Смена фамилии, распространенная жизненная ситуация, которая требует корректного отражения в кадровых документах. Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж, поэтому внесение в нее изменений должно проводиться в строгом соответствии с законодательством. В этой статье подробно разберем, как правильно оформить запись об изменении фамилии в 2025-2026 году, на основании каких документов и куда именно вносить данные, если на обложке нет места.

Правовая основа

Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России № 320н (п. 32); С 1 января 2021 года для новых работников, не имеющих предыдущего стажа, оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако для работников, уже имеющих бумажную книжку, или в случаях, предусмотренных законом, продолжает использоваться бумажный вариант.

Куда вносить запись, если на обложке нет места?

Если все поля на лицевой стороне обложки заполнены, запись об изменении фамилии может быть внесена:

1. В конце трудовой книжки — на последней свободной странице после всех записей об работе.
2. Во вкладыше — если он оформлен и прикреплен к книжке. В этом случае во вкладыше также должна быть сделана соответствующая запись.

Рекомендация: Предпочтительным считается второй вариант (во вкладыше), так как он полностью соответствует п. 32 Приказа № 320н и позволяет сохранить хронологию записей в основной части книжки.

Порядок действий для работодателя (алгоритм)

При смене фамилии сотрудником работодатель (кадровик) должен выполнить следующие шаги:

1. Получить от сотрудника письменное заявление с просьбой внести изменения в трудовую книжку.
2. Принять документы, подтверждающие смену фамилии:
   • Свидетельство о заключении брака (если фамилия меняется в связи с браком).
   • Свидетельство о расторжении брака (если возвращается прежняя фамилия).
   • Свидетельство о перемене фамилии (если изменение происходит по собственному желанию).
   • Паспорт РФ с новой фамилией (для сверки).
3. Издать приказ (распоряжение) об изменении анкетно-биографических данных работника. В приказе указываются: ФИО до и после изменения, основание (номер и дата свидетельства), а также указание на необходимость внесения записи в трудовую книжку.
4. Внести запись в трудовую книжку.
5. Заверить запись подписью ответственного лица (обычно кадровика или руководителя) и печатью организации (при наличии).
6. Передать исправленную трудовую книжку сотруднику под расписку.

Как правильно оформить запись: образец и формулировка

Запись об изменении фамилии вносится без перечеркивания ранее указанных фамилии, имени, отчества. Указывается новая фамилия, имя, отчество (если менялось) и дата, с которой они действуют.

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

Для работников, с 1 января 2021 года оформляющих только электронную трудовую книжку, процедура иная:

• Работодатель вносит изменения в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) через личный кабинет на портале Госуслуг или через программное обеспечение для работы с ЭТК.
• В разделе «Сведения о работнике» указываются новые ФИО, а в разделе «Сведения о трудовой деятельности» делается запись об изменении реквизитов документа.
• Физическая запись на бумажном носителе не делается, так как бумажная трудовая книжка работнику не выдается.

Какие документы нужны работнику и работодателю?

От работника:

• Заявление о внесении изменений.
• Паспорт РФ (для идентификации).
• Документ-основание (свидетельство о браке/разводе/перемене фамилии).
• Бумажная трудовая книжка (если она есть).

От работодателя:

• Приказ (распоряжение) об изменении анкетных данных.
• Запись в трудовой книжке (бумажной или электронной).
• Акт о внесении изменений (по требованию, для справки);

Ответы на частые вопросы

Обязательно ли вносить запись, если обложка уже заполнена?

Да, обязательно. Трудовая книжка — это юридически значимый документ. Все изменения в ФИО должны быть отражены в ней, чтобы избежать разночтений при подтверждении стажа в будущем (например, при назначении пенсии).

Что делать, если старая запись на обложке уже неактуальна?

Новая запись об изменении фамилии не отменяет и не перечеркивает старую. Она лишь дополняет информацию, указывая на изменение. При сверке данных всегда будет видна хронология: какая фамилия, имя, отчество были указаны на момент приема на работу и когда они изменились.

Кто оплачивает замену трудовой книжки, если старая испорчена при внесении записи?

Если в процессе внесения записи (например, при переклейке вкладыша) трудовая книжка пришла в негодность, работодатель обязан бесплатно оформить новую (ст. 67 ТК РФ). Старая книжка с пометкой о недействительности хранится у работодателя.

Изменение фамилии в трудовой книжке — стандартная кадровая процедура, но требующая внимания к деталям. Ключевые правила:

• Используйте документ-основание (свидетельство).
• Вносите запись без перечеркивания старых данных.
• Если места на обложке нет, используйте последнюю страницу или вкладыш.
• Заверяйте запись подписью и печатью (для бумажной версии).
• Для электронных книжек вносите изменения только в ЭТК через СЗВ-ТД.

Соблюдение этих правил гарантирует, что ваша трудовая книжка будет соответствовать требованиям законодательства и без проблем подтвердит ваш стаж в любой момент.