В современном мире многие документы передаются в электронном виде. Одним из часто запрашиваемых документов является скан трудовой книжки. В статье рассмотрим, когда и почему работодатель может потребовать скан трудовой книжки, какие правовые нормы регулируют этот процесс, как правильно оформить запрос и какие меры предосторожности следует соблюдать.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие вопросы предоставления и обработки сканов трудовых книжек, включают:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66, 67, 68, где указаны обязанности работника и работодателя по ведению трудовой книжки.
2. Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» – определяет порядок сбора, хранения и передачи персональных данных, к которым относится информация из трудовой книжки.
3. Приказ Минтруда России № 4н от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек» – регламентирует порядок заполнения и хранения бумажных и электронных трудовых книжек.
4. Гражданский кодекс РФ – статья 432, где говорится о праве на неприкосновенность частной жизни и защите персональных данных.

Когда работодатель может запросить скан трудовой книжки?

• При приеме на работу. Работодатель проверяет наличие записей о предыдущих местах работы, стаже и квалификации.
• Для оформления соц. льгот, командировок, командных расходов. Иногда требуется подтверждение стажа.
• При переводе или повышении в должности. Для уточнения уровня квалификации и стажа.
• В случае необходимости подтверждения факта увольнения. При оформлении выходного пособия, компенсаций.

Как правильно оформить запрос от работодателя?

Запрос должен быть оформлен в письменной форме (электронное письмо считается письменным, если оно подписано электронной подписью). В запросе необходимо указать:

1. Полные реквизиты работодателя (наименование, ИНН, ОГРН, адрес).
2. Цель запроса (например, «для проверки стажа при приеме на работу»).
3. Перечень требуемых страниц (обычно – первая страница с личными данными и все страницы с записями о работе).
4. Срок, в течение которого необходимо предоставить скан (не более 10 рабочих дней, если иное не установлено договором).
5. Условия конфиденциальности и способы передачи (защищённый канал, шифрование, электронная подпись).

Технические требования к скану

• Формат файла: PDF/A (для архивного хранения) или JPEG/PNG высокого качества.
• Разрешение: не менее 300 dpi, чтобы все подписи и печати были читаемы.
• Размер файла: не более 5 МБ на страницу (при необходимости можно использовать архив zip).
• Защита: файл может быть защищён паролем, который передаётся отдельным каналом (например, SMS).

Защита персональных данных

Согласно 152‑ФЗ, скан трудовой книжки считается персональными данными. Поэтому работодатель обязан:

• Обеспечить конфиденциальность и целевое ограничение использования (данные могут использоваться только для указанных в запросе целей).
• Получить согласие работника на обработку его персональных данных, если это не предусмотрено трудовым договором.
• Хранить скан в защищённом месте (защищённый сервер, шифрование, ограниченный доступ).
• Обеспечить право работника требовать удаление скана после завершения цели обработки.

Что делать работнику, получившему запрос?

1. Проверить законность запроса. Убедиться, что запрос оформлен в соответствии с ТК РФ и 152‑ФЗ.
2. Уточнить цель и срок. Если цель неясна, запросить разъяснения.
3. Подготовить скан согласно техническим требованиям. При необходимости воспользоваться услугами профессионального сканера.
4. Защитить файл паролем. Передать пароль отдельным каналом (например, по телефону).
5. Сохранить копию отправленного скана и подтверждение отправки. Это может пригодиться в случае споров.
6. При отказе от предоставления скана – работник имеет право потребовать объяснения, а в случае нарушения закона – обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Возможные риски и как их минимизировать

Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2023 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. При её наличии запрос скана становится излишним – работодатель может запросить доступ к электронному документу через портал Госуслуги. При этом сохраняются те же требования по защите персональных данных.

Практический пример письма‑запроса

От: ООО "Пример"
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1
ИНН: 7701234567
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: hr@example.com

Кому: Иванов Иван Иванович
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Трудовая, д.10

Уважаемый Иван Иванович!

В рамках оформления Вашего трудового договора № 12/2026 от просим предоставить скан трудовой книжки (страницы 1‑5) в формате PDF/A. Данные будут использованы исключительно для проверки стажа и квалификации в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом № 152‑ФЗ.

Скан необходимо отправить в ответном письме до . Для обеспечения конфиденциальности файл будет зашифрован паролем, который будет передан Вам по телефону.

С уважением,
Петров П.П.
HR‑менеджер

Скан трудовой книжки у работодателя – обычная практика, но она должна проводиться в строгом соответствии с законодательством о труде и персональных данных. Работнику важно знать свои права, а работодателю – соблюдать требования по защите информации. При правильном оформлении запроса, соблюдении технических требований и обеспечении конфиденциальности процесс проходит быстро и без конфликтов.

Помните: любые персональные данные, включая скан трудовой книжки, требуют особого отношения. Если у вас возникли сомнения в законности запроса, обратитесь за консультацией к юристу или в инспекцию по труду.