Смена фамилии сотрудника – одна из самых частых кадровых операций. Ее правильное оформление гарантирует соответствие внутренних документов законодательным требованиям и избавит компанию от возможных проверок и штрафов. В этой статье подробно разберём, как оформить изменение фамилии в трудовой книжке, какие документы нужны, какие нюансы учитывать и как оформить запись в электронных и бумажных формах.

Правовая база

Изменения в паспортных данных работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения) оформляются на основании:

• Кодекса Труда РФ;
• Порядка ведения трудовой книжки (утв. постановлением Пленума ВС РФ от № 12);
• Правил, утверждённых Приказом Минтруда России № 320н от ;
• Советских и современных нормативных актов, опубликованных в системе «КонсультантПлюс» (2024‑2026 гг.).

Согласно п. 26 Правил, работодатель вносит изменения в трудовую книжку по последнему месту работы на основании оригинального паспорта и сопроводительных документов (свидетельство о рождении, браке, расторжении брака, решение суда об изменении имени и т.д.).

Что изменилось в 2025‑2026 годах?

В последние годы в «КонсультантПлюс» появилось несколько типовых образцов и акта, которые упрощают процесс:

1. Типовая форма Акт о смене фамилии в трудовой книжке (2025‑2024‑2023 гг.).
2. Образец Приказа о внесении изменений в титульный лист (2025‑2024‑2023 гг.).
3. Практический гайд «Как вести трудовую книжку в бумажном виде» (2026 г.).

Все эти документы доступны в системе «КонсультантПлюс» после бесплатного пробного доступа на 2 дня.

Какие документы нужны?

Для корректировки записи в трудовой книжке требуются следующие документы:

• Паспорт сотрудника (страница с данными + запись о смене фамилии, если она уже произведена).
• Свидетельство о рождении (если меняется дата рождения).
• Свидетельство о браке или свидетельство о расторжении брака (при изменении фамилии после замужества/развода).
• Решение суда об изменении имени, отчества или фамилии.
• Трудовая книжка (бумажная или электронная).
• Копия приказа/распоряжения руководителя о внесении изменений (по желанию, но часто требуется в крупных компаниях).

Важно, чтобы каждый документ был пронумерован и датирован, а в записи в трудовой книжке указывалась ссылка на номер и дату соответствующего документа.

Пошаговая инструкция по внесению изменений

Подготовка документации

1. Соберите все оригиналы, перечисленные в пункте 2.
2. Сделайте копии (две копии каждого документа) – они будут прикреплены к акту.
3. Подготовьте шаблон акта о смене фамилии (образец доступен в «КонсультантПлюс»).

Оформление акта

Акт о смене фамилии содержит:

• Наименование организации;
• Ф.И.О. сотрудника;
• Дата и номер приказа/распоряжения;
• Ссылка на основной документ (паспорт, свидетельство и т.д.);
• Точный текст изменения (например, «Фамилия изменена с «Иванова» на «Петрова»»);
• Подписи ответственного лица и руководителя.

Внесение изменений в трудовую книжку

В зависимости от формы трудовой книжки (бумажная или электронная) процесс отличается:

Бумажная форма

1. В титульном листе (обложке) отметьте запятую и подпишите «Исправление».
2. Внесите новую фамилию в соответствующее поле.
3. Если в книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и в нём, и на обложке вкладыша.
4. Подпишите запись от руки, указав дату и номер приказа.

Электронная форма (для новых сотрудников, начавших работу после )

1. В системе кадрового учёта (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) обновите персональные данные.
2. Синхронизируйте изменения с электронным вариантом трудовой книжки.
3. Сохраните журнал изменений, где указана дата, номер документа и ссылка на паспорт.

Обновление остальных кадровых документов

После внесения изменения в трудовую книжку необходимо скорректировать:

• Трудовой договор;
• Личную карточку (форма Т‑2);
• Штатное расписание;
• Бюллетень учета рабочего времени;
• Все внутренние документы, где отражаются Ф.И.О. сотрудника.

Особенности для новых сотрудников

Для работников, начавших трудовую деятельность после 1 января 2021 года и не имеющих предыдущего трудового стажа, оформление происходит иначе:

• Бумажная трудовая книжка не выдаётся – используется только электронный вариант.
• Все изменения вносятся в электронный кадровый модуль, а в бумажный аналог (если он всё‑же существует) вносятся только при необходимости аудита.
• Процедура внесения исправлений полностью идентична описанной выше, но оформляется в электронном журнале.

Примеры заполнения

Пример записи в титульном листе (бумажный)

Титульный лист
№ ___
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Фамилия: Иванов

После внесения изменения:

Фамилия: Петрова

Пример записи в электронной форме (1С)

В модуле «Кадровый учет → Сотрудники → Основная информация» в поле «Фамилия» указать «Петрова». Система автоматически сформирует запись:

1. Дата изменения – ;
2. Номер приказа – 123‑О;
3. Основание – Паспорт № 45 1234567, выдан ОУФМС России по г. Москве;
4. Примечание – «Исправление в связи со сменой фамилии после брака».

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли зачеркнуть старую фамилию? Да, в бумажной форме допускается аккуратно зачеркнуть старую запись и надписать «Исправление» рядом. В электронных формах зачеркивание не используется.
• Нужно ли оформлять новый приказ каждый раз? Для каждой смены фамилии оформляется отдельный приказ (или распоряжение).
• Как вести учёт, если сотрудник меняет фамилию несколько раз? В каждом акте указываются все предыдущие изменения, а в журнале фиксируется полная цепочка.
• Что делать, если в книжке уже есть ошибка? Ошибку можно исправить, оформив новый акт с пометкой «Исправление ошибки в предыдущей записи».

Изменение фамилии сотрудника в трудовой книжке – это процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и внимательного подхода к оформлению документов. Правильная последовательность действий (сбор документов, подготовка акта, внесение записи, обновление остальных кадровых документов) позволяет избежать расхождений в персональных данных, упростить работу с проверяющими органами и сохранить корректную кадровую отчётность.

Для упрощения процедуры рекомендуеться пользоваться готовыми образцами из «КонсультантПлюс» (2025‑2026 гг.) и автоматизировать внесение изменений в электронные кадровые системы.

Автор: кадровый специалист, 2026 год.