Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина․ Правильное приобретение, учет, хранение и выдача этого документа — прямая обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрена административная ответственность․ Данная статья детально разбирает все этапы работы с трудовыми книжками (ТК) в соответствии с действующим законодательством РФ (в первую очередь, Постановлением Правительства РФ от № 225 и Приказом Минтруда России от № 320н)․

Приобретение (изготовление) бланков трудовых книжек

Кто и где заказывает: Обязанность по обеспечению работников бланками трудовых книжек лежит на работодателе․ Бланки ТК (как бумажные, так и для электронных книжек) можно приобрести:

• В типографиях, имеющих право на изготовление бланков строгой отчетности․ Заказ осуществляется на основании договора․
• Через многофункциональные центры (МФЦ), если они оказывают такие услуги в вашем регионе․
• У официальных дистрибьюторов, уполномоченных Минтрудом России (практически не используется)․

Важно: Бланк трудовой книжки должен соответствовать установленной форме․ На его обложке и внутренних страницах должны быть все обязательные реквизиты, включая защитные элементы (водяные знаки, микротекст и т․д․)․

Учет и хранение невостребованных трудовых книжек и бланков

Работодатель обязан вести строгий учет всех полученных бланков ТК и уже выданных (но не востребованных после увольнения) трудовых книжек․

Книги учета

Ведется, как правило, в виде журнала или электронной базы данных․ В учете указывается:

1. Номер бланка/книжки․
2. Дата получения от поставщика․
3. ФИО сотрудника, которому выдана (или дата выдачи)․
4. Дата и причина возврата (увольнение, отказ от получения)․
5. Место хранения (номер шкафа, полки)․

Требования к хранению

Невостребованные трудовые книжки и неиспользованные бланки хранятся:

• В отдельном сейфе, шкафу или другом защищенном от несанкционированного доступа месте․
• Только у лица, ответственного за ведение ТК (как правило, специалист отдела кадров или бухгалтерии)․
• В условиях, исключающих порчу, утерю или подделку (защита от влаги, огня)․

Срок хранения невостребованных ТК: После увольнения работодатель обязан хранить трудовую книжку сотрудника в течение 75 лет (как и другие кадровые документы)․ По истечении срока документ может быть уничтожен в установленном порядке․

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Это ключевой момент, регулируемый п․ 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек․

Обязанность работодателя

При прекращении трудового договора (любой причиной) работодатель обязан:

1. Внести в трудовую книжку запись об увольнении с указанием даты и основания (статья ТК РФ, пункт приказа)․
2. Заверить запись подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации․
3. Выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения (дату прекращения трудового договора)․

Процедура выдачи

• Выдача производится под расписку сотрудника․ Расписка берется в книге учета выдачи документов или прилагается к личному делу․
• В расписке указываются: дата выдачи, номер трудовой книжки, ФИО сотрудника, его подпись․
• Если сотрудник отказывается получать ТК, работодатель составляет акт о refusal с участием двух свидетелей․ Копия акта направляется сотруднику, а оригинал хранится у работодателя․ Сам документ продолжает храниться у работодателя․

Ответственность за задержку выдачи: За непредоставление трудовой книжки в день увольнения работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст; 5․27 КоАП РФ (штраф)․

Выдача дубликата трудовой книжки

Дубликат выдается в случае утраты (потеря, кража, пожар) оригинальной трудовой книжки․

Порядок действий работодателя

1. Прием заявления: От бывшего сотрудника (или его законного представителя) принимается письменное заявление о выдаче дубликата․
2. Проверка и установление факта утраты: Работодатель проверяет свои архивы (журналы учета) и устанавливает, что оригинал действительно не числится на хранении․ Может потребоваться справка из полиции о краже/потере․
3. Оформление дубликата: На основании заявления и приказа работодателя в специально выделенном бланке (с пометкой «Дубликат») воспроизводятся все записи из оригинальной ТК на основании имеющихся в организации документов (приказы о приеме, переводе, увольнении, справки о заработке и т․д․)․
4. Заверение: Все записи в дубликате заверяются подписью руководителя и печатью организации․ На первой странице делается отметка: «Выдан в связи с утратой трудовой книжки № ․․․ от ․․․»․
5. Выдача: Дубликат выдается сотруднику под расписку․ При этом в оригинальной (утраченной) книжке делается отметка «Взамен выдана новая» (если она будет найдена позже)․

Стоимость: Работодатель вправе взыскать с сотрудника фактические затраты на изготовление бланка дубликата․

Особенности при работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С ведение ЭТК стало обязательным для всех работодателей․ Однако бумажная ТК по-прежнему выдается по первому требованию работника․

• При приеме на работу сотрудник вправе выбрать: получать записи только в ЭТК (через портал Госуслуг) или также в бумажном варианте․
• Если сотрудник выбрал бумажный носитель, работодатель обязан завести для него традиционную трудовую книжку и вести ее по общим правилам․
• При увольнении бумажная ТК (если она велась) выдаеться в тот же день, что и сведения вносятся в ЭТК․
• Дубликат на бумажном носителе выдается и в случае ведения только ЭТК, если оригинальная бумажная книжка была утрачена․

Ответственность работодателя

За нарушения правил ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек работодатель (должностные лица) несет ответственность:

• Административная (ст․ 5․27 КоАП РФ): штрафы для должностных лиц — от 5 000 до 50 000 руб;; для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 руб․
• Гражданско-правовая: если из-за неправильной записи или невыдачи ТК сотруднику причинен ущерб (например, невозможность подтвердить стаж для пенсии), работодатель может быть обязан его возместить․

1. Приобретайте бланки ТК только у официальных поставщиков․
2. Назначьте ответственного за кадровое делопроизводство и храните ТК в сейфе․
3. Ведите журнал учета всех бланков и выданных книжек․
4. В день увольнения вносите запись, заверяйте ее и обязательно выдайте ТК под расписку․
5. При утрате оформляйте дубликат на основании заявления и внутренних документов․
6. Не забывайте про обязательное ведение электронной трудовой книжки (ЭТК)․

Соблюдение этих простых правил защитит организацию от штрафов и судебных споров, а также обеспечит сотрудникам комфорт и уверенность в завтрашнем дне․