Дата публикации: 01:34:02
Смена фамилии или имени сотрудника – одна из самых частых кадровых процедур. При этом важно правильно оформить запись в трудовой книжке, чтобы избежать расхождений в персональных данных, а также обеспечить корректность отчётов в ПФР и СФР. В статье собраны все необходимые сведения: правовая база, перечень документов, пошаговая инструкция и готовый образец записи.
Правовая основа
Для корректного внесения изменений в трудовые документы используются:
- Пункт 2.3 Инструкции по оформлению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от № 69.
- Пункт 26 Правил, утверждающих порядок ведения кадровой документации, постановлением Правительства РФ от № 225.
- Приказ Минтруда России от 2021‑03‑14 (вступил в силу с ) – новые правила заполнения трудовых (электронных) книжек.
Все изменения вносятся только на основании официальных документов (паспорт, свидетельство о рождении, акт брака, свидетельство о расторжении брака, решение суда об изменении имени и т.п.) с указанием их номера и даты.
Какие документы нужны?
Для оформления смены фамилии или имени в трудовой книжке кадровщик должен собрать следующую документацию:
- Паспорт (или заграничный паспорт) – основной документ, подтверждающий новые данные.
- Свидетельство о рождении (если меняется имя или отчество).
- Акт брака / свидетельство о расторжении брака – при изменении фамилии в связи с matrimonial events.
- Решение суда об изменении имени (если изменение имени производится по решению суда).
- Копия документа, подтверждающего изменение данных в паспорте (например, выданный новый паспорт).
Каждый из этих документов должен быть пронумерован и датирован, и в записи в трудовой книжке обязательно указывается ссылка на номер и дату документа.
Пошаговая инструкция по внесению изменений
Приём заявления сотрудника
Сотрудник подаёт заявление о корректировке данных (обычно в свободной форме). В заявлении указываются:
- Старая и новая фамилия/имя/отчество;
- Номер и дата документа, на основании которого вносятся изменения;
- Контактные данные для связи.
Проверка документов
Кадровый отдел проверяет подлинность и соответствие документов. После проверки в системе фиксируется «основание для изменения».
Оформление записи в трудовой книжке
Запись вносится в раздел «Фамилия, имя, отчество». Пример оформления:
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович ← (зачеркнут) ИОНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ Новая запись: ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ Документ: Паспорт РФ № 1234567, выдан Подпись и печать HR-отдела
Важно: зачеркнуть старую фамилию одной чертой, а рядом указать новую. На ьном листе (странице с паспортными данными) вносится отметка о внесении изменений.
Подтверждение подписью и печатью
Запись заверяется подписью уполномоченного работника кадровой службы и, при наличии, печатью организации.
Обновление данных в СФР и ПФР
После внесения изменений вручную в бумажной книжке (или в электронной системе) необходимо обновить сведения в Службе федерального учета (СФР) и Пенсионном фонде. Если в системе СФР числится старая фамилия, её следует указать в отчёте до полного обновления.
Особенности при смене имени
Смена имени (имя или отчество) оформляется аналогично смене фамилии, но требует дополнительного документа – решения суда или записи в акте изменения имени. В записи указываются:
- Старая и новая форма имени;
- Номер и дата решения суда;
- Ссылка на паспорт, в котором отражаются новые данные.
Пример записи:
Старая запись: ПЕТРОВ ПЕТР ПЕТРОВИЧ ← (зачеркнут) ПЕТРОВ ПЕТР ПЕТРОВИЧ Новая запись: ПЕТРОВ ПЕТР СЕРГЕЕВИЧ Документ: Решение суда № 12‑03‑2025 от
Частые ошибки и рекомендации
- Отсутствие ссылки на документ‑основание – запись считается недействительной.
- Незачеркивание старой фамилии/имени – в книжке остаются двусмысленные записи.
- Отсутствие подписи и печати HR‑отдела – запись не будет принята при проверке СФР.
- Несоблюдение сроков обновления данных в СФР – может привести к ошибкам в расчёте страховых взносов.
Рекомендация: после внесения изменений вручную в бумажной книжке, сразу внести их в электронную систему (если она используется) и подтвердить обновление в СФР в течение 5 рабочих дней.
Готовый образец записи
Ниже приведён полностью готовый шаблон записи, который можно использовать при оформлении смены фамилии и имени:
Трудовая книжка № ___ Страница: ___ Фамилия, имя, отчество (старые): СИРОВА АЛИСА АЛЕКСЕЕВНА ← (зачеркнуть) СИРОВА АЛИСА АЛЕКСЕЕВНА Фамилия, имя, отчество (новые): СИРОВА АЛИСА ВИКТОРОВНА Документ: Паспорт РФ № 9876543, выдан Подпись HR: ______________________ Печать: ________________________
Для смены только имени/отчества аналогично, меняя только строку с именем и указывая решение суда или другое подтверждающее документ.
Смена фамилии и имени в трудовой книжке – процедура, требующая строгого соблюдения нормативных требований и внимательного подхода к оформлению. При правильном заполнении:
- все изменения фиксируются документально;
- в книжке сохраняется целостность данных;
- позднее обновление в СФР и ПФР проходит без задержек.
Следуя приведённому алгоритму и используя примеры записей, кадровые специалисты смогут быстро и без ошибок оформить все необходимые изменения.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год;