В современной России трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. С приходом цифровых технологий и переходом на электронные трудовые книжки многие работодатели и сотрудники задаются вопросом: сколько хранится копия трудовой книжки? Ответ на этот вопрос важен как для бухгалтеров, так и для сотрудников кадровых служб, а также для самих работников, которые могут запросить копию при смене места работы, оформлении пенсии или получении льгот.
Законодательная база
Правила хранения копий трудовых книжек регулируются следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 66, 68)
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»
- Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Кто обязан хранить копию трудовой книжки?
Копию трудовой книжки обязан хранить работодатель, который:
- принял работника на постоянную или временную работу;
- вёл учёт трудового стажа сотрудника;
- вносил записи о приёме, переводе, увольнении и других изменениях.
Даже если работник уволился, работодатель обязан сохранять копию его трудовой книжки в течение установленного срока.
Срок хранения копии трудовой книжки зависит от того, когда был уволен работник и какой тип трудовой книжки использовался (бумажная или электронная).
Копия бумажной трудовой книжки
Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 и Перечню типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от № 143), копии трудовых книжек работников, уволенных до , хранятся:
- 75 лет, если работник уволен до и трудовая книжка была оформлена в бумажном виде.
- 50 лет — если работник уволен после , но трудовая книжка была бумажной (в случае, если копия была сделана по запросу работника).
Это связано с тем, что бумажные трудовые книжки содержат информацию, необходимую для расчёта пенсии, подтверждения стажа и других юридических целей, которые могут потребоваться спустя десятилетия.
Копия электронной трудовой книжки
С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Все сведения о трудовой деятельности работника хранятся в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР).
Копия ЭТК, выданная работнику или переданная новому работодателю, не хранится в архиве работодателя — так как полная и актуальная информация содержится в единой базе ПФР. Однако:
- Работодатель обязан хранить документы, подтверждающие передачу сведений в ПФР, в течение 5 лет после увольнения работника (согласно требованиям к ведению кадровой документации).
- Если работник запросил выписку из ЭТК в бумажном виде — эта выписка считается копией и подлежит хранению в архиве организации в течение 50 лет.
Когда копию трудовой книжки можно уничтожить?
Уничтожение копий трудовых книжек возможно только после истечения установленного срока хранения и при соблюдении следующих условий:
- Проведена экспертиза ценности документов комиссией по делопроизводству организации.
- Составлен акт на уничтожение архивных документов.
- Уничтожение осуществляется в присутствии представителя архивной службы (если организация имеет собственный архив).
- Документы уничтожаются безвозвратно — путём измельчения, сжигания или иным способом, исключающим восстановление информации.
Что делать, если работник запросил копию?
Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки в течение 3 рабочих дней после письменного заявления. Копия должна быть:
- заверена печатью организации (если она есть);
- подписана руководителем или уполномоченным лицом;
- содержать надпись: «Копия верна» и дату выдачи.
При этом копия, выданная работнику, не снимается с хранения в архиве организации — она остаётся в делах организации до окончания срока хранения (50 или 75 лет).
Особенности для малого бизнеса и ИП
Даже индивидуальные предприниматели (ИП), не имеющие штатных сотрудников, но когда-либо принимавшие работников, обязаны соблюдать правила хранения копий трудовых книжек. Если ИП уволил сотрудника, копия трудовой книжки хранится:
- 75 лет — если увольнение произошло до 2021 года;
- 50 лет — если увольнение произошло после 2021 года.
Рекомендуется ИП передавать такие документы на хранение в муниципальный архив, это снижает риски потери документов и обеспечивает их сохранность.
Практические рекомендации
Чтобы избежать нарушений и штрафов, работодателям рекомендуется:
- Вести реестр копий трудовых книжек с указанием даты увольнения и срока хранения.
- Проводить ежегодную инвентаризацию архивных документов.
- Переводить бумажные копии в электронный вид (сканирование) для удобства хранения и поиска.
- Не уничтожать копии до истечения срока, даже если работник «забыл» о них.
- Обучать кадровиков и бухгалтеров требованиям законодательства о хранении трудовых книжек.
Срок хранения копии трудовой книжки — это не просто формальность, а важный элемент правовой защиты как работника, так и работодателя. В зависимости от даты увольнения и типа трудовой книжки, копия должна храниться от 50 до 75 лет. Игнорирование этого требования может привести к:
- штрафам от Роструда (до 50 000 рублей для организации);
- претензиям со стороны ПФР при проверке стажа;
- судебным спорам с бывшими сотрудниками.
Соблюдение сроков хранения — это не только закон, но и проявление уважения к истории труда каждого человека. Помните: копия трудовой книжки — это не просто бумага, а часть жизни человека, его трудового пути, его заслуг и прав на пенсию.
Важно! Даже если вы работаете в маленькой компании или ведёте бизнес как ИП — не пренебрегайте хранением копий трудовых книжек. Лучше перестраховаться, чем столкнуться с последствиями уничтожения документа, который может понадобиться через 30 лет.
Если вы сомневаетесь в сроке хранения конкретной копии — обратитесь в местный архив или к юристу по трудовому праву. Лучше потратить час на проверку, чем годы на восстановление утраченного стажа.