Смена фамилии – событие, которое требует официального отражения в трудовой книжке. Правильное оформление записи позволяет избежать недоразумений при оформлении документов, работе с СФР и при переходе в другую организацию. В статье собраны все необходимые шаги, правовые основания и примеры заполнения.
Правовая основа
Изменения в трудовой книжке производятся на основании:
- Трудового кодекса РФ;
- Приказа Минтруда России № 320н от «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»;
- Форм, утвержденных в системе КонсультантПлюс (образцы исправлений, акты, заявления).
В соответствии с этими нормативными актами работодатель вносит изменения в:
- Титульный лист (фамилия, имя, отчество);
- Внутреннюю сторону обложки;
- Вкладыш (если он оформлен);
- Записи о дате рождения, месте рождения, образовании, профессии и специальности.
Все изменения оформляются актами, подписываются уполномоченными лицами и фиксируются в журнале учета.
Когда требуется внесение изменений
Смена фамилии может быть вызвана:
- браком и изменением фамилии в паспортных данных;
- усыновлением;
- коррекцией ошибки в документе, допущенной при первичной записи;
- другим законным основанием.
- паспорт с новой фамилией;
- свидетельство о браке (при изменении фамилии после заключения брака);
- документ, подтверждающий изменение фамилии (например, решение суда);
- документ, подтверждающий изменение отчества, если он связан с фамилией.
- старый и новый фамилия, имя, отчество;
- дата изменения;
- причина (например, «изменение фамилии в связи с заключением брака»);
- подпись и дата.
- номер и дата акта;
- Ф.И.О. сотрудника;
- старый и новый фамильный статус;
- основание для изменения (паспорт, свидетельство о браке и т.д.);
- подпись уполномоченного лица и печать организации.
- В титульном листе и на внутренней стороне обложки зачеркивается старая фамилия одной чертой.
- Справа (или слева, если места достаточно) записывается новая фамилия.
- Если в книжке есть вкладыш – его тоже необходимо откорректировать тем же способом.
- В конце записи ставятся подписи ответственного лица и, при необходимости, печать.
Если смена произошла до начала работы, то после устройства на новую должность в книжку вносит кадровый отдел. Если же смена произошла в процессе работы, то вносится запись в текущей книжке.
Пошаговый алгоритм внесения исправления
Сбор документов
Для корректировки фамилии необходимо предоставить работодателю один из следующих оригиналов:
Принятие заявления сотрудника
Сотрудник подает заявление о внесении изменений в трудовую книжку. В заявлении указываются:
Оформление акта исправления
Работодатель составляе́т акт исправления ошибки в фамилии. В акте указываются:
Внесение записи в трудовую книжку
Сам процесс внесения выглядит так:
Пример оформления (в виде условного шаблона):
_______________________________ | Фамилия: Иванов | | Имя: Сергей | | Отчество: Петрович | |_______________________________|| Бывшая фамилия: Петров | | Новая фамилия: Сидоров | | Дата внесения: | |_______________________________|| Подпись: ____________________ | | Печать: _____________________ |
Уведомление СФР и других инстанций
После внесения изменений в книжку необходимо:
- обновить данные в Службе занятости и ПФР;
- сообщить в налоговый орган (при необходимости – в ИНН);
- внести изменения в кадровую документацию (трудовой договор, листок учета рабочего времени);
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный способ зачеркивания. Зачеркивать следует одной непрерывной линией, без лишних штрихов.
- Отсутствие подписи и печати. Без подписи акта и печати запись может быть признана недействительной.
- Несоблюдение порядка вкладыша. Если в книжке используется вкладыш, его нужно поправить одновременно с основной записью.
- Забывка о внесении изменений в другие документы. После исправления фамилии необходимо обновить данные в листе учета рабочего времени, в приказе об увольнении/приёме и т.д.
Примеры из практики
Исправление ошибки в фамилии, допущенной при первичной записи
Сотрудник Иванов И.И. в паспорте с изменил фамилию на Смирнов. При приёме на работу в 2024 году в книжке была записана старая фамилия. Чтобы исправить ошибку, был оформлен акт, в котором указано основание – копия нового паспорта. В книжке была зачеркнута «Иванов», а вместо неё записана «Смирнов».
Смена фамилии после брака
Сотрудница Петрова А.А. после регистрации брака стала фамилией Кузнецова. Она предоставила в отдел кадров свидетельство о браке и заявление. В акте исправления указано «изменение фамилии в связи с заключением брака». В книжке была зачеркнута «Петрова», а вместо неё записана «Кузнецова».
Исправление вкладыша
В книжке сотрудника имеется вкладыш, где указана дата рождения и место работы. После смены фамилии вкладыш также требует поправки: в графе «Фамилия» ставится новая фамилия, а старая – зачеркнута.
Краткое резюме
- Соберите подтверждающие документы (паспорт, свидетельство о браке и т.д.).
- Получите от сотрудника письменное заявление.
- Оформите акт исправления, подпишите его и поставьте печать.
- Зачеркните старую фамилию одной чертой и запишите новую.
- При необходимости поправьте вкладыш.
- Обновите данные в ПФР, СФР и других организациях.
Соблюдая указанный порядок, вы гарантируете корректность оформления трудовой книжки и избежите проблем при дальнейшей работе с персоналом.
Полезные ссылки
- КонсультантПлюс – форма исправления ошибки в фамилии в трудовой книжке
- Приказ Минтруда России № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»
- Официальный сайт ПФР – порядок внесения изменений в персональные данные
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалисту по персоналу или юридическому отделу вашей организации.