Смена фамилии сотрудника (в связи с замужеством, разводом, изменением имени по личным мотивам и т.д.) требует внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Это регулируется Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте России № 63748). Ниже представлен пошаговый алгоритм, необходимые документы и образец записи.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России № 320н – пункт 7 раздела II определяет порядок внесения изменений в сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё все изменения, связанные с личными данными работника.
• ФЗ «О государственной регистрации актов гражданского состояния» – определяет, какие документы подтверждают изменение фамилии (паспорт, свидетельство о браке, о расторжении брака, о перемене имени и др.).

Какие документы нужны для внесения записи

• Паспорт гражданина РФ (новый, с изменённой фамилией).
• Один из следующих документов, подтверждающих основание смены фамилии:
  • Свидетельство о заключении брака;
  • Свидетельство о расторжении брака;
  • Свидетельство о перемене имени (фамилии);
  • Решение органа ЗАГС о восстановлении прежней фамилии;
  • Иные документы, выданные уполномоченными органами (например, решение суда).
• Заявление работника о внесении изменений в трудовую книжку (не обязательно, но рекомендуется для внутреннего документооборота).

Порядок действий работника кадровой службы

1. Получить от сотрудника оригиналы документов, подтверждающих смену фамилии, и сделать их копии для личного дела.
2. Свернуть данные в паспорте с данными, указанными в трудовой книжке (фамилия, имя, отчество, дата рождения).
3. Определить место записи: ьный лист трудовой книжки (раздел «Сведения о работнике»).
4. Внести запись согласно образцу, указав реквизиты документа‑основания (номер, дата, выдавший орган).
5. Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, ответственный за ведение трудовых книжек) и печать организации (если она используется).
6. Сделать отметку в личном деле сотрудника о проведении изменения.

Образец записи в трудовой книжке

Запись делается в разделе «Сведения о работнике» на ьном листе. Формат записи:

Изменение фамилии
Согласно паспорту серии № XXXX № YYYYYYY выданному Отделом УФМС России по г. Москве и свидетельству о заключении брака № ZZ‑AA от выданному Отделом ЗАГС Центрального округа г. Москвы фамилия изменена с Иванова на Петрова.

Где:

• Серия и номер паспорта – реквизиты документа, удостоверяющего личность.
• Дата выдачи паспорта – день, месяц, год.
• Наименование органа, выдавшего паспорт – например, Отдел УФМС.
• Номер и дата свидетельства о браке (или другом документе) – подтверждающее основание смены фамилии.
• Наименование органа, выдавшего свидетельство – ЗАГС, суд и т.д.
• Старое и новое фамилии – указываются полностью.

Что не нужно менять

Согласно пункту 7 Приказа № 320н, записи о предыдущих местах работы, занимаемых должностях и периодах работы, сделанные под старой фамилией, не исправляются. Достаточно, что новая фамилия отражена на ьном листе; вся трудовая история остаётся корректной и связывается с работником через обновлённые личные данные.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли сделать запись только на основании паспорта?

Да, если изменение фамилии произошло в результате выдачи нового паспорта (например, после перемены имени по решению ЗАГС). Однако рекомендуется также приложить документ, подтверждающий основание изменения (свидетельство о браке, решение суда и т.д.), чтобы избежать споров.

Нужно ли делать запись в вкладыше трудовой книжки?

Вкладыш является частью трудовой книжки. Если в вкладыше есть раздел «Сведения о работнике», запись вносится туда же, как и на ьном листе. Если вкладыш используется только для записи о работе, то изменение фамилии вносится только на ьный лист.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

В случае утраты выдаётся дубликат трудовой книжки. При оформлении дубликата в нём сразу делается запись о текущей фамилии (ссылка на паспорт и подтверждающий документ). Предыдущие записи о работе переносятся из оригинала (если он сохранился) или восстанавливаются на основании справок с предыдущих мест работы.

Сроки внесения записи?

Нормативный акт не устанавливает жёстких сроков, но рекомендуется вносить запись в течение 5 рабочих дней с момента получения документов, подтверждающих смену фамилии, чтобы избежать задержек при оформлении других кадровых документов (справки, выписки, расчёты).

Правильная запись о смене фамилии в трудовой книжке включает:

1. Сбор подтверждающих документов (паспорт + свидетельство о браке/разводе/перемене имени).
2. Внесение записи в раздел «Сведения о работнике» на ьном листе (или вкладыше, если там предусмотрен такой раздел).
3. Указание реквизитов документа‑основания (номер, дата, выдавший орган).
4. Подпись ответственного лица и печать организации.
5. Сохранение неизменности прежних записей о работе – они остаются действительными.

Соблюдение указанного порядка гарантирует законопослушность кадрового учёта и защищает права как работника, так и работодателя при последующем использовании трудовой книжки (при приёме на новую работу, назначении пенсии, получении социальных выплат и т.д.).

Информация актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ.