С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), что стало важным шагом на пути цифровизации трудовых отношений. Эта инновация призвана упростить ведение трудовой документации, снизить риск потери данных и обеспечить более оперативный доступ к информации о трудовом стаже.
Важно! Сведения об электронных трудовых книжках должны подаваться работодателями в установленные законом сроки. Это касается как новых записей, так и изменений в уже существующих трудовых книжках.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровая версия привычной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационных системах Пенсионного фонда России (ПФР) и Социалфонда России. Она содержит:
- Сведения о трудовой деятельности работника;
- Информацию о приеме на работу, переводе, увольнении;
- Данные о наградах и поощрениях;
- Сведения о профессиональной переподготовке и повышении квалификации.
Кто должен подавать сведения об ЭТК?
Обязанность по подаче сведений об электронных трудовых книжках возложена на работодателей. Это касается:
- Организаций всех форм собственности;
- Индивидуальных предпринимателей, которые нанимают работников;
- Физических лиц, использующих наемный труд (например, нанимателей по договорам ГПХ).
Внимание! Работодатели обязаны предоставлять сведения об ЭТК в Социалфонд России не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли изменения в трудовой деятельности работника.
Какие сведения необходимо подавать?
Работодатели должны предоставлять следующие сведения:
- СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) — основной документ, который содержит информацию о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении условий труда;
- Сведения о совместителях, для внешних совместителей;
- Сведения о приеме на работу впервые — для граждан, которые впервые устраиваются на работу после 2020 года;
- Сведения об изменении трудовой функции — при переводе на другую постоянную работу;
- Сведения об увольнении — при расторжении трудового договора.
Сроки подачи сведений
Сведения об электронных трудовых книжках должны подаваться в следующие сроки:
| Событие | Срок подачи |
|---|---|
| Прием на работу | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приема на работу |
| Перевод на другую постоянную работу | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода |
| Увольнение | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем увольнения |
| Изменение трудовой функции | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем изменения |
| Подача заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде | В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления |
Как подавать сведения об ЭТК?
Подача сведений об электронных трудовых книжках осуществляется через:
- Личный кабинет на сайте Социалфонда России (для организаций и ИП);
- Специализированное программное обеспечение (например, 1С, Контур, другие бухгалтерские программы);
- Электронные сервисы, интегрированные с системами ПФР и Социалфонда;
- Уполномоченные организации, которые оказывают услуги по ведению кадрового учета.
Что делать, если работник отказывается от ЭТК?
С 2020 года все новые трудовые книжки оформляются в электронном виде. Однако у работника есть право:
- Продолжать вести бумажную трудовую книжку, в этом случае работодатель обязан вносить записи и в бумажную, и в электронную версию;
- Подать заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде, в этом случае бумажная версия не оформляется;
- Отказаться от ведения трудовой книжки — если работник не желает иметь ни бумажную, ни электронную версию, работодатель не обязан ее оформлять.
Важно! Работодатель обязан уведомить работника о возможности ведения трудовой книжки в электронном виде и получить его письменное согласие или заявление об отказе.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Работник может подтвердить наличие у него электронной трудовой книжки следующими способами:
- Через личный кабинет на сайте ПФР, www.pfrf.ru;
- Через портал Госуслуг — www.gosuslugi.ru;
- Через мобильное приложение ПФР;
- Обратившись в территориальное отделение ПФР;
Что делать, если работодатель не подает сведения об ЭТК?
Если работодатель не предоставляет сведения об электронной трудовой книжке, работник может:
- Обратиться к работодателю с требованием предоставить сведения;
- Направить жалобу в трудовую инспекцию;
- Обратиться в прокуратуру;
- Подать иск в суд о возмещении ущерба, причиненного непредоставлением сведений.
Важно! Работодатель несет административную ответственность за непредоставление сведений об ЭТК в установленные сроки. Размер штрафа может составлять от 30 000 до 50 000 рублей.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Да, работник может отказаться от ведения трудовой книжки в электронном виде. В этом случае работодатель обязан продолжать вести бумажную версию.
Нужно ли регистрировать электронные трудовые книжки в книге учета?
Нет, электронные трудовые книжки не требуют регистрации в книге учета. Все сведения хранятся в информационных системах ПФР и Социалфонда.
Как работник может проверить свои данные в ЭТК?
Работник может проверить свои данные в электронной трудовой книжке через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг.
Что делать, если в ЭТК допущена ошибка?
Если в электронной трудовой книжке обнаружена ошибка, работник или работодатель должны обратиться в территориальное отделение ПФР для ее исправления.
С какого года при приеме на работу впервые оформляется электронная трудовая книжка?
С 2020 года все новые трудовые книжки оформляются в электронном виде. Если гражданин впервые устраивается на работу после 2020 года, его трудовая книжка автоматически оформляется в электронном формате.
Переход на электронные трудовые книжки стал важным шагом на пути цифровизации трудовых отношений в России. Эта инновация позволяет:
- Снизить риск потери данных;
- Обеспечить оперативный доступ к информации о трудовом стаже;
- Упростить ведение кадрового учета;
- Снизить административную нагрузку на работодателей.
Однако важно помнить, что работодатели обязаны своевременно подавать сведения об ЭТК в установленные законом сроки. В противном случае они могут быть привлечены к административной ответственности.
Если у вас возникли вопросы по подаче сведений об электронных трудовых книжках, рекомендуем обратиться в территориальное отделение ПФР или Социалфонда России, а также к квалифицированным специалистам в области трудового права.
Примечание: Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства Российской Федерации и информационных материалов Пенсионного фонда России и Социалфонда России. В случае возникновения спорных ситуаций рекомендуется обратиться к специалистам за консультацией.