В процессе ведения кадрового документооборота нередко возникают ситуации, когда в трудовой книжке сотрудника заканчиваются свободные строки для внесения новых записей. В таких случаях закон требует оформлять специальный вкладыш. Для инициирования процедуры закупки и выдачи бланков в организации используется служебная записка о выдаче вкладышей в трудовые книжки. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить этот документ, какие нюансы учесть и как в целом происходит процесс оформления вкладышей в 2026 году.
Что такое вкладыш в трудовую книжку и когда он нужен?
Согласно действующему законодательству, если в разделе трудовой книжки (например, «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях») не осталось свободных строк, оформляется вкладыш. Он вшивается в трудовую книжку и имеет равную с ней юридическую силу. Важно помнить: вкладыш недействителен без самой трудовой книжки.
Процедура выдачи вкладыша: шаг за шагом
Оформление вкладыша — это комплексный процесс, который затрагивает как самого работника, так и кадровую службу, и руководство организации. В общих чертах процедура выглядит следующим образом:
- Обнаружение нехватки места. Кадровик выявляет, что в трудовой книжке закончилось свободное пространство.
- Заявление работника. Сотрудник пишет заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку. Это важный шаг, так как бланк выдается на основании просьбы работника.
- Служебная записка. Кадровик (или другое ответственное лицо) направляет руководству служебную записку о необходимости закупки и выдачи бланка.
- Издание приказа. Заявление работника и служебная записка визируются руководителем, после чего издается соответствующий приказ о выдаче вкладыша в ТК.
- Оформление и вшивание. Вкладыш заполняется, подшивается к трудовой книжке, а на ьном листе основного документа делается специальная отметка.
Роль служебной записки в кадровом делопроизводстве
Служебная записка о выдаче вкладышей выполняет несколько ключевых функций:
- Информирование руководства: уведомляет директора или бухгалтера о том, что в организации имеется потребность в новых бланках строгой отчетности.
- Обоснование расходов: служит основанием для закупки бланков (трудовые книжки и вкладыши приобретаются за счет средств работодателя, а затем удерживается стоимость бланка из зарплаты сотрудника, если это предусмотрено локальными актами).
- Инициирование приказа: вместе с заявлением работника служебная записка является основанием для выпуска приказа о выдаче вкладыша.
Как составить служебную записку?
Унифицированной формы служебной записки не существует, поэтому она составляется в произвольной форме на фирменном бланке организации или на стандартном листе А4. Документ должен содержать следующие обязательные элементы:
- Шапка документа: кому (руководителю организации) и от кого (ФИО и должность составителя, обычно это начальник отдела кадров).
- «Служебная записка о выдаче вкладыша в трудовую книжку».
- Текст: указание ФИО сотрудника, должности, а также причина выдачи (закончились свободные строки в разделе «Сведения о работе»). Также можно указать на наличие заявления от работника.
- Просьба: выдать вкладыш, удержать стоимость бланка из заработной платы работника (или оформить за счет предприятия) и издать приказ.
- Дата и подпись составителя с расшифровкой.
Отметка о выдаче вкладыша в трудовой книжке
После того как служебная записка согласована, приказ издан, а вкладыш получен, кадровику необходимо правильно внести сведения о нем в саму трудовую книжку. Согласно актуальным правилам (в т.ч. п. 61 нормативных актов и приказу Минтруда № 320н):
При выдаче каждого вкладыша на ьном листе трудовой книжки вверху производится запись либо ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
Штамп или ручка: что выбрать?
Многие кадровики задаются вопросом: обязательно ли иметь специальный штамп или можно написать текст от руки? Роструд дал по этому поводу четкие разъяснения:
- Идеальный вариант — использование штампа «Выдан вкладыш серия, номер».
- Однако, если у работодателя отсутствует специальный штамп, не будет нарушением внести в трудовую книжку запись шариковой ручкой (синего или черного цвета, разборчиво).
Что делать, если на ьном листе нет места?
Бывают ситуации, когда сотруднику выдается второй или третий вкладыш, и на ьном листе самой трудовой книжки физически не остается места для проставления штампа или записи. В таком случае действует следующее правило:
Указанную запись необходимо делать на ьном листе первого вкладыша. То есть штамп или запись «Выдан вкладыш» с реквизитами второго вкладыша переносится на свободное пространство ьного листа уже выданного ранее (первого) вкладыша.
Учет трудовых книжек и вкладышей
Трудовые книжки и вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности. Поэтому их движение в организации должно тщательно фиксироваться:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них (ведется бухгалтерией).
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой). При выдаче вкладыша в эту книгу вносятся соответствующие записи.
Для получения новых бланков из уполномоченных организаций (например, в Республике Беларусь это могут быть администрации районов, куда предварительно необходимо письменно согласовать заявку на получение бланков на фирменном бланке с печатью) также используется официальный запрос, основанием для которого служит служебная записка от кадровика.
Резюме
Служебная записка о выдаче вкладышей в трудовые книжки — это важный внутренний документ, который обеспечивает прозрачность кадрового делопроизводства и правильный учет бланков строгой отчетности. Она является связующим звеном между выявленной потребностью (закончившимся местом в трудовой), заявлением работника и финальным изданием приказа руководства. Помните, что после оформления вкладыша на ьном листе трудовой книжки (или предыдущего вкладыша) обязательно должна появиться отметка «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера — поставленная штампом или написанная от руки.