Запись о приёме на работу, о прекращении трудового договора и о других событиях в трудовой книжке – это обязательный элемент кадрового делопроизводства в России.
Вопрос, который часто задают как работодатели, так и работники, звучит так: «Сколько дней после начала работы работник должен быть внесён в трудовую книжку?» Ниже разберём все нюансы, которые регулируют этот процесс, и дадим практические рекомендации.

Общие принципы записи в трудовую книжку

В соответствии с Статьей 66 Трудового кодекса РФ работодатель обязан:

• вносить сведения о приёме на работу, о прекращении трудового договора и о других событиях в трудовую книжку;
• соблюдать сроки, установленные законодательством.

Ключевой момент – срок в пять рабочих дней после издания приказа (распоряжения) о приёме на работу. Это правило актуально и в 2026‑году, и в 2027‑году, пока не вступит в силу новое законодательство (планируется отмена бумажной трудовой книжки).

Сроки внесения записи о приёме на работу

Ниже перечислены основные источники, подтверждающие, что запись должна быть сделана в течение пяти рабочих дней:

• КонсультантПлюс: «На основании трудового договора или приказа данные вносятся в графу 3 раздела Сведения о работе трудовой книжки в течение пяти рабочих дней».
• Роструд (публикация 2026‑г.): «Оптимально делать записи именно на 5‑й рабочий день специалиста».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек 2026 г.: «Вносят в течение пяти рабочих дней после издания приказа о приёме на работу».
• Бумажная трудовая книжка в 2026 г.: «Первая запись нового сотрудника необходимо внести в пятидневный срок после заключения трудового договора».

Таким образом, если работник начал работу 1 января, а приказ о приёме был издан 2 января, запись должна быть сделана до 8 января (пятый рабочий день после приказа).

Сроки внесения записи о прекращении трудового договора

Согласно Трудовому кодексу, запись о увольнении должна быть сделана в день увольнения. Это правило закреплено в статье 66 и подтверждается:

• КонсультантПлюс: «Запись о прекращении трудового договора в день увольнения».
• Правила заполнения трудовой книжки: «Запись о прекращении трудового договора в день увольнения».

Если увольнение произошло в выходной день, запись производится в следующий рабочий день.

Как правильно оформить запись в трудовую книжку

Ниже приведён пример типичной записи о приёме на работу:

Приём на работу
 г. — г.
 ФИО: Иванов Иван Иванович
 Должность: Оператор
 Отдел: Финансовый
 З/П: 50 000 руб.
 Дата выдачи: г.
 Приказ № 123 от г.

Ключевые элементы записи:

1. Дата начала работы.
2. ФИО сотрудника.
3. Должность и отдел.
4. Размер заработной платы.
5. Дата выдачи записи.
6. Номер и дата приказа о приёме.

Для увольнения запись выглядит так:

Увольнение
 г. — г.
 ФИО: Иванов Иван Иванович
 Должность: Оператор
 Отдел: Финансовый
 З/П: 50 000 руб.
 Дата выдачи: г.
 Приказ № 456 от г.

Что делать, если запись не внесена вовремя?

Если запись не была внесена в течение пяти рабочих дней, работник имеет право потребовать её внесения. В случае отказа работодателя работник может обратиться в инспекцию труда. Важно помнить, что нарушение сроков может повлечь за собой штрафы для работодателя.

Будущее трудовой книжки

С 1 сентября 2027 г. в России планируется отмена бумажной трудовой книжки в пользу электронного формата. До тех пор же правила, описанные выше, остаются в силе.

Практические рекомендации для работодателей

• Установите внутренний контроль за сроками внесения записей (напоминание в календаре).
• Проверьте, чтобы в приказе о приёме были указаны все необходимые данные (должность, отдел, З/П).
• Соблюдайте порядок: сначала запись о приёме, затем – о прекращении.
• Храните трудовые книжки в надёжном месте (соблюдение требований по хранению).
• При переходе на электронный формат убедитесь, что все данные корректно перенесены.

Внесение записи в трудовую книжку – это обязательный юридический акт, который должен быть выполнен в течение пяти рабочих дней после издания приказа о приёме на работу. При увольнении запись делается в день увольнения. Соблюдение этих сроков защищает как работодателя, так и работника от возможных правовых рисков и обеспечивает корректность кадровой документации.

Соблюдайте правила, держите документы в порядке, и ваш кадровый отдел будет работать без лишних хлопот.