В 2026 году в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Многие работодатели задаются вопросом, обязательно ли вести отдельный учет этих документов и как правильно оформить процесс. Ниже – подробный разбор требований законодательства и практических рекомендаций.
Правовая основа
Основными нормативными актами, регулирующими ведение ЭТК, являются:
- Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (с ).
- Федеральный закон № 436‑ФЗ «Об утверждении Тarraботодателям обязанностей по переходу на электронный формат».
- Приказ Минтруда России от № 320 «Об утверждении правил ведения и хранения трудовых книжек».
Согласно этим актам, начиная с работники могут выбрать один из двух вариантов:
- Сохранить бумажную ТК.
- Перейти на электронную форму – ЭТК.
Переходный период завершился . С все новые записи в трудовых книжках оформляются только в электронном виде.
Обязанности работодателя
Работодатель обязан обеспечить:
- Оповещение сотрудника о возможности выбора формы ведения ТК не позднее 30 июня 2020 г. (письменное уведомление).
- Приём и хранение заявления сотрудника о выборе ЭТК или сохранении бумажной формы.
- Формирование и хранение сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии с требованиями закона.
Важно понимать, что ведение отдельного журнала только для ЭТК не требуется. Работодатель может включать информацию о выдаче, замене и возврате электронных книжек в уже существующие документы учёта труда.
Журнал движения трудовых книжек
В соответствии с пунктом 4‑го раздела КонсультантПлюс (2026 г.) работодатель не обязан вести отдельный журнал, но он может:
- Включить записи о выдаче и возврате ЭТК в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей.
- Использовать уже существующий журнал учёта трудовых книжек (бумажный или электронный) для фиксации всех операций.
Таким образом, учёт ЭТК осуществляется в рамках общих процедур учёта трудовых книжек, без создания новых, избыточных документов.
Как оформить переход на электронную форму
Пошаговая инструкция для работодателя:
- Получить заявление сотрудника о переходе на ЭТК (в произвольной форме).
- Записать выдачу ЭТК в книге учёта движения трудовых книжек (графа 13 – «Выдана на руки на основании письменного заявления»).
- Сформировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ФИО, дата рождения, сведения о работе, стаж и т.д.).
- Обеспечить доступ сотруднику к электронной книжке через личный кабинет или иной способ, предусмотренный работодателем.
- Сохранить копию заявления и подтверждения о выдаче в архиве (не менее 5 лет).
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли хранить бумажную копию ЭТК? – Нет. Электронный документ считается оригиналом, если он подписан цифровой подписью работодателя или уполномоченного лица.
- Можно ли использовать старую бумажную ТК после перехода на ЭТК? – Да, если сотрудник выбрал сохранение бумажной формы, но тогда она должна быть оформлена в соответствии с требованиями Приказа 320н.
- Какие сроки уведомления сотрудника о выборе формы? – До 31 декабря 2020 г. для всех, кто до этого не подавал заявления. После уведомление не требуется, так как переход обязателен.
- Как оформить выдачу ЭТК в книге учёта? – В графе 13 делается отметка «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.; дата)».
Итак, ведущий учёт электронных трудовых книжек не является отдельной обязанностью. Работодатель может включать сведения об ЭТК в уже существующий журнал движения трудовых книжек или в другие документы учёта, но делать этого необязательно. Главное – своевременно получить от сотрудника заявление, оформить выдачу в книге учёта и обеспечить хранение электронных сведений в соответствии с требованиями законов № 439‑ФЗ и № 436‑ФЗ.
Соблюдение этих требований позволит избежать штрафов, упростить работу с кадровой документацией и обеспечить законный переход на современный цифровой формат ведения трудовых книжек.