Смена фамилии работника – одно из самых распространённых изменений личных данных, которое требует корректировки не только паспорта, но и трудовой книжки (а также её вкладыша, если он имеется). Ниже представлен подробный пошаговый алгоритм действий для кадровой службы, нормативные основания и примеры оформления записи.

Нормативная база

• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда России от … (пункт 2.3 – порядок внесения изменений в сведения о работнике).
• Порядок ведения трудовых книжек (пункт 32 – необходимость исправления фамилии на обложке трудовой книжки и вкладыша).
• Правила ведения трудовых книжек (пункт 26 – основания для изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения: паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и др.).
• Пункт 7 Порядка – процедура внесения изменений, хотя конкретных формулировок не содержит; на практике кадровики руководствуются установленным порядком и многолетней практикой.

Какие документы могут служить основанием?

Для внесения записи о смене фамилии в трудовую книжку допустимо использовать любой из следующих документов, подтверждающих факт изменения личных данных:

1. Паспорт гражданина РФ (новый, с изменённой фамилией).
2. Свидетельство о заключении брака (если фамилия изменяется в связи с вступлением в брак).
3. Свидетельство о расторжении брака (если фамилия возвращается к девичьей после развода).
4. Свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества (выдаётся органом ЗАГС при смене фамилии по личному заявлению).
5. Иные документы, подтверждающие изменение фамилии (например, решение суда о перемене имени).

Важно: в трудовой книжке необходимо сделать ссылку на реквизиты документа‑основания (номер и дата выдачи).

Пошаговый алгоритм действий кадровика

1. Получение заявления от работника о изменении личных данных (можно оформить в свободной форме или использовать типовую форму «Заявление о смене фамилии»).
2. Проверка представленных документов (паспорт, свидетельство о браке/разводе, свидетельство об изменении фамилии). Сверяем данные с текущими сведениями в личной карточке и трудовой книжке.
3. Подготовка приказа (если внутренний регламент компании требует оформления приказа о внесении изменений в кадровые документы). В приказе указываем:
   • ФИО работника (старое и новое);
   • Основание для изменения (номер и дата документа);
   • Поручение ответственному сотруднику внести запись в трудовую книжку и вкладыш.
4. Внесение записи в трудовую книжку:
   • На внутренней стороне обложки (или на листе сведений о работнике) одной чертой зачёркиваем прежнюю фамилию, имя, отчество и дату рождения (если они изменяются).
   • Сразу под зачёркнутой строкой пишем новые данные.
   • В той же строке или в отдельной примечании указываем: «Изменено на основании паспорта серии № XXXXXX, выданного ОВМ ГУ МВД России по г. Москва , № 123456» (или аналогично для свидетельства о браке/разводе, о изменении фамилии).
5. Корректировка вкладыша (если имеется):
   • Повторяем те же действия на обложке вкладыша (пункт 32 Порядка ведения трудовых книжек).
   • Если вкладыш содержит отдельный лист сведений о работнике, вносим изменения там же.
6. Обновление иных кадровых документов:
   • Трудовой договор (не требуется перезаключать, достаточно внести изменение в виде дополнительного соглашения или просто отметить изменение фамилии в личном деле).
   • Личная карточка формы Т‑2, приказы о приёме, переводе, отпуске и т.д.
   • Электронные кадровые системы (если используются).
7. Информирование работника о внесённых изменениях (можно выдать справку или копию изменённой страницы трудовой книжки).
8. Хранение документов: копии представленных документов (паспорт, свидетельство) хранятся в личном деле работника в соответствии с требованиями к сохранности персональных данных.

Пример записи в трудовой книжке

На внутренней стороне обложки:

Иванова Мария Petrovна, г.р.

Одной чертой зачеркнуто → Иванова Мария Petrovна

Новая запись → Сидорова Мария Petrovна

Изменено на основании паспорта серии 45 № 1234567, выданного ОВМ ГУ МВД России по г. Москва , № 789012.

Если изменяется только фамилия (имя и отчество остаются прежними), запись может выглядеть так:
Иванова Мария Petrovна, г.р.

Одной чертой зачеркнуто → Иванова

Новая запись → Сидорова

Изменено на основании свидетельства о расторжении брака № 345678 от .

Особенности работы с электронной трудовой книжкой
С 2021 г. в России функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК). При смене фамилии в ЭТК порядок действий аналогичен:

Работник предоставляет документы, подтверждающие изменение фамилии.
Кадровик вносит изменения в раздел «Сведения о работнике» личного кабинета на портале «Работа в России».
Система автоматически формирует запись с указанием документа‑основания (номер, дата).
Изменения отражаются в выписке из ЭТК, которую можно предоставить работнику по требованию.

Важно: при наличии обеих форм (бумажной и электронной) изменения необходимо внести в обе, чтобы избежать расхождений.
Ответственность за ошибки
Неправильное или отсутствующее внесение записи о смене фамилии может привести к:

Отказу в назначении пенсии или других социальных выплат (из‑за несоответствия данных в трудовой книжке и документах, подтверждающих стаж).
Штрафам для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек).
Сложностям при приёме на новую работу, так как потенциальный работник может усомниться в достоверности предоставленных сведений.
Поэтому рекомендуется:

Вести журнал учёта изменений личных данных работников.
Проводить периодический аудит трудовых книжек (внутренний контроль);
Обучать кадровых сотрудников актуальным нормативным актам и порядку внесения изменений.

Смена фамилии – routine‑операция для кадровой службы, но она требует внимательного отношения к нормативным требованиям и аккуратности при оформлении записей. Следуя представленному алгоритму, опираясь на пункты 2.3, 7, 26 и 32 соответствующих инструкций и приказов, вы обеспечите корректность трудовой книжки, избежите штрафов и гарантируете работнику защиту его трудовых прав.
Помните: главное – зафиксировать факт изменения, указать реквизиты документа‑основания и оформить изменение как в основной трудовой книжке, так и в её вкладыше (если он имеется).