Ситуация‚ когда сотрудник не явился за трудовой книжкой в день увольнения‚ регулируется Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации. Ниже представлен пошаговый алгоритм действий работодателя‚ а также рекомендации по оформлению необходимых документов.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 84.1 – порядок выдачи трудовой книжки при расторжении трудового договора;
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требования к хранению документов;
• Постановление Правительства РФ от № 225 – о порядке ведения и хранения трудовых книжек.

Что делать‚ если работник не явился за трудовой книжкой?

Направление письменного извещения

Согласно ст. 84.1 ТК РФ‚ работодатель обязан незамедлительно уведомить сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте. Извещение направляется:

• под роспись о получении (лично в руки);
• заказным письмом с уведомлением о вручении;
• через электронную почту‚ если работник ранее дал согласие на электронный документооборот.

В извещении следует указать:

1. ФИО работника и его должность;
2. дата и причина увольнения;
3. требование явиться за трудовой книжкой в течение пяти календарных дней с момента получения извещения;
4. альтернативный вариант – согласие на отправку книжки по почте (указать адрес);
5. контактные данные ответственного лица (ФИО‚ телефон‚ e‑mail).

Оформление акта об отказе или о невозможности получения

Если работник:

• отказывается получить трудовую книжку;
• не является по уважительной причине (болезнь‚ отпуск‚ командировка) и не выражает согласия на почтовую отправку;
• не отвечает на извещение в установленный срок.

тогда составляется акт (форма произвольная‚ но обязательно включает):

• название документа («Акт об отказе от получения трудовой книжки» или «Акт о невозможности вручения трудовой книжки»);
• дата и место составления;
• ФИО и должности присутствующих (как минимум два свидетеля от работодателя);
• изложение факта: дата направления извещения‚ способ его вручения‚ отсутствие реакции работника;
• подписи свидетелей и уполномоченного представителя работодателя.

Акт служит основанием для дальнейшего хранения трудовой книжки в организации.

Хранение невостребованной трудовой книжки

Согласно пункту 2 статьи 65 ТК РФ‚ трудовые книжки‚ не полученные работниками при прекращении трудового договора‚ хранятся в кадровой службе организации в течение двух лет со дня увольнения. По истечении этого срока книжка подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта.

Возможность выдачи заверенной выписки

Если работник просит предоставить сведения о своей трудовой деятельности до получения оригинальной книжки‚ работодатель по его просьбе может выдать заверенную выписку из трудовой книжки (сведения о периодах работы‚ должностях‚ наградах и т.д.). Выписка заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Практический пример извещения

ООО «Пример»
ИНН 7701234567
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10
tel: +7 (495) -23-45-67
e-mail: kadrov@primer.ru

Извещение о необходимости явиться за трудовой книжкой

Уважаемый(ая) Иван Иванович Иванов!

В связи с расторжением трудового договора от г. (приказ № 45/к) вы обязаны явиться в отдел кадров ООО «Пример» для получения трудовой книжки в течение пяти календарных дней с момента получения данного извещения‚ то есть не позднее г.

В случае невозможности личного получения вы можете дать согласие на отправку трудовой книжки почтой на ваш адрес: ________________________________.

Просьба подтвердить получение данного извещения подписью ниже или направить ответное письмо на указанный e-mail.

Дата составления: г.
Ответственный: Петрова Анна Сергеевна‚ специалист отдела кадров
Подпись: ______________________

Что делать‚ если работник позже явился за книжкой?

Если сотрудник явился после истечения пятидневного срока‚ но до истечения двухлетнего срока хранения‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку без дополнительных штрафов. При этом рекомендуется оформить расписку о получении трудовой книжки‚ указав дату и время выдачи.

• Своевременное извещение – обязательный первый шаг;
• При отсутствии реакции – составляется акт об отказе/невозможности получения;
• Трудовая книжка хранится у работодателя два года‚ затем уничтожается;
• По просьбе работника можно выдать заверенную выписку;
• Все действия фиксируются документально (извещения‚ акты‚ расписки)‚ что защищает интересы обеих сторон в случае спора.

Соблюдение указанной процедуры обеспечивает соответствие требованиям трудового законодательства и минимизирует риски возникновения трудовых споров.