Смена фамилии работником — это стандартная кадровая процедура, которая требует внимательности и соблюдения строгого алгоритма действий. Особую сложность вызывает ситуация, когда в трудовой книжке сотрудника уже вшит вкладыш. Многие ошибочно полагают, что изменения нужно вносить только в саму книжку, однако закон требует обновления данных во всех действующих документах.
В данной статье мы подробно разберем, на основании каких документов вносить изменения, как правильно оформить ьные листы трудовой книжки и вкладыша, и какие ошибки чаще всего допускают работодатели.
Основания для внесения изменений
Прежде чем брать в руки ручку, кадровик обязан проверить документы-основания. Согласно п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от № 69), изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится строго на основании следующих документов:
- Паспорт гражданина РФ;
- Свидетельство о заключении брака;
- Свидетельство о расторжении брака;
- Свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества;
- Другие официальные документы, подтверждающие смену персональных данных.
Важно: Вносить изменения только на основании заявления работника или устного уведомления нельзя. Кадровик обязан увидеть оригиналы документов (или заверенные копии) и снять с них копии для личного дела сотрудника. В трудовой книжке обязательно делается ссылка на номер и дату документа-основания.
Алгоритм действий при наличии вкладыша
Если трудовая книжка заполнена полностью и к ней оформлен вкладыш, он становится неотъемлемой частью документа. Вкладыш без трудовой книжки недействителен, а трудовая книжка без вкладыша (если страницы закончились) считается неполной.
Поэтому, когда сотрудник меняет фамилию, изменения вносятся одновременно и в основную трудовую книжку, и во вкладыш.
Шаг 1: Подготовка
Убедитесь, что у вас на руках оригиналы документов о смене фамилии. Подготовьте шариковую или перьевую ручку с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование гелевых ручек и карандашей запрещено.
Шаг 2: Оформление ьного листа трудовой книжки
На ьном листе основной трудовой книжки необходимо:
Одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию работника.
Рядом (обычно сверху или сбоку, где есть свободное место) вписать новую фамилию.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделать запись о документе-основании: указать его название, номер, дату выдачи и орган, выдавший документ.
Заверить запись подписью ответственного лица (кадровика) и печатью организации (или отдела кадров), если она используется.
Шаг 3: Оформление ьного листа вкладыша
Это самый важный и часто забываемый этап. Поскольку вкладыш является продолжением трудовой, данные в нем должны быть актуальными.
Откройте ьный лист вкладыша.
Аналогично основной книжке, одной чертой зачеркните старую фамилию.
Впишите новую фамилию.
На внутренней стороне обложки вкладыша также продублируйте запись о документе-основании (номер, дата, название), либо сделайте ссылку на запись, сделанную в основной трудовой книжке (хотя практика показывает, что надежнее продублировать данные полностью во избежание путаницы при будущем хранении архивов).
Заверьте изменения подписью и печатью.
> Ключевой момент: Если не изменить фамилию во вкладыше, при выходе сотрудника на пенсию или при проверке могут возникнуть вопросы о принадлежности этого вкладыша конкретному человеку, так как данные на ьных листах будут различаться.
Типичные ошибки и важные нюансы
При работе с документами о смене фамилии кадровики часто допускают следующие ошибки:
- Использование корректора. Категорически запрещено закрашивать ошибочные данные или старую фамилию «штрихом». Допускается только зачеркивание одной линией.
- Замена трудовой книжки. При смене фамилии выдача новой трудовой книжки не производится. Старая книжка продолжает действовать с внесенными изменениями.
- Отсутствие записи во вкладыше. Как упоминалось выше, игнорирование ьного листа вкладыша делает документооборот неполным.
- Неверное основание. Внесение записи на основании копии документа без предъявления оригинала или на основании только свидетельства о разводе, если фамилия менялась не на девичью, а на новую (требуется свидетельство о перемене имени).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Не стоит забывать, что с 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки. При смене фамилии работодателя также обязан передать соответствующие сведения в Социальный фонд России (СФР).
Для этого подается форма ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Кадровые мероприятия» не применяется для смены фамилии, данные передаются в составе периодической отчетности или через форму СЗВ-ТК в определенных случаях, однако основным механизмом обновления персональных данных в базе СФР является обновление сведений о застрахованном лице). Работодатель должен оперативно обновить данные в системе персонифицированного учета, чтобы электронная версия соответствовала бумажной.
Резюме
Порядок действий при смене фамилии, если есть вкладыш, можно свести к простой формуле: Документ -> Трудовая книжка + Вкладыш.
Получите оригиналы документов о смене фамилии.
Зачеркните старую фамилию и впишите новую на ьном листе трудовой книжки.
Повторите процедуру на ьном листе вкладыша.
На внутренних сторонах обложек обоих документов сделайте ссылку на реквизиты документа-основания.
Заверьте все записи подписью и печатью.
Обновите данные в электронных базах и передайте сведения в СФР.
Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовой стаж сотрудника будет учтен корректно, а при оформлении пенсии у него не возникнет проблем с подтверждением периодов работы под разными фамилиями.