Смена фамилии сотрудником — это распространенная ситуация в кадровой практике‚ которая может возникнуть по разным причинам: вступление в брак‚ развод‚ личное желание гражданина или восстановление добрачной фамилии. Согласно законодательству РФ‚ отсутствие актуальных данных в трудовой книжке является нарушением правил ее ведения. Если в документе нет записи о смене фамилии‚ это может создать проблемы при подсчете стажа‚ оформлении пенсии или получении кредитов.

В данной статье мы подробно разберем‚ на основании каких документов вносится запись‚ какой алгоритм действий должен соблюдать кадровик и что делать‚ если запись была сделана ошибочно или вовсе отсутствует.

На основании каких документов вносится запись?

Главное правило‚ которое нужно помнить: основанием для изменения фамилии в трудовой книжке служат только оригиналы или заверенные копии документов‚ выданных органами ЗАГС или МВД. Простоного заявления сотрудника или старого паспорта недостаточно.

Сотрудник обязан предоставить один из следующих документов:

• Свидетельство о заключении брака (если фамилия изменена при вступлении в брак);
• Свидетельство о расторжении брака (если сотрудница вернула добрачную фамилию после развода);
• Свидетельство о перемене имени (выдается органами ЗАГС при смене фамилии по собственному желанию);
• Паспорт гражданина РФ с новыми данными (является основным документом‚ подтверждающим личность‚ но запись вносится со ссылкой на документ-основание, свидетельство).

Важно отметить‚ что запись вносится только после предоставления оригинала документа. Копии (даже заверенные) могут храниться в личном деле‚ но для внесения изменений специалист по кадрам должен видеть оригинал.

Алгоритм действий кадровика при смене фамилии

Процедура внесения изменений регламентирована Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России) и актуальными приказами Минтруда. Действия должны быть выполнены в строгой последовательности:

1. Получение документов. Сотрудник пишет заявление о внесении изменений в связи с переменой фамилии и прикладывает оригиналы документов (свидетельство и новый паспорт).
2. Проверка данных. Кадровик сверяет данные в свидетельстве и паспорте. Убедитесь‚ что фамилия изменена официально;
3. Внесение записи на титульный лист.
   • Одной тонкой чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя‚ отчество‚ дата рождения).
   • Рядом (обычно сверху или сбоку‚ где есть место) записываются новые данные.
   • Запись производится разборчивым почерком‚ чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета.
4. Указание основания. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается запись о документе‚ на основании которого внесены изменения. Указываются:
   • Наименование документа (например‚ «Свидетельство о заключении брака»);
   • Его серия и номер;
   • Дата выдачи;
   • Кем выдан.
5. Заверение записи. Запись на внутренней стороне обложки заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (или отдела кадров)‚ если организация использует печать в своей деятельности.

Образец записи на внутренней стороне обложки:

Фамилия изменена на «Иванова» на основании свидетельства о заключении брака серии АБ № 123456‚ выданного отделом ЗАГС г. Москвы 20 мая 2026 года. Должность‚ подпись‚ расшифровка подписи. Печать.

Что делать‚ если запись о смене фамилии отсутствует?

Часто возникает ситуация‚ когда сотрудник давно сменил фамилию‚ предоставил документы‚ но запись в трудовой книжке так и не была сделана. Или же запись была сделана ошибочно (например‚ только на основании свидетельства о разводе без указания реквизитов‚ или зачеркнута не та графа).

Сценарий 1: Запись забыли сделать вовремя.
Если сотрудник сменил фамилию несколько лет назад‚ но в трудовой стоит старая‚ необходимо актуализировать данные на текущую дату.

• Сотрудник предоставляет оригиналы всех цепочки документов (например‚ свидетельство о браке‚ затем о разводе‚ затем о повторном браке)‚ если фамилия менялась.
• Кадровик вносит изменения на титульный лист‚ зачеркивая текущую фамилию (которая указана в трудовой) и вписывая актуальную (из нового паспорта).
• На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ‚ послуживший основанием для последнего изменения.

Сценарий 2: Ошибка в записи (неверное основание или опечатка).
Если запись была сделана неверно (например‚ указана wrong серия свидетельства или зачеркнуто лишнее)‚ действуют правила исправления ошибок:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой.
2. Рядом вносится правильная запись.
3. На внутренней стороне обложки делается пояснение: «Запись № [порядковый номер] считать недействительной‚ внесена запись [новая правильная информация]».
4. Запись заверяется подписью и печатью.

Нюансы 2025-2026 годов: Электровые трудовые книжки

Важно помнить‚ что с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) правила для бумажных версий сохранились только для тех сотрудников‚ кто подал письменное заявление о сохранении бумажной трудовой до конца 2020 года.

Если сотрудник ведет электронную трудовую‚ то изменения в бумажный документ не вносятся (если он не хранится у работодателя по заявлению). В этом случае кадровик формирует отчетность в Социальный фонд России (СФР) с указанием новых данных. Однако‚ если бумажная трудовая находится на руках у работника и он просит внести изменения‚ это делается по общим правилам‚ описанным выше.

Частые ошибки при внесении изменений

• Отсутствие ссылки на документ. Просто изменить фамилию без указания реквизитов свидетельства на обороте обложки нельзя, такая запись считается недействительной.
• Использование корректора («замазки»). Категорически запрещено использовать корректирующие жидкости. Только зачеркивание.
• Внесение записи без оригинала документа. Принятие копий (даже нотариальных) для первичного внесения изменений рискованно‚ лучше требовать оригинал для сверки.
• Отсутствие печати. Если организация использует печать‚ ее отсутствие на записи об изменении фамилии может привести к признанию записи недействительной при проверке или оформлении пенсии.

Отсутствие записи о смене фамилии в трудовой книжке — это устранимый дефект документооборота. Главное, действовать последовательно: запросить у сотрудника оригиналы документов-оснований (свидетельств о браке‚ разводе или перемене имени)‚ аккуратно зачеркнуть старые данные‚ вписать новые и обязательно заверить изменения подписью ответственного лица и печатью организации с указанием реквизитов документа. Соблюдение этих правил гарантирует работнику беспроблемный учет стажа и своевременное назначение пенсии.