Трудовая книжка, это один из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Однако после увольнения работника у работодателя возникает закономерный вопрос: сколько времени можно хранить трудовую книжку на руках у сотрудника? Ответ на этот вопрос регулируется законодательством Российской Федерации и нормативными актами, касающимися архивного дела и делопроизводства.
Нормативная база: что говорит закон?
Основные правила хранения трудовых книжек установлены:
- Постановлением Правительства РФ от № 225 (ред. от ) «О трудовых книжках»;
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек;
- Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива;
- Приказом Минтруда России от № 795н (об актуализации требований к ведению трудовых книжек).
Важно! Сроки хранения трудовых книжек зависят от даты завершения делопроизводства по конкретной книжке:
- 75 лет — если делопроизводство по трудовой книжке было завершено до 1 января 2003 года;
- 50 лет — если делопроизводство было завершено после 1 января 2003 года.
Что такое «невостребованная трудовая книжка»?
Невостребованной считается трудовая книжка, которую бывший работник не забрал после увольнения. Причины могут быть разными:
- Работник не явился за документом;
- Работник не указал новый адрес для отправки;
- Работник умер (в этом случае родственники, как правило, не заинтересованы в получении трудовой книжки).
В таких случаях работодатель обязан обеспечить сохранность документа до истечения установленного срока хранения.
Сколько времени можно хранить трудовую книжку у работодателя?
Согласно действующему законодательству, невостребованные трудовые книжки хранятся:
- в течение 50 лет — если делопроизводство по книжке завершено после 1 января 2003 года;
- в течение 75 лет — если делопроизводство завершено до 1 января 2003 года.
По истечении указанных сроков трудовые книжки могут быть утилизированы в установленном порядке или переданы в государственный архив.
Как правильно хранить трудовые книжки?
Хранение трудовых книжек, это не только обязанность, но и ответственность работодателя. Вот основные требования:
Условия хранения
- Трудовые книжки должны храниться в сейфе или специально оборудованном помещении, обеспечивающем сохранность документов;
- Запрещается хранить трудовые книжки в открытых шкафах, на столах или в не запираемых ящиках;
- Доступ к документам должен быть строго ограничен (только уполномоченные сотрудники кадровой службы).
Учет и регистрация
Все трудовые книжки, включая невостребованные, должны быть:
- зарегистрированы в журнале учета движения трудовых книжек;
- включены в номенклатуру дел организации;
- сданы в архив по истечении установленного срока хранения.
Важно! Книга учета движения трудовых книжек хранится в организации в течение 50 лет.
Что делать, если работник не забирает трудовую книжку?
Если после увольнения работник не явился за трудовой книжкой, работодатель обязан:
- Направить уведомление работнику по почте с уведомлением о вручении;
- Если уведомление не получено, хранить документ в установленном порядке;
- Не уничтожать и не списывать трудовую книжку до истечения срока хранения.
Можно ли выдать дубликат трудовой книжки?
Да, если оригинал утерян или испорчен, работник вправе получить дубликат. Для этого он должен обратиться к последнему работодателю с заявлением. Работодатель обязан:
- оформить дубликат на основании имеющихся записей;
- указать в дубликате, что он является дубликатом;
- хранить дубликат наравне с оригиналом в течение установленного срока.
Что грозит работодателю за нарушение правил хранения?
Нарушение правил хранения трудовых книжек может привести к:
- административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей);
- гражданско-правовой ответственности (например, в случае утраты документа);
- дисциплинарной ответственности для должностных лиц.
Краткое резюме
Трудовая книжка, не востребованная работником после увольнения, должна храниться у работодателя:
- 50 лет — если делопроизводство завершено после ;
- 75 лет — если делопроизводство завершено до .
Хранение должно быть обеспечено в сейфе или специальном помещении с обязательной регистрацией в журнале учета.
Несоблюдение сроков и условий хранения влечет административную и иную ответственность.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать проблем с хранением трудовых книжек, рекомендуется:
- Своевременно уведомлять работников о необходимости получения трудовой книжки после увольнения;
- Вести журнал учета всех трудовых книжек, включая невостребованные;
- Обеспечить сохранность документов в сейфе или архиве;
- Следить за изменениями законодательства, так как сроки хранения могут корректироваться;
- Проводить регулярные проверки наличия и состояния трудовых книжек.
Примечание: Если работник умер, его трудовая книжка хранится в организации до истечения установленного срока. Родственники, как правило, не заинтересованы в получении этого документа, поэтому он остается на хранении у работодателя.
Хранение трудовых книжек — это важная обязанность работодателя, регулируемая законодательством. Невостребованные трудовые книжки должны храниться от 50 до 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства. Нарушение правил хранения может привести к серьезным последствиям, включая штрафы и судебные разбирательства.
Поэтому крайне важно соблюдать все требования, вести учет и обеспечивать сохранность документов до истечения установленных сроков.
Помните: Трудовая книжка — это не просто бумага, а документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. Ее утрата или ненадлежащее хранение может создать серьезные проблемы как для работника, так и для работодателя.