Дата актуализации: г.
Нормативно‑правовая база
Основные положения, регулирующие порядок ведения, хранения и выдачи трудовой книжки, закреплены в следующих актах:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
- Статья 66 – Трудовая книжка (обязанность работодателя вести книжку для работников, проработавших более пяти дней).
- Статья 62 – Выдача документов, связанных с работой, и их копий (право работника требовать выдачу книжки).
- Постановление Правительства РФ № 225 от г. (с изменениями от ) – «О трудовых книжках», в котором определены правила ведения, хранения и учета бланков.
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от г. – вводит возможность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) и уточняет порядок её оформления.
- Приказ Минтруда и соцзащиты РФ № 320н от г. – Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приложение N 2).
Обязанности работодателя
Согласно статье 66 ТК РФ и Правилу № 225, работодатель (за исключением физических лиц‑не ИП) обязан:
- Вести трудовую книжку для каждого сотрудника, отработавшего более пяти дней, если работа является основной.
- Вносить в книжку все записи (должность, квалификация, переводы, награды, увольнение) не позднее недели после соответствующего приказа, а при увольнении – в день увольнения.
- Обеспечить сохранность книжки и вести её учёт (регистрация бланков, контроль за выдачей и возвратом).
- При необходимости оформить электронную трудовую книжку и обеспечить её доступность в личном кабинете сотрудника в ПФР.
Порядок выдачи и возврата трудовой книжки
3.1 При приёме на работу
- Работодатель получает от работника оригинал трудовой книжки (или подтверждение наличия ЭТК).
- Заполняет первую запись о приёме (дата, должность, основание трудового договора) в течение 7 календарных дней.
3.2 При переводе, повышении, изменении условий труда
- Запись вносится в течение недели после издания приказа.
- Если перевод происходит в другой филиал того же работодателя, книжка может оставаться в том же месте, но запись о переводе обязана быть сделана.
3.3 При увольнении (расторжении трудового договора)
- Трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения (ст. 62 ТК РФ).
- Запись об увольнении делается в тот же день, в соответствии с приказом об увольнении.
- Если работник просит оформить справку о стаже, она выдается одновременно с книжкой.
3.4 При утере или повреждении
- Работодатель обязан оформить замену книжки (запрос в ПФР, выдача нового бланка).
- В случае, если книжка находится у работодателя, работник имеет право потребовать её возврат в любой момент, кроме периода, когда книжка находится в процессе оформления записи.
Сроки и последствия задержки выдачи
Если работодатель не выдает трудовую книжку в установленный срок, к нему могут быть применены следующие меры:
- Административная ответственность – штраф от 5 000 до 10 000 рублей за нарушение статьи 5.27 КоАП РФ (нарушение порядка ведения трудовых книжек).
- Возможность обращения работника в инспекцию по труду с жалобой, что может привести к проверке и наложению дополнительных санкций.
- Утрата прав работника на подтверждение стажа, что может негативно сказаться на расчёте пенсии и социальных выплат.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
5.1 Что такое ЭТК?
ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в информационной системе ПФР. В неё вносятся те же сведения, что и в бумажный документ.
5.2 Преимущества
- Отсутствие риска утери или порчи.
- Мгновенный доступ сотрудника через личный кабинет ПФР.
- Упрощённый процесс передачи данных при смене работодателя.
5.3 Как оформить ЭТК?
- Работодатель подаёт в ПФР электронный запрос (формы ЕФС‑1, ЕФС‑2) о регистрации работника в системе.
- Сотруднику необходимо подтвердить личность (СНИЛС, паспорт) в ПФР или через портал Госуслуг.
- После подтверждения в системе появляется запись о приёме на работу; дальнейшие изменения вносятся автоматически по приказам работодателя.
5.4 Что делать, если у работодателя «заперта» электронная книжка?
В случае, если работодатель не передал данные в ПФР, сотрудник имеет право:
- Требовать от работодателя письменное подтверждение о передаче записи.
- Обратиться в ПФР с заявлением о проверке факта внесения данных.
- Подать жалобу в инспекцию по труду.
Как действовать, если трудовая книжка находится у работодателя
- Проверьте статус: уточните, находится ли книжка в процессе оформления записи (например, при переводе или увольнении).
- Сделайте письменный запрос (по электронной почте или в виде служебной записки) с требованием выдать книжку в установленный срок.
- Если ответ не получен в течение 5 рабочих дней, направьте рекомендованное письмо с уведомлением о возможности обращения в инспекцию.
- В случае отказа – подайте жалобу в Государственную инспекцию труда (Госслужба РФ) и/или в прокуратуру по месту работы.
- Сохраните копии всех переписок и документов (приказ о приёме, справки, заявления), они могут понадобиться в качестве доказательства.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
7.1 Обязан ли работодатель сохранять трудовую книжку после увольнения?
Нет. По статье 62 ТК РФ книжка должна быть выдана работнику в день увольнения. Сохранить её может только сам работник.
7.2 Можно ли требовать возврат книжки до окончания испытательного срока?
Да. Работник имеет право требовать её в любой момент, если она находится у работодателя без законных оснований (например, без необходимости внесения новых записей).
7.3 Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Работодатель обязан исправить ошибку в течение недели после получения письменного заявления работника. Исправление производится штампом «Исправление» и подписью уполномоченного лица.
7.4 Как оформить замену потерянной бумажной книжки?
Работник подаёт заявление в ПФР (через портал Госуслуг или лично) с указанием причины утраты. ПФР выдаёт новый бланк, а работодатель вносит в него все записи, которые были в утерянной книжке (при наличии подтверждающих документов).
7.5 Можно ли отказаться от бумажной книжки в пользу ЭТК?
Да. С 1 января 2020 г. закон позволяет вести трудовую книжку в электронном виде. Работодатель обязан предложить сотруднику такой вариант, если у него есть техническая возможность.
Трудовая книжка – ключевой документ, подтверждающий стаж и квалификацию работника. По закону только работодатель (кроме ИП‑физических лиц) обязан вести её, своевременно вносить записи и выдавать книжку в день увольнения. Нарушения в этой сфере влекут за собой административные штрафы и могут стать основанием для трудовых споров.
С 2019 г. введена электронная трудовая книжка, которая упрощает процесс учёта и минимизирует риски, связанные с физическим хранением документа. Тем не менее, в ряде случаев (например, при работе в небольших компаниях) всё ещё используется традиционный бумажный вариант, поэтому работнику важно знать свои права и способы защиты.
Если ваш работодатель удерживает трудовую книжку без законных оснований, действуйте последовательно: запрос, письменное требование, обращение в инспекцию. Правильный подход поможет сохранить ваш трудовой стаж и избежать проблем при оформлении пенсии и социальных выплат.
Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ, Постановления Правительства РФ № 225, Федерального закона № 439‑ФЗ и актуальных методических рекомендаций Минтруда на 2026 год.