Вопрос оформления трудовой книжки часто вызывает путаницу, особенно в связи с переходом на электронный документооборот. В этой статье мы подробно разберем, сколько стоит бланк трудовой книжки, кто должен его оплачивать и какие правила действуют в 2026 году.

Кто оплачивает трудовую книжку?

Согласно трудовому законодательству и сложившейся практике кадрового делопроизводства, оформление трудовой книжки осуществляется бесплатно для работника.

Это означает, что:

• Работодатель самостоятельно приобретает бланки строгой отчетности.
• Стоимость бланка не может быть удержана из заработной платы сотрудника.
• Если кадровик допустил ошибку при заполнении, и бланк пришлось признать недействительным, стоимость нового бланка также не удерживается с работника.

Рыночная стоимость бланков (для работодателей)

Поскольку трудовая книжка является документом строгой отчетности, работодатели закупают их у официальных поставщиков или в специализированных магазинах. Цены могут варьироваться в зависимости от объема партии и поставщика:

• Розничная цена одного бланка: в среднем от 290 до 429 рублей.
• Стоимость вкладыша в трудовую книжку: может достигать 350 рублей за единицу.
• Оптовые закупки: при покупке партий (например, от 25 штук) цена за единицу обычно снижается.

Бланки можно приобрести в специализированных канцелярских магазинах, на маркетплейсах (например, OZON) или у официальных распространителей.

Бумажная или электронная: что выбрать в 2026 году?

Важно помнить о глобальных изменениях в системе учета трудового стажа. С 1 января 2021 года в России произошел переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Когда бумажная книжка НЕ оформляется:

Если человек устраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка ему не заводится. Все сведения о приеме на работу передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.

Когда бумажная книжка продолжает вестись:

Бумажный вариант остается актуальным только для тех работников, у которых она была оформлена до 2021 года. В этом случае работодатель продолжает вносить в нее записи, если работник не подал заявление о переходе на электронный формат.

Оформление дубликатов и вкладышей

В некоторых случаях возникает необходимость оформления дубликата (при утере или порче оригинала) или вкладыша (при заполнении всех страниц).

1. Дубликат: Оформляется на основании заявления работника и приказа работодателя.
2. Вкладыш: Выдается, если в основной книжке закончилось место для записей.

Примечание: В некоторых старых регламентах или специфических организациях могли встречаться символические суммы за выдачу бланков (например, копейки), однако в современной практике бизнеса все расходы по обеспечению кадрового учета несет организация.

Для обычного сотрудника стоимость оформления трудовой книжки равна нулю. Если вы устраиваетесь на работу впервые в последние годы, скорее всего, вам и вовсе не потребуется бумажный бланк. Работодателям же рекомендуется закупать бланки у проверенных поставщиков, чтобы избежать проблем с легитимностью документа (наличие защитных голограмм и соответствие форме, утвержденной Минтруда).