Смена фамилии сотрудника – одно из самых распространённых кадровых изменений. Оформить её правильно важно не только для соблюдения трудового законодательства‚ но и для корректного отражения данных в отчётности (ЕФС‑1‚ РСВ и др.). Ниже представлен пошаговый гайд‚ включающий нормативную базу‚ необходимые документы‚ образцы заявлений‚ приказов и записей в трудовой книжке.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‚ 66) – требование о ведении трудовой книжки и внесении в неё изменений.
• Приказ Минтруда России от № 69 «О порядке ведения трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности» (с изменениями и дополнениями‚ действующими в 2026 г.).
• ФЗ‑27 «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ‚ Фонд социального страхования и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» – порядок отражения изменений личных данных в ЕФС‑1.
• Приказ Минтруда России от № 123 «О внесении изменений в учётные документы в связи со сменой фамилии работника» (образец приказа).

Основания для изменения фамилии

Изменение фамилии возможно в следующих случаях:

• вступление в брак (свидетельство о браке);
• развод (свидетельство о расторжении брака);
• усыновление/удочерение (решение суда о перемене имени);
• желание гражданина изменить фамилию по личным мотивам (решение органа ЗАГСа о перемене фамилии);
• восстановление девичьей фамилии после развода (свидетельство о расторжении брака + заявление).

Основанием для внесения записи в трудовую книжку служит документ‚ подтверждающий факт изменения фамилии (паспорт с новой фамилией‚ свидетельство о браке/разводе‚ решение ЗАГСа и т.д.).

Необходимые документы от сотрудника

• Заявление о смене фамилии (свободной формы‚ но с указанием причины и реквизитов подтверждающего документа).
• Копия документа‚ подтверждающего изменение фамилии (паспорт‚ свидетельство о браке/разводе‚ решение ЗАГСа).
• При необходимости – копия трудовой книжки (для сверки данных).

Пошаговая инструкция для кадровика

1. Получение заявления и документов – сотрудник подаёт заявление и копию подтверждающего документа.
2. Проверка документов – убедиться‚ что фамилия в документе совпадает с той‚ которую сотрудник хочет внести‚ и что документ действителен (не просрочен).
3. Подготовка приказа о внесении изменений – оформляется в соответствии с образцом Приказа Минтруда от № 123.
4. Ознакомление сотрудника с приказом – сотрудник расписывается о получении копии приказа.
5. Внесение записи в трудовую книжку – производится кадровиком или ответственным лицом в отделе кадров.
6. Отражение изменений в электронной трудовой книжке (ЕФС‑1) – при наличии электронной трудовой книжки делается соответствующая запись в системе ЕФС‑1 и формируется извещение о смене личных данных.
7. Обновление иных учётных документов – личная карточка Т‑2‚ приказы о приёме/переводе‚ справки 2‑НДФЛ и др.
8. Хранение документов – копия заявления‚ подтверждающего документа и приказ хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет.

Образец заявления сотрудника

Иванов Иван Иванович
Отдел продаж

Заявление
Прошу внести изменения в мои учётные документы (трудовую книжку‚ личную карточку Т‑2 и др.) в связи со сменой фамилии.
Новая фамилия: Петрова.
Основание: свидетельство о браке № 12‑34/5678 от ‚ выданное отделом ЗАГСа г. Москвы.
Прошу также отразить изменение фамилии в электронной трудовой книжке (ЕФС‑1).

Подпись: ___________________ /Иванов И.И./

Образец приказа о внесении изменений в учётные документы

ПРИКАЗ
№ 123-ОТ
от г.

О внесении изменений в учётные документы в связи со сменой фамилии работника

В соответствии с заявлением сотрудника отдела продаж Иванова Ивана Ивановича
(далее – работник) от г. и представленным свидетельством о браке
№ 12‑34/5678 от г.‚ выданным отделом ЗАГСа г. Москвы‚

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести изменения в трудовую книжку работника‚ личную карточку Т‑2‚
 иные учётные документы‚ заменив фамилию «Иванов» на «Петрова».

Сделать запись в трудовой книжке работника следующего содержания:
 «Изменение фамилии. Ссылка: свидетельство о браке № 12‑34/5678 от г.

 (Выдано отделом ЗАГСа г. Москвы).»

Обеспечить отражение изменения фамилии в электронной трудовой книжке
 (ЕФС‑1) в соответствии с требованиями Приказа Минтруда России от № 123.

Ответственному за ведение кадрового документооборота (начальнику отдела кадров)
 обеспечить исполнение настоящего приказа в течение трёх рабочих дней.

Настоящий приказ вступает в силу с момента его подписания.

Директор по персоналу ___________________ /Петрова С.В./

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (или в раздел «Общие сведения» в зависимости от формы книжки). Формат записи:

• Дата – дата внесения записи (обычно дата издания приказа).
• Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
• Запись – текст‚ например: «Изменение фамилии. Ссылка: свидетельство о браке № 12‑34/5678 от г. (Выдано отделом ЗАГСа г. Москвы).»
• Подпись – подпись лица‚ внесшего запись (кадровик‚ ответственный за ведение трудовых книжек).
• Расшифровка подписи – Ф.И.О. и должность.
• Печать организации (при наличии).

Если в трудовой книжке уже есть предыдущая запись о смене фамилии‚ новая запись помещается ниже‚ не зачёркивая старую (старые данные сохраняются для истории).

Особенности отражения изменений в ЕФС‑1

С сентября 2021 г. вступили в силу новые правила заполнения формы ЕФС‑1. При смене фамилии необходимо:

• В разделе «Сведения о застрахованном лице» обновить поля «Фамилия»‚ «Имя»‚ «Отчество».
• В разделе «Основания для изменения данных» указать вид документа (свидетельство о браке‚ решение ЗАГСа и т.д.)‚ его номер и дату.
• Формировать извещение об изменении личных данных и направлять его в Пенсионный фонд РФ не позднее пяти рабочих дней с даты внесения изменений.

Пример заполнения фрагмента ЕФС‑1 (XML‑фрагмент):

<InsPerson>
 <Surname>Петрова</Surname>
 <Name>Иванова</Name>
 <Patronymic>Ивановна</Patronymic>
 <ChangeReason>Свидетельство о браке</ChangeReason>
 <DocNumber>12-34/5678</DocNumber>
 <DocDate>2026-04-10</DocDate>
</InsPerson>

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить изменение фамилии только на основании заявления сотрудника?

Нет. Требуется документ‚ подтверждающий факт изменения фамилии (паспорт‚ свидетельство о браке/разводе‚ решение ЗАГСа). Заявление служит лишь основанием для Initiation процедуры.

Нужно ли делать запись в трудовой книжке‚ если у сотрудника электронная трудовая книжка?

Если сотрудник выбрал ведение электронной трудовой книжки‚ запись вносится только в ЕФС‑1. Бумажная трудовая книжка не ведётся‚ поэтому запись в ней не требуется.

Сколько времени хранится приказ о смене фамилии в личном деле?

Приказ и сопутствующие документы хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения (ст. 66 ТК РФ).

Можно ли использовать электронную подпись при оформлении приказа?

Да‚ при условии‚ что организация использует ЭДО и подпись соответствует требованиям ФЗ‑63 «Об электронной подписи».

Что делать‚ если сотрудник потерял оригинал свидетельства о браке?

Можно запросить дубликат в отделе ЗАГСа‚ выданный в установленном порядке. Копия дубликата также принимается как основание для внесения изменений.

Оформление смены фамилии в трудовой книжке – процесс‚ требующий внимательного подхода к документации и соблюдения установленных нормативных актов. Следуя представленной пошаговой инструкции‚ используя образцы заявлений и приказов‚ а также правильно внося запись в трудовую книжку и отражая изменения в ЕФС‑1‚ вы обеспечите корректность кадрового учёта и избежите возможных претензий со стороны контролирующих органов.

Помните‚ что основой любой записи в трудовой книжке является достоверный документ‚ подтверждающий факт изменения фамилии. Поэтому всегда проверяйте подлинность и актуальность представленных справок перед внесением изменений.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и информации из открытых источников на .