кадров, но отказывается расписаться в книге учета движения трудовых книжек и забрать документ, составьте Акт об отказе от получения трудовой книжки. В акте укажите:

• Дату, время и место составления.
• ФИО и должность работника.
• Причину отказа (если работник ее озвучил) или формулировку «отказался от получения без объяснения причин».
• Подписи свидетелей (не менее 2-3 человек из числа сотрудников).

Работнику нужно предложить подписать этот акт. Если он отказывается и от этого, сделайте в акте соответствующую пометку.

Шаг 2. Направьте уведомление

Если в день увольнения работник на рабочем месте не появился или документ остался невостребованным, работодатель обязан в тот же день направить работнику уведомление (заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении).

В уведомлении необходимо указать:

• Требование явиться за трудовой книжкой.
• Предложение направить трудовую книжку по почте (пересылка возможна только с письменного согласия работника!).

Важно: Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Шаг 3. Отправьте документ по почте (при наличии согласия)

Если работник в ответном письме или любым другим способом (например, по электронной почте) выразил согласие на пересылку, отправьте трудовую книжку ценным письмом с описью вложения. Сохраните все почтовые квитанции и описи.

Шаг 4. Храните невостребованный документ

Если работник не ответил на уведомление или отказался от пересылки, трудовая книжка должна остаться у работодателя. В соответствии с законодательством, невостребованные трудовые книжки хранятся в организации не менее 50 лет в специальном сейфе.

Специфика в эпоху электронных трудовых книжек (ЭТК)

Как было отмечено, с 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению ЭТК. Возможность отказа работников от бумажных трудовых книжек в заявительном порядке создала определенные издержки и путаницу для работодателей. На что обратить внимание сейчас:

• Если работник ранее подал заявление о ведении ЭТК и отказе от бумажной, работодатель все равно обязан выдать ему бумажную трудовую на руки при увольнении, сделав в ней соответствующую запись о подаче заявления.
• Если работник впервые устроился на работу после 2025 года, бумажная трудовая книжка на него не заводится, и проблема ее выдачи отпадает сама собой, сведения о стаже передаются только в электронном виде (отчет СЗВ-ТД).
• Если сотрудник не писал заявление об отказе от бумажной книжки, в его документе продолжают делаться записи, и при увольнении он должен ее забрать.

Судебная практика

Суды часто встают на сторону работников, если работодатель не может доказать, что предпринимал попытки выдать документ. Например, Шестой кассационный суд общей юрисдикции (КСОЮ), рассматривая споры о правомерности привлечения индивидуальных предпринимателей и организаций к ответственности, неоднократно подчеркивал: отсутствие подписи работника в книге учета — это не доказательство вины работника, а доказательство бездействия работодателя, если нет акта об отказе или почтового уведомления.

Отказ работника от получения трудовой книжки — это сигнал для кадровика или руководителя действовать строго по регламенту. Никаких устных договоренностей! Только письменная фиксация каждого шага: от составления акта об отказе до отправки заказного письма с уведомлением. В условиях постепенного перехода на электронный документооборот такие ситуации будут возникать реже, но пока бумажные бланки существуют, их учет и выдача остаются зоной повышенной ответственности для работодателя.