Ситуация, когда сотрудник сдаёт две трудовые книжки, встречается реже, но может возникнуть в разных жизненных обстоятельствах: смена места работы, переход на электронный формат, ошибки в оформлении или даже необходимость вернуть документ бывшему работодателю. В этой статье мы подробно разберём, какие правила регулируют такие случаи, какие риски могут возникнуть и как правильно действовать, чтобы избежать проблем с трудовым законодательством.
Что такое трудовая книжка и какие её виды существуют?
Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. С 1 января 2022 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант остаётся в употреблении, особенно в регионах, где ещё не полностью реализована электронная система.
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, оформляемый работодателем на основании заявления работника.
- Электронная трудовая книжка – формируется в цифровом виде и хранится в государственной информационной системе.
- Вкладыш в трудовую книжку – отдельный лист, где фиксируются отдельные записи (например, стажировка).
Записи в трудовой книжке делаются аккуратно, черными или синими чернильными ручками, на официальном языке (русском) либо, при необходимости, на двух языках, если это предусмотрено региональными нормативами.
Почему может возникнуть необходимость сдать две трудовые книжки?
- Смена работодателя и возврат старой книжки. При увольнении работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю, а новый работодатель может оформить новую книжку.
- Переход на электронный формат. При введении ЭТК работник может получить электронную запись, но при этом сохраняет бумажный документ до полного переноса данных.
- Ошибка в оформлении. Иногда в книжке делают неверные записи, и работодатель требует её заменить, предоставив новую.
- Сдача в государственные органы. При получении государственных льгот, пенсии или при проверке в соцфонде иногда требуется предоставить копию или оригинал трудовой книжки, а затем вернуть её обратно.
- Наличие нескольких трудовых книжек. В редких случаях работник может иметь две книжки, если одна была выдана в прошлом месте работы, а другая – в текущем, и обе находятся в его распоряжении.
Правовые основы, регулирующие сдачу и возврат трудовых книжек
Согласно Положению о ведении и хранении трудовых книжек (пункт 76 Инструкции), работодатель обязан:
- Получать трудовую книжку от работника при приёме на работу.
- Вносить в неё записи о трудовом стаже, изменениях условий труда и т.д.
- Возвращать книжку работнику по его требованию после завершения трудовых отношений.
Если работник сдаёт две книжки, каждый из этих документов подлежит отдельному учёту. При этом:
- Работодатель обязан оформить акт приёма‑передачи каждой книжки.
- В случае возврата старой книжки в новое место работы необходимо оформить заявление о приёме и предоставить копию записи о предыдущем стаже.
- Если книжка передаётся в территориальный орган соцфонда, требуется письменное согласие работника.
Как правильно сдать две трудовые книжки: пошаговая инструкция
Шаг 1. Подготовьте необходимые документы
Соберите:
- Обе трудовые книжки.
- Заявление работника о сдаче книжек (можно использовать образец из положения о ведении трудовых книжек).
- Копию паспорта (для подтверждения личности).
Шаг 2. Оформите акт приёма‑передачи
В акте указываются:
- Дата и место сдачи.
- ФИО работника и работодателя.
- Список передаваемых документов (две трудовые книжки).
- Подписи сторон.
Шаг 3. Уточните, нужна ли запись о предыдущем стаже
Если новая книжка будет вести запись о прежних местах работы, попросите работодателя внести запись о предыдущем стаже в новую книгу. Это важно для расчёта пенсионных прав.
Шаг 4. Сохраните копии записей
Сделайте фотокопии или скан всех страниц обеих книжек. Это поможет в случае потери оригиналов.
Шаг 5. При необходимости передайте одну из книжек в государственный орган
Если книжка требуется в соцфонде или в Пенсионный фонд, оформите письменное согласие на её передачу и уточните сроки возврата.
Возможные проблемы и как их избежать
- Потеря книжки. Храните копии и фиксируйте дату сдачи в акте.
- Несоответствие записей. При получении новой книжки проверьте, что в ней корректно отражён ваш прежний стаж.
- Отказ работодателя в выдаче новой книжки. Ссылайтесь на пункт 76 Инструкции – работодатель обязан оформить новую книжку в течение недели после предоставления документов.
- Конфликт при передаче в госорганы. Убедитесь, что у вас есть письменное согласие и подтверждение получения книжки.
Переход на электронную трудовую книжку: стоит ли отказываться от бумажной?
Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ:
- Удобный доступ через личный кабинет в системе «Госуслуги».
- Отсутствие риска потери оригинального документа.
- Автоматическое обновление записей при смене работодателя.
Однако, если вы уже имеете две бумажные книжки, переход на ЭТК может потребовать согласования с текущими работодателями и переноса данных. Рекомендуется:
- Обратиться в отдел кадров с запросом о переводе записей в электронный формат.
- Получить подтверждение о закрытии бумажных книжек (подписанный акт).
- Убедиться, что в ЭТК отражён весь ваш трудовой стаж, включая периоды, указанные в обеих бумажных книжках.
Сдача двух трудовых книжек – процесс, требующий внимательности и соблюдения нормативных требований. Главное помнить, что:
- Каждая книжка должна быть оформлена актом приёма‑передачи.
- Необходимо сохранять копии всех записей.
- При переходе на электронный формат следует убедиться в полном переносе данных.
- Все действия должны быть подтверждены письменным согласием работника.
Соблюдая эти рекомендации, вы сможете избежать конфликтов с работодателем, сохранить свой трудовой стаж в полном объёме и без лишних хлопот перейти к более современному способу учёта трудовой истории.
Дата публикации: