Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Ситуация, когда в трудовой книжке сотрудника не осталось свободных строк для внесения записи о приёме на работу, встречается достаточно часто, особенно у работников с длительным стажем. Ниже подробно рассмотрены причины возникновения проблемы, нормативные основания, правильные способы исправления и альтернативные варианты оформления трудовой деятельности.

Почему может не хватать места в трудовой книжке

Книжка заведена до и содержит множество записей о предыдущих местах работы.
В разделе «Сведения о работе» уже заполнены все строки, предусмотренные стандартным бланком (обычно 10‑12 строк).
Сотрудник часто менял места работы, переводился внутри организации или работал по совместительству, что увеличивает количество записей.
В некоторых случаях в книжке присутствуют ошибочные или дублирующие записи, которые занимают место без реальной необходимости.

Согласно Порядку ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности (Приказ Минтруда России № 320н), запись о приёме на работу должна вносится в строку, соответствующую порядковому номеру очередного места работы. Если свободного места в этой строке нет, закон допускает два варианта:

Внести исправление в ту же строку, зачеркнув неверную запись и написав правильную рядом (п. 8 гл. 2 Приложения 2 Приказа 320н).
Если в строке действительно нет места, запись делается сверху (над текущей строкой) с указанием, что это продолжение предыдущей записи.

Однако, когда вся страница раздела «Сведения о работе» заполнена, необходимо прибегать к дополнительным оформительным приёмам.

Как правильно оформить запись, когда места нет

Использование вкладыша (листка‑вкладыша)

Если свободных строк в основном бланке нет, работодатель оформляет вкладыш к существующей трудовой книжке. Вкладыш – это отдельный лист того же формата, который пришивается или скрепляется к книжке и продолжает нумерацию страниц раздела «Сведения о работе».

На вкладыше указываются те же реквизиты, что и в основной книжке: дата приёма, наименование организации, должность, номер и дата приказа о приёме на работу.
Вкладыш должен быть заверен подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.
После оформления вкладыша в трудовой книжке делается отметка о его наличии (обычно на ьном листе: «Вкладыш № 1»)

Выдача дубликата трудовой книжки

Когда вкладыш уже использован или книжка сильно изношена, можно оформить дубликат трудовой книжки. Дубликат содержит все ранее внесённые записи (перенесённые из оригинала) и свободные строки для новых записей.

Дубликат оформляется в соответствии с тем же Приказом 320н.
На дубликате делается отметка «Дубликат» и указывается номер и дата выдачи оригинальной книжки.
Оригинал остаётся у работника (или в личном деле), а дубликат выдаётся ему на руки.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2021 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде. Если у сотрудника отсутствует место в бумажной книжке, а он согласен на ЭТК, работодатель может:

Внести запись о приёме на работу в электронный формат через личный кабинет на портале «Работа в России» или через систему кадрового учёта организации.
При этом бумажная книжка продолжает вестись (если сотрудник не отказался от неё полностью), но новые записи могут делаться только в ЭТК.
Важно: если работник ранее не предоставил СТД‑Р или бумажную трудовую книжку, его предыдущий стаж учёту не подлежит (см. выдержку из ЭЛКОД).

Исправление ошибочных записей для освобождения места

Иногда в книжке присутствуют неверные или дублирующие записи (например, запись о приёме без последующего увольнения). Их можно исправить, следуя пункту 8 гл. 2 Приложения 2 Приказа 320н:

Зачеркнуть ошибочную запись одной ровной линией.
Справа или сверху написать правильный вариант.
Подписать и поставить дату исправления.

После корректировки может появиться свободное место для новой записи о приёме на работу.

Порядок внесения записи о приёме на работу согласно Приказу 320н

Даже если места нет, запись должна соответствовать установленному формату:

В колонке «Дата» указывается день, месяц и год приёма на работу.
В колонке «Наименование организации или её структурного подразделения» – полное название работодателя.
В колонке «Должность, профессия, специальность» – должность, на которую принят сотрудник.
В колонке «Номер и дата документа, основание для внесения записи» – номер и дата приказа о приёме на работу (или иного документа, например, договора).
В колонке «Подпись ответственного лица и печать организации» – подпись кадровика или руководителя и печать.

Если запись делается вкладышем или дубликатом, нумерация строк продолжается с учётом уже существующих записей.

Практические рекомендации для работодателя и сотрудника

Для работодателя

Периодически (например, раз в год) проверять наличие свободных строк в трудовой книжке сотрудников со стажем более 5 лет.
При приближении к заполнению последней строки заранее готовить вкладыш или дубликат.
Обеспечить доступ к шаблонам вкладышей и дубликатов, соответствующим требованиям Приказа 320н.
При переходе на ЭТК информировать сотрудника о порядке ведения электронной записи и о необходимости сохранения доступа к личному кабинету.
Фиксировать все исправления и вкладыши в личном деле сотрудника, чтобы избежать споров при проверках трудовой инспекции.

Для сотрудника

При получении новой записи о приёме на работу проверять её корректность (дата, наименование организации, номер приказа).
Если замечено, что места нет, немедленно обратиться к кадровой службе с запросом о выдаче вкладыша или дубликата.
При переходе на электронную трудовую книжку сохранить логин и пароль от личного кабинета, а также распечатать выписку из ЭТК для личного архива.
Хранить трудовую книжку в месте, защищённом от влаги и механических повреждений, чтобы избежать необходимости частого восстановления.

Что делать, если трудовая книжка утрачена или отсутствует

В случае, когда у сотрудника вообще нет трудовой книжки (например, она утеряна или никогда не выдавалась), работодатель обязан:

Запросить у предыдущего работника справку о стаже и местах работы (форма СТД‑Р или выписка из трудовой книжки).
Если такая справка не предоставлена, принять сотрудника на работу, но учесть его предыдущий стаж будет невозможно (см. выдержку из ЭЛКОД: «Если работник со стажем не принес ни СТД‑Р, ни трудовую книжку, его можно оформить на работу, но учесть его предыдущий стаж будет нельзя»).
Оформить новую трудовую книжку (или электронную) с записью о приёме на текущее место работы, указав, что предыдущий стаж не подтверждён документально.

При этом важно помнить, что отсутствие трудовой книжки не является основанием для увольнения сотрудника за предоставление подложного документа (ст. 81 ТК РФ).

Отсутствие места в трудовой книжке для записи о приёме на работу – распространённая, но легко решаемая проблема. Нормативные акты (Приказ 320н, ТК РФ) предоставляют чёткие алгоритмы:

Исправление существующих записей или внесение записи сверху строки.
Оформление вкладыша или дубликата трудовой книжки.
Переход на электронную трудовую книжку при согласии сторон.
При отсутствии документа о предыдущем стаже – оформление новой книжки без учёта прошлого периода (с оговоркой).

Своевременное действие кадровой службы и информированность сотрудника позволяют избежать правовых рисков, обеспечить корректность трудового стажа и сохранить доверие между работодателем и работником.