Смена фамилии сотрудника – частая ситуация, требующая корректировки кадровых документов. При этом трудовая книжка остаётся главным местом, где фиксируются изменения личных данных работника. Если запись о новой фамилии не была внесена, это может привести к проблемам при оформлении новых договоров, выплатах и при проверках со стороны контролирующих органов.

Правовая основа

Согласно Приказу Минтруда России № 320н от и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России, при изменении фамилии сотрудника необходимо:

• зачеркнуть прежнюю фамилию (или имя, отчество, дату рождения) одной чертой;
• записать новую фамилию и сопутствующие данные;
• сделать отметку о документе‑основании (паспорт, свидетельство о расторжении брака и т.п.);
• завершить запись печатью организации и подписью ответственного лица.

Запись вносится работодателем в период работы, когда сотрудник изменил свою фамилию. Если трудовая книжка хранится у работника, он может потребовать внесения изменений.

Нормативные ссылки

1. Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек;
2. Пункт 2.13 Инструкции – требования к внесению изменений;
3. Практический материал «Последние разъяснения Роструда о правилах заполнения трудовых книжек» (2025, № 9).

Последствия отсутствия записи

Если запись о смене фамилии не была внесена, возможны следующие риски:

• Несоответствие данных в трудовой книжке и в личных делах сотрудника;
• Трудности при оформлении новых трудовых договоров, переводов и увольнений;
• Отказы контролирующих органов (Роструд, ПФР) в признании записей действительными;
• Потенциальные штрафы за нарушение требований по ведению кадровой документации.

Как правильно оформить запись о смене фамилии

Шаги оформления

1. Сбор документального подтверждения. Паспорт, свидетельство о расторжении брака или другое официальное документальное основание.
2. Подготовка заявления сотрудника. Заявление в свободной форме с просьбой внести изменения в трудовую книжку.
3. Составление приказа руководителя. Распоряжение в произвольной форме, где указываются:
   • основа для внесения записи (паспорт, свидетельство и т.д.);
   • предписание внести изменения в трудовую книжку.
4. Внесение записи в трудовые книжки.
   • На ьном листе (первой странице) одной чертой зачеркивается прежняя фамилия.
   • Под чертой вписывается новая фамилия, имя, отчество, дата рождения.
   • На внутренней стороне обложки указываются сведения о документе‑основании (название, серия, номер, дата) и фиксируется подпись и печать.
5. Обновление остальных кадровых документов. Личная карточка, договор, листы учета, ПФР и др.

Пример оформления

ьный лист:

Фамилия: Иванов ; Иванова
Имя: Иван ; Иванovna
Отчество: Петрович ; Петровна
Дата рождения: ; 

Внутренняя сторона обложки:

Документ‑основание: Паспорт РФ № 1234567890, выдан ОУФМС России , выдан в г. Москва.
Запись о смене фамилии: Сделано на основании приказа № 15 от .

Что делать, если запись уже не была внесена?

Если по какой‑то причине запись о смене фамилии не была внесена, следуют рекомендации:

• Обратиться к бывшему работодателю. Сотрудник может потребовать внесения исправления в текущей организации или в организации‑последнем месте работы.
• Предоставить копию документа‑основания. Это позволит работодателю оформить необходимый приказ и внести запись.
• В случае невозможности обращения. Сотрудник может самостоятельно запросить внесение записи в кадровый отдел, приложив копию паспорта и заявление.
• Заверение записи печатью и подписью. Даже если запись делается позже, она должна быть оформлена в соответствии с требованиями Инструкции.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли зачеркнуть фамилию двумя линиями? Нет. По инструкции допускается только одна чертa, чтобы запись оставалась читаемой.
• Нужен ли отдельный вкладыш, если в основной книжке нет места? Да. При отсутствии места на ьном листе используется дополнительный вкладыш, который также заверяется печатью и подписью.
• Как оформить запись, если смена фамилии произошла после увольнения? Запись вносится в трудовую книжку по последнему месту работы, а при необходимости – в кадровой системе предыдущего работодателя.
• Что делать, если в книжке уже зачеркнута фамилия, но запись не заверена печатью? Необходимо дополнительно заверить запись печатью организации и подписью ответственного лица.

Запись о смене фамилии в трудовой книжке – обязательный элемент корректного ведения кадровой документации. При правильном оформлении:

1. используется официальное документальное основание;
2. выполняются требования Инструкции (одна черта, заверение печатью и подписью);
3. все сопутствующие кадровые документы синхронизируются с новой фамилией.

Если запись не была внесена, необходимо как можно скорее устранить эту пробел, обратившись к работодателю или самостоятельно подготовив все требуемые документы. Ттo это обеспечит соответствие законодательству и избавит от возможных проблем при будущих проверках.

Помните, что своевременное обновление трудовой книжки – залог юридической чистоты отношений между работодателем и сотрудником.