Смена фамилии (по причине брака‚ развода‚ изменения имени) – достаточно частый случай в кадровой практике.
Неправильное оформление записи в трудовой книжке может привести к штрафам‚ проблемам при проверках
Федеральной службы по труду (ФСТ) и затруднить оформление пенсионных документов. В статье подробно рассматриваются:

• правовые основы изменения фамилии в трудовой книжке;
• какие документы нужны сотруднику и работодателю;
• пошаговый алгоритм оформления;
• образец записи в трудовой книжке и приказа;
• отчетность в СФР (Система формирования расчётов) и другие обязательные бумаги;
• возможные штрафы за нарушения.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие процесс:

1. Трудовой кодекс РФ:
   • Статья 57 – содержание трудового договора.
   • Статья 72 – изменение условий трудового договора по инициативе сторон.
2. Федеральный закон от № 402‑ФЗ‚ статья 9 – первичные учетные документы.
3. Приказ Минтруда России от № 320н – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
4. КоАП РФ‚ статья 5.27 – ответственность за нарушение трудового законодательства.

Какие документы нужны

Для внесения изменения в трудовую книжку необходимо собрать пакет документов как от сотрудника‚ так и от работодателя.

Документы‚ предоставляемые сотрудником

• Паспорт (страница с ФИО).
• Документ‚ подтверждающий изменение фамилии:
  • Свидетельство о браке (для смены фамилии после замужества/женитьбы);
  • Свидетельство о разводе (если фамилия меняется обратно);
  • Свидетельство о перемене имени (если меняется только имя);
  • Свидетельство о рождении (в случае исправления ошибок).
• Заявление сотрудника (образец ниже).

Документы‚ оформляемые работодателем

• Приказ о внесении изменения в трудовую книжку (должен быть зарегистрирован в журнале приказов).
• Запись в журнале учета кадровых документов (регистрационный номер приказа).
• Обновлённый личный дело сотрудника.
• Отчет в СФР (Система формирования расчётов) – в графе «Изменения ФИО».

Пошаговый алгоритм изменения фамилии в трудовой книжке

1. Сотрудник подаёт заявление. Формат заявления:

    Заявление
    Я‚ ______________________ (ФИО в старом виде)‚ 
    прошу внести изменения в трудовую книжку в связи с изменением фамилии 
    (указать основание: брак‚ развод‚ перемена имени и т.д.).
    Приложения: копия паспорта‚ копия свидетельства о браке (разводе‚ перемене имени).
    Дата‚ подпись.
    

2. HR-отдел проверяет предоставленные документы; Убедиться‚ что копии оригиналов заверены печатью организации.
3. Составляется приказ. Образец приказа (см. ниже). Приказ подписывается руководителем и регистрируется в журнале приказов (присваивается №).
4. Вносятся изменения в трудовую книжку. На ьном листе:
   • Старая фамилия зачеркивается одной линией.
   • Рядом (или поверх) пишется новая фамилия.
   • Под записью указываются: дата‚ номер и дата выдачи документа‚ подтверждающего изменение‚ а также подпись кадровика.
5. Обновляется личное дело. В карточке сотрудника фиксируется новое ФИО‚ а также ссылка на приказ.
6. Отправка данных в СФР. В течение 5 рабочих дней после внесения записи в трудовую книжку необходимо загрузить сведения в СФР (через ЕИС «Труд»). В графе «Изменения ФИО» указывается дата и основание изменения.
7. Информирование бухгалтерии. Бухгалтерия корректирует данные в расчётных листах‚ в справках 2‑НДФЛ и в пенсионных выписках.
8. Контроль и архивирование. Копия приказа и оригиналы документов помещаются в личное дело‚ а электронные версии сохраняются в архиве кадровой службы.

Образец записи в трудовой книжке

Запись делаеться на ьном листе (стр. 1) в правой колонке.

2026‑05‑22 ФИО: Иванова Мария Петровна (зачеркнуто)
 Иванова Марина Петровна
 На основании: свидетельство о браке № 12345 от ‚
 выдано ЗАГСом г. Москва.
 Подпись кадровика: ___________ (И. Иванов)

Образец приказа о внесении изменения

Приказ № 2026/45‑К
от г.

О внесении изменений в трудовую книжку сотрудника

В соответствии со ст. 72 ТК РФ и приказом Минтруда России от № 320н
приказываю:

Внести в трудовую книжку сотрудника Ивановой Марии Петровны
 (дата рождения ) запись о смене фамилии с «Ивановой» на «Иванову».
Указать в записи: «На основании свидетельства о браке № 12345 от ‚
 выданного ЗАГСом г. Москва».
Оформить соответствующую запись в личном деле сотрудника.
Обеспечить загрузку сведений в СФР в течение 5 рабочих дней.

Контроль исполнения: руководитель отдела кадров – Петров П.П.

Подпись руководителя: ___________________ (А. Сидоров)

Отчетность в СФР и другие обязательные документы

Система формирования расчётов (СФР) – обязательный канал передачи данных о персонале в Пенсионный фонд‚ ФСС и ФНС.

• В разделе «Изменения ФИО» указывается:
  • Дата изменения;
  • Новый ФИО;
  • Основание (номер и дата свидетельства о браке/разводе и т.д.).
• После загрузки система выдаёт подтверждение – «Квитанция о приёме». Сохраните её в личном деле.
• Если в организации используется автоматизированная система кадров (1С:Зарплата и Кадры‚ SAP HR и др.)‚ то изменение ФИО в ней должно быть синхронизировано с СФР.

Возможные штрафы и последствия нарушения

Несоблюдение порядка оформления может привести к административной ответственности:

Кроме финансовых санкций‚ несоответствие данных может вызвать задержки в начислении пенсии‚ выплаты пособий и другие трудовые споры.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли менять фамилию в трудовом договоре?

Да. По статье 72 ТК РФ изменение ФИО считается изменением условий трудового договора. В договоре вносятся поправки (дополнение к договору) с указанием новой фамилии и ссылки на приказ.

Можно ли зачеркивать фамилию черной ручкой?

Да‚ но рекомендуется использовать одну линию без перекрещивания‚ а рядом написать новую фамилию. Запись должна быть разборчива и не затруднять чтение.

Как быстро отразить изменение в электронных справках (2‑НДФЛ‚ справка о доходах)?

После загрузки данных в СФР система автоматически обновит сведения в электронных справках. При необходимости можно запросить корректировку в ФНС через личный кабинет.

Что делать‚ если сотрудник уволился до внесения записи?

Запись в трудовой книжке обязана быть сделана до выдачи трудовой книжки сотруднику. Если увольнение уже оформлено‚ необходимо:

• Составить дополнительный приказ о внесении записи в уже выданную книжку;
• Согласовать с сотрудником подпись на исправленной странице;
• Обновить данные в СФР и в личном деле.

Изменение фамилии в трудовой книжке – процесс‚ который требует строгого соблюдения нормативных требований. Ключевые моменты:

• Собрать полный пакет документов (паспорт + документ‚ подтверждающий изменение).
• Оформить заявление сотрудника и приказ работодателя‚ зарегистрировать приказ.
• Внести запись в трудовую книжку согласно образцу‚ подписать её кадровиком.
• Обновить данные в личном деле‚ в трудовом договоре и в системе СФР в течение 5 рабочих дней.
• Контролировать правильность заполнения‚ чтобы избежать штрафов и проблем с пенсионным обеспечением.

Следуя данной инструкции‚ вы сможете быстро и безошибочно оформить смену фамилии‚ сохранив законность кадровых документов и избежав финансовых рисков.

Дата публикации: