Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все важные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Чаще всего вопрос «сколько может быть записей в трудовой книжке?» возникает у работодателей и самих работников, которые только начинают оформление или сталкиваются с большим количеством изменений в трудовой деятельности.

Что именно считается записью?

В трудовой книжке вносятся следующие сведения:

• номер записи в графе 1 и дата в графе 2 (раздел «Сведения о работе»);
• подтверждение подачи письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (по требованию Минтруда);
• сведения о работе и награждении (поощрении) в предыдущем месте работы;
• информацию о переводе, изменении должности, увольнении и других событиях, регламентированных Порядком ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 320н);
• общий стаж работы, который суммируется без указания конкретных работодателей.

Каждая из этих сведений оформляется как отдельная запись. Таким образом, количество записей определяется числом значимых событий в профессиональной истории сотрудника.

Какие события требуют записи?

В соответствии с законодательством, в трудовые книжки вносятся записи о:

1. приёме на работу (если сотрудник проработал более пяти дней);
2. переводе сотрудника на другую должность или в другое подразделение;
3. изменении условий труда (например, изменении ставки);
4. наградении (поощрении) или дисциплинарных взысканиях;
5. увольнении или расторжении трудового договора;
6. переходе на электронный формат сведений о трудовой деятельности (при этом в книжке остаётся отметка о подаче заявления);
7. дополнительных сведениях, указанных в Порядке (например, сведения о работе в другом организации, если сотрудник менял место работы).

Таким образом, записей может быть столько, сколько событий зафиксировано в трудовой деятельности сотрудника. Ограничений по количеству записей в законе нет.

Практические аспекты количества записей

Хотя закон не устанавливает жёсткого лимита, на практике количество записей ограничено следующими факторами:

• Физический объём бланка. Обычная бумажная книжка имеет ограниченное количество строк. При достижении предела можно использовать дополнительные вкладыши или полностью заменить книжку на новую.
• Читаемость и аккуратность. По требованиям Минтруда, все записи должны быть четкими, без сокращений и исправлений. При необходимости исправлений делаются соответствующие отметки.
• Требования к оформлению дат. Даты указываются арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырёхзначным (например, 10 февраля 2026). Это упрощает ведение электронных и бумажных копий.
• Порядок внесения записей. Записи вносятся в графе 1 (номер записи) и графе 2 (дата). Номера присваиваются последовательно, начиная с 1.

Если книжка заполняется, работодатель обязан предоставить дубликат или новую книжку, сохранив все предыдущие записи.

Примеры типовых записей

Ниже приведены типичные варианты заполнения полей:

Графа 1: 1
Графа 2: 
Запись: Приём на работу в ООО «Пример» в качестве инженера-электрика.

Другой пример – перевод:

Графа 1: 5
Графа 2: 
Запись: Перевод на должность старшего инженера.

Запись о наградном событии:

Графа 1: 8
Графа 2: 
Запись: Награда «Золотой значок» за многолетний стаж.

Частые вопросы

Можно ли иметь более 100 записей?

Да. Ограничений по количеству записей нет. Если в книжке накопилось много записей, достаточно использовать дополнительные вкладыши или оформить новую книжку, сохранив все предыдущие записи.

Нужно ли указывать каждый период работы отдельно?

Да. Каждый период работы, каждый перевод, каждая награда и каждый факт увольнения оформляются отдельной записью. Общий стаж суммируется, но в книжке фиксируются отдельные события.

Можно ли вести трудовые сведения в электронном виде?

Переход к новому формату трудовой книжки добровольный. Электронные сведения о трудовой деятельности могут заменять бумажную запись, но в книжке должна оставаться отметка о подаче письменного заявления (по требованию Минтруда).

Почему HR‑менеджеры иногда относятся скептически к кандидатам с большим числом записей?

В некоторых отраслях (например, в IT) рекомендуется менять место работы каждые 2–5 лет. Однако в России работодатели могут воспринимать слишком частые смены как недостаток надёжности. Поэтому важно, чтобы каждая запись была обоснованной и оформленной согласно требованиям.

Ответ на вопрос «сколько может быть записей в трудовой книжке» прост: столько, сколько событий зафиксировано в профессиональной деятельности сотрудника. Закон не ставит жёсткого лимита, однако требует, чтобы каждая запись была оформлена согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, была читаемой и содержала все обязательные сведения.

Для удобства оформления рекомендуется использовать готовые образцы записей (в нашем арсенале – 85 проверенных решений), соблюдать правила датирования и аккуратно вести нумерацию записей. При необходимости можно всегда добавить дополнительные вкладыши или оформить новую книжку, сохранив всю историю работы сотрудника.

Автор статьи: Настя, старший системный аналитик в X5 Tech. Общий стаж – 7 лет, записей в книжке – 11.