Смена фамилии сотрудника – это событие, которое требует внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Однако часто встречается ситуация, когда в документе нет места для новой записи, либо запись вовсе отсутствует. В такой caso необходимо знать, какие документы нужны, как правильно оформить изменения и какие правила установлены Рострудом и Минтрудом.

Правовая основа

Основными нормативными актами, регулирующими порядок внесения изменений в трудовые книжки, являются:

• Приказ Минтруда России от № 1 (Правила ведения и хранения трудовых книжек);
• Постановление Минтруда РФ от № 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек);
• Разъяснения Роструда о правилах заполнения трудовых книжек (2025, № 9).

Все изменения вносятся на основании документа, подтверждающего изменение фамилии (свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, справка об изменении фамилии и т.п.).

Что считается основанием для записи?

В трудовую книжку вносятся данные, если смена фамилии подтверждена:

1. Паспортом (с новыми данными);
2. Свидетельством о заключении брака (или расторжении брака);
3. Документом об изменении фамилии, выданным органом ЗАГС;
4. Иными официальными документами, подтверждающими изменение фамилии.

Как оформить запись?

Запись делается одним мазком черты, после которого указываются новые данные. При этом указываются реквизиты исходного документа (номер, серия, дата).

Что делать, если в книжке нет места для записи?

Если на ьной странице или в обычных полях книги места для новой записи нет, используют внутреннюю сторону последней страницы обложки (вкладыша).

• Вариант 1 – запись делается на внутренней стороне последней страницы обложки.
• Вариант 2 – в случае полного заполнения книги, оформляется дополнительный лист (вкладыш), который привязывается к книжке.

Важно, чтобы в любой из вариантов указывалась ссылка на основной документ, на основании которого производится изменение.

Пошаговый алгоритм внесения изменений

1. Сбор документов. Сотрудник предоставляет в отдел кадров оригиналы документов, подтверждающих смену фамилии.
2. Подготовка заявления. Заявление о внесении изменений оформляется в свободной форме, в нём указываются:
   • ФИО сотрудника (старое и новое);
   • Дата и место рождения;
   • Основание изменения (например, свидетельство о браке);
   • Номер и серия паспорта.
3. Оформление записи в книжке. На первой (ьной) странице или на внутренней стороне обложки черной линией зачеркивается прежняя фамилия/имя и вписываются новые данные.
4. Указание реквизитов документа. В конце записи указываются:
   • Номер, серия и дата выданного документа;
   • Кто выдавал документ (орган ЗАГС, паспортный стол и т.д.).
5. Подпись и печать. Запись заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица отдела кадров и печатью организации.
6. Хранение копий. Сотруднику выдается копия исправленной страницы, а оригинал остается в деле сотрудника.

Обязательно ли вносить запись о смене фамилии на основании свидетельства о браке?

Да. По Правилам заполнения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 69‑у), любые изменения личных данных сотрудника, включая фамилию, должны фиксироваться в книжке. Отсутствие записи делает её недействительной и может привести к проблемам при проверках.

Если на обложке уже нет места, используют внутреннюю сторону последней страницы или отдельный вкладыш.

Частые ошибки при оформлении

• Заполнение без указания реквизитов документа. Это делает запись неполной и может привести к её оспариванию.
• Запись без подписи и печати. Без подписи руководителя запись считается неформальной.
• Неправильный порядок зачеркивания. Нужно использовать одну горизонтальную черту, не стирая полностью прежние данные.
• Использование сокращений. ФИО в записи должны быть написаны полностью, без инициалов.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли изменить фамилию в электронной версии трудовой книжки? Да, если организация использует электронный кадровый документооборот, но оригинальная бумажная запись всё равно должна быть оформлена.
2. Что делать, если прежняя книжка потеряна? Выдается дубликат, в который вносятся все необходимые изменения, с отметкой «дубликат» и указанием основания.
3. Нужна ли подпись сотрудника при внесении записи? Подпись сотрудника не обязательна, но рекомендуется для подтверждения согласия с изменениями.
4. Можно ли оформить запись без обращения в ЗАГС? Нет, запись производится только на основании официального документа, подтверждающего смену фамилии.

Отсутствие записи о смене фамилии в трудовой книжке – это нарушение требований Трудового кодекса РФ и Правил ведения трудовых книжек. При возникновении такой ситуации необходимо:

• Своевременно собрать подтверждающие документы;
• Оформить заявление и запись в соответствии с установленными правилами;
• При отсутствии места – использовать внутреннюю сторону последней страницы или отдельный вкладыш;
• Завершить процесс подписью и печатью организации.

Соблюдение этих рекомендаций позволит избежать юридических проблем и обеспечит корректность кадровой документации.

Полезные ссылки:

• Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ
• Сайт Роструда – разъяснения по ведению трудовых книжек
• КонсультантПлюс – нормативные акты и образцы