Смена фамилии сотрудника – одно из самых частых кадровых событий. Правильное оформление записи в трудовой книжке гарантирует отсутствие расхождений в персональном деле и simplifies дальнейшую работу с документами.
Правовая основа
Изменения в трудовой книжке вносятся на основании:
- Паспорт сотрудника с новой фамилией;
- Свидетельство о браке (или свидетельство о расторжении брака, если фамилия изменяется после развода);
- Другие документы, подтверждающие изменение фамилии (например, решение суда).
В соответствии с Приказом Минтруда России от № 1, в трудовой книжке необходимо указать ссылку на реквизиты этих документов (номер, дату выдачи).
Когда требуется внесение изменений?
Запись вносится, если:
- Сотрудник официально сменил фамилию;
- Изменена фамилия в паспорте;
- Появилась необходимость согласовать данные в трудовой книжке с другими документами (трудовой договор, листок нетто и т.д.).
Пошаговый порядок внесения записи
Подготовка документации
- Получить от сотрудника письменное заявление о смене фамилии.
- Собрать копии паспорта и соответствующего свидетельства.
- Сформировать приказ (или распоряжение) о внесении изменений.
Оформление записи в книжке
Запись делается на трудовом листе (странице) в соответствующем поле. Пример оформления:
____________________________________________________________ | № записи | Дата | Описание изменения | |----------|--------|--------------------------------------| | 12 | | Смена фамилии: Иванов → Петрова | | | | Основание: Паспорт № 1234567, выдан | | | | , отдел ЗАГС № 12 | ____________________________________________________________
Если запись уже была сделана, её необходимо аккуратно зачеркнуть и рядом вписать новую фамилию, указав дату и основание.
Ссылка на реквизиты документов
В конце записи обязательно указывается:
- Номер паспорта;
- Дата выдачи;
- Кем выдан (отдел ЗАГС, паспортный стол и т.д.).
Образец заявления о смене фамилии
Форма заявления может быть произвольной, однако в нём должны присутствовать:
- ФИО сотрудника (старой фамилией);
- Новая фамилия;
- Основание изменения (паспорт, свидетельство о браке);
- Подпись и дата.
Пример:
В __________ 2026 г. Я, ________________________ (ФИО старую фамилию), прошу внести в мою трудовую книжку запись о смене фамилии на ________________________ (новая фамилия) в связи с получением паспорта № ХХХXXXXXX, выданного отделом ЗАГС № 12. Подпись: ______________________ Дата: __________
Частые ошибки при оформлении
- Отсутствие ссылки на реквизиты – без указания номера и даты паспорта запись считается недействительной.
- Неаккуратное зачёркивание – лучше использовать тонкую линию, чтобы не повредить бумагу.
- Запись в неверном месте – изменения вносятся только в соответствующее поле «Изменения личных данных».
- Отсутствие копий документов – в личном деле должны храниться копии паспорта и свидетельства.
Как отразить изменение в электронной версии трудовой книжки
С в организации допускается использование электронных трудовых книжек. При смене фамилии:
- В системе HR‑портала в разделе «Персональные данные» обновляются новые ФИО.
- Система автоматически генерирует запись с указанием основания (номер паспорта, дата).
- После подтверждения HR‑специалистом в электронной книжке появляется ссылка на оригинальный бумажный документ.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли оформлять новый приказ? – Да, приказ о смене фамилии подписывается руководителем и хранится в кадровом деле;
- Можно ли сразу изменить фамилию в трудовом договоре? – Да, но в договоре также указывается ссылка на соответствующую запись в трудовой книжке.
- Что делать, если ошибка уже допущена? – Сначала делается официальное исправление (запись с указанием причины), затем вносится корректирующая запись.
Правильное оформление записи о смене фамилии в трудовой книжке – важный элемент кадровой дисциплины. Следуя приведённому образцу заполнения и учитывая требования законодательства, вы обеспечите точность персонального дела сотрудника и избежите проблем при проверках.
Для удобства работы с документами рекомендуется использовать готовые образцы и автоматизированные программы кадрового учёта.