Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю сотрудника. При её отсутствии или износе организация обязана обеспечить работников новыми экземплярами. Для этого в большинстве компаний оформляется служебная записка (служебное письмо) на приобретение трудовых книжек.

Содержание служебной записки

Служебная записка – официальный документ, поэтому её структура должна быть чёткой и лаконичной. Ниже перечислены обязательные элементы:

1. Шапка документа – название организации, её реквизиты, дата.
2. Кому – указание должности и ФИО получателя (например, руководителю отдела кадров).
3. От кого – должность и ФИО автора записки.
4. Тема – «О приобретении трудовых книжек».
5. Текст записки – обоснование необходимости, количество, сроки и бюджет.
6. Приложения – смета, образцы книжек, договоры с поставщиком.
7. Подпись – подпись автора и, при необходимости, подпись руководителя.

Пример оформления

ООО «Пример» 
ИНН 1234567890, КПП 123456789
Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 1

Кому: начальнику отдела кадров
 Иванову И.И.

От: руководителя отдела кадров
 Петрова А.С.

Тема: Служебная записка на приобретение трудовых книжек
Текст:
В связи с истечением срока службы 15 трудовых книжек и

появлением 12 новых сотрудников, прошу утвердить
приобретение 27 новых экземпляров трудовых книжек.
Смета закупки (по актуальному прайс‑листу поставщика) составляет
150 000 руб. (5 500 руб. за одну книжку). Предлагаю оформить
заказ у компании «ТрудКнига», ИНН 7701234567, срок поставки – 10
рабочих дней с момента подписания договора.

Приложения:
Смета расходов.
Техническое задание на печать.
Копия договора с поставщиком.

Прошу рассмотреть данное предложение и дать согласование.

Подпись: ___________________ /Петрова А.С./

Юридическое основание

Трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 61–66). Согласно пункту 1 статьи 62 ТК РФ, работодатель обязан выдавать трудовую книжку каждому новому сотруднику и заменять её в случае утраты, порчи или износа.

Для выполнения этой обязанности необходимо:

• Соблюдать требования к оформлению (размер, формат, печать).
• Обеспечить наличие достаточного количества книжек в штате.
• Оформить документальное подтверждение расходов (служебная записка, акт приёма‑передачи).

Этапы процесса приобретения

1. Определение потребности – анализ текущего остатка книжек, планируемый набор персонала.
2. Составление сметы – запрос цен у нескольких поставщиков, сравнение условий.
3. Подготовка служебной записки – заполнение всех обязательных реквизитов.
4. Согласование – передача записки руководителю отдела кадров или финансовому директору.
5. Получение и проверка – приемка книжек, проверка соответствия образцу.
6. Учёт – внесение новых книжек в реестр материальных ценностей.

Типовые шаблоны служебных записок

Ниже представлены два готовых шаблона, которые можно адаптировать под нужды любой организации.

Шаблон 1. Краткая записка

[Шапка организации] [Дата]

Кому: [Должность получателя]
 [ФИО получателя]

От: [Должность автора]
 [ФИО автора]

Тема: Служебная записка на приобретение трудовых книжек
В связи с необходимостью замены изношенных трудовых книжек (кол-во – ___) и оформлением новых сотрудников (кол-во – ___) прошу утвердить закупку ___ новых трудовых книжек. Предварительная стоимость – ___ руб.
Подпись: ___________ /[ФИО]/

Шаблон 2. Расширенная записка с обоснованием

[Шапка организации] [Дата]

Кому: заместителю директора по персоналу
 Сидорову В.В.

От: начальнику отдела кадров
 Кузнецова М.Н;

Тема: Служебная записка на приобретение трудовых книжек

Текст:
Текущее состояние:
 ⏤ 12 книжек из 30 находятся в износе (повреждения обложки, разрыв страниц).
 ⎼ Планируемый набор персонала в 2026 году – 20 новых сотрудников.

Необходимое количество:
 ⏤ Замена изношенных – 12 шт.
 ⎼ Для новых сотрудников – 20 шт.
Финансовое обоснование:
 ⏤ Стоимость одной книжки – 5 500 руб. (по прайс‑листу поставщика «ТрудКнига»).
 ⏤ Общая сумма – 176 000 руб.

Сроки:
 ⏤ Заказ – до г.
 ⏤ Поставка – в течение 10 рабочих дней.

Поставщик:
 ⎼ ООО «ТрудКнига», ИНН 7701234567, телефон +7 (495) -23‑45‑67.

Приложения:
Смета расходов.
Копия договора поставки.
Техническое задание.

Прошу рассмотреть и утвердить данную закупку.

Подпись: ___________ /Кузнецова М.Н./

Полезные рекомендации

• Проверяйте актуальность цен – цены на печатную продукцию могут менятьcя в зависимости от объёма заказа.
• Сохраняйте образцы – при получении первой партии книжек сравните их с образцом, утверждённым в нормативных документах.
• Учитывайте сроки – планируйте закупку заранее, чтобы не возникло задержек в оформлении новых сотрудников.
• Документируйте всё – каждый этап (запрос цен, согласование, акт приёма‑передачи) должен быть зафиксирован в бумажном или электронном виде.
• Контролируйте склад – ведите реестр трудовых книжек, чтобы своевременно выявлять потребность в пополнении.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько стоит одна трудовая книжка?

Средняя цена в 2026 году – от 5 000 до 6 500 руб., в зависимости от типа печати и количества страниц.

Можно ли использовать электронные трудовые книжки?

Да, с 2024 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), однако многие организации продолжают использовать бумажные экземпляры в качестве резервного варианта.

Кому следует направлять служебную записку?

Обычно – руководителю отдела кадров, финансовому директору или непосредственно генеральному директору, в зависимости от внутренней структуры согласования.

Какие документы нужны к служебной записке?

Смета расходов, техническое задание, копия договора с поставщиком, акт приёма‑передачи (после получения).

Оформление служебной записки на приобретение трудовых книжек – простая, но важная процедура, позволяющая обеспечить законность оформления трудовых отношений и поддерживать порядок в кадровом документообороте. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро подготовить корректный документ, получить согласование и своевременно обеспечить сотрудников необходимыми трудовыми книжками.

Дата публикации: