Смена фамилии – достаточно частый жизненный случай: брак, развод, изменение имени по личным причинам, исправление ошибок в паспорте и т.п.
В таком случае необходимо актуализировать все кадровые документы, а в первую очередь – трудовую книжку.
Ниже подробно описан порядок действий, правовая база, перечень необходимых документов и образец записи.

Правовая база

• Постановление Министерства труда и социальной защиты РФ от № 292‑н (утверждающее Инструкцию по заполнению трудовых книжек). Пункт 2.3 этой инструкции регламентирует порядок внесения изменений в ьный лист и в раздел «Личная карточка».
• Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 66) – определяет обязанность работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё изменения по требованию работника.
• Приказ Минтрука России от № РМ‑2‑2022/12 «Об утверждении формы и порядка заполнения ьного листа трудовой книжки» – уточняет, как оформлять зачеркивания и новые записи.

Когда требуется внесение изменений

Запись в трудовую книжку обязана быть сделана, если изменились любые из следующих персональных данных:

1. Фамилия (по браку, разводу, изменению имени, ошибке в паспорте);
2. Имя и/или отчество;
3. Дата рождения (в редких случаях, когда исправляют ошибку в документе).

Какие документы являются основанием для записи

Работодатель вносит изменения только на основании официальных документов. Перечень типовых оснований:

• Паспорт гражданина РФ (страница с ФИО);
• Свидетельство о браке (для смены фамилии после вступления в брак);
• Свидетельство о расторжении брака (для возврата прежней фамилии или смены на новую после развода);
• Свидетельство об изменении фамилии (выдано органом ЗАГС в случае изменения без брака/развода);
• Справка из органа ЗАГС о переоформлении ФИО (если изменение произошло по другим основаниям, например, усыновление).

Все документы должны быть представлены в оригинале, а в трудовую книжку вносятся ссылки на их номер и дату выдачи.

Кто обязан вносить запись

Согласно ТК РФ и Инструкции по заполнению ТК, изменения вносит работодатель по последнему месту работы. Если смена фамилии произошла после увольнения, работник обязан обратиться к бывшему работодателю с запросом и копиями документов.

Порядок внесения записи в трудовую книжку

ьный лист

1. Зачеркивается прежняя фамилия (и при необходимости имя, отчество) одной линией, не стирая её полностью.
2. Под чертой, в свободной строке, указывается новая фамилия, а после неё – «на основании паспорта № ____ от __.__.____» или «на основании свидетельства о расторжении брака № ____ от __.__.____».
3. Под записью ставится подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.

Личная карточка (раздел «Личная карточка»)

В этом разделе вносятся те же действия, но дополнительно указываются:

• Дата внесения записи;
• Номер и дата документа‑основания;
• Подпись и печать.

Пример записи

ьный лист
Фамилия: Иванова → Иванова‑Петрова
(на основании свидетельства о браке № 1234 от )
Подпись ______________________ Печать

Личная карточка
Фамилия: Иванова → Иванова‑Петрова
Документ‑основание: свидетельство о браке № 1234 от 
Дата внесения: 
Подпись руководителя: ______________________ Печать

Как оформить изменения в электронных системах

С 2024 года большинство организаций используют электронный кадровый учет (ЛНА, СФР). При внесении изменения в бумажную ТК необходимо:

• Обновить данные в личном деле сотрудника (ЭЛК, 1С:Зарплата и Кадры, SAP HR и др;).
• Отправить корректировку в СФР (Система формирования отчетности) – в разделе «Изменения персональных данных» указать новый ФИО и приложить скан-копию документа‑основания.
• Уведомить бухгалтерию для корректировки расчётных листов, налоговых деклараций и страховых полисов.

Влияние на другие кадровые документы

После изменения фамилии необходимо проверить и при необходимости скорректировать:

1. Трудовой договор (в шапке и в реквизитах);
2. Личную карточку формы Т‑2;
3. Штатное расписание (если в нём указаны ФИО);
4. Табели учёта рабочего времени, расчётные листы, справки 2‑НДФЛ;
5. Страховые полисы (ПФР, ФСС, медицинское страхование).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто вносит запись, если фамилия изменилась между двумя местами работы?

Запись вносит работодатель по последнему месту работы. Если сотрудник уже уволен, он направляет запрос в бывший отдел кадров с копиями документов. Новый работодатель вносит изменения только в свои внутренние документы, но не в старую трудовую книжку.

Можно ли просто написать новую фамилию без зачеркивания старой?

Нет. Инструкция требует зачёркивать прежние данные одной линией и указывать документ‑основание. Иначе запись считается неверной и может привести к штрафу за нарушение порядка ведения ТК (пункт 2.3 Инструкции).

Нужно ли менять фамилию в трудовой книжке, если изменилось только отчество?

Да. Любое изменение ФИО (включая отчество) влечёт обязательную корректировку ТК.

Как быстро будет отражено изменение в СФР?

После загрузки корректирующего файла в СФР запись появляется в течение 3‑5 рабочих дней. При необходимости можно ускорить процесс, отправив электронную копию документа‑основания через портал Госуслуг.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о предыдущем изменении фамилии?

В таком случае вносим новую запись, зачеркивая текущие (последние) данные и указывая новый документ‑основание. Важно сохранять хронологию: каждая запись сопровождается датой и номером соответствующего документа.

Возможные штрафы за нарушение порядка

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за неправильное оформление трудовой книжки предусмотрена административная ответственность – штраф от 5 000 до 10 000 рублей для юридических лиц. Частые ошибки, такие как отсутствие зачеркивания, отсутствие ссылки на документ‑основание или отсутствие подписи руководителя, могут стать основанием для проверки со стороны Роструда.

• Соберите полный пакет документов: паспорт + оригиналы (или заверенные копии) свидетельств о браке/разводе/изменении фамилии.
• Обратитесь к кадровому отделу – только они имеют право вносить изменения.
• Убедитесь, что запись в ТК выполнена в соответствии с пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек: зачеркивание, указание номера и даты документа, подпись и печать.
• Не забудьте обновить электронные кадровые системы и все сопутствующие документы (трудовой договор, расчётные листы, СФР).
• Проверьте, что в новых записях нет орфографических ошибок – они могут стать причиной повторного исправления.

Соблюдая указанный порядок, вы избежите бюрократических проволочек, штрафов и сможете без проблем продолжать карьерный рост под новым именем.

Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и основана на действующем законодательстве РФ, постановлениях Минтруда и рекомендациях кадровых экспертов.