Смена фамилии — это значимое юридическое событие, которое может произойти по разным причинам: заключение брака, расторжение брака, личное желание, судебное решение и т;д. После смены фамилии важно вовремя внести соответствующие изменения в все официальные документы, включая трудовую книжку. Неправильное или отсутствующее оформление записи о смене фамилии может привести к проблемам при оформлении пенсии, трудоустройстве, получении льгот или при проверке трудового стажа.

Законодательная основа

Внесение изменений в трудовую книжку регулируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69 (в редакции 2025–2026 гг.). Согласно пункту 51 этой Инструкции, изменения в личных данных работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения) вносятся на основании документа, удостоверяющего личность.

К таким документам относятся:

• Паспорт гражданина Российской Федерации;
• Вид на жительство (для иностранных граждан и лиц без гражданства);
• Свидетельство о рождении — для граждан РФ младше 14 лет, не имеющих паспорта.

Важно! Свидетельство о заключении (расторжении) брака не является основанием для внесения изменений в трудовую книжку. Оно лишь подтверждает причину смены фамилии, но не заменяет паспорт с новыми данными. Если работник предоставит только свидетельство о браке, а паспорт останется со старой фамилией — это создаст расхождение в данных и может привести к юридическим сложностям в будущем.

Кто имеет право вносить изменения?

Запись о смене фамилии в трудовой книжке может внести только уполномоченный сотрудник работодателя, ответственный за ведение трудовых книжек. Обычно это:

• Сотрудник отдела кадров;
• Бухгалтер (если в организации нет кадровой службы);
• Руководитель организации (в случае малого бизнеса).

Запись вносится только по месту текущего трудоустройства — то есть на последнем месте работы работника. Если работник сменил несколько мест работы после смены фамилии, то корректировка делается только в той трудовой книжке, которая находится у текущего работодателя.

Пошаговая инструкция: как внести запись о смене фамилии

Шаг 1: Работник подает заявление и документы

Работник должен лично обратиться к работодателю с:

1. Заявлением о внесении изменений в трудовую книжку (образец ниже);
2. Паспортом с новой фамилией (оригинал для сверки и копия для приложения к личному делу);
3. При желании — копией свидетельства о браке (для справки, но не как основание).

Шаг 2: Формулировка заявления

Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать:

• Наименование организации;
• ФИО работника (старые и новые);
• Точную формулировку просьбы: «Прошу внести изменения в трудовую книжку в связи со сменой фамилии»;
• Дата и подпись работника.

Образец заявления:

Заявление
Прошу внести изменения в трудовую книжку в связи со сменой фамилии: 
было: Иванова Мария Петровна 
стало: Петрова Мария Петровна.

Паспорт РФ серии 45 01 № 1234567, выдан ОВД г. Москвы .

Прилагаю копию паспорта.

Подпись: ___________ /Петрова М.П./

Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку

Уполномоченный сотрудник вносит запись на ьном листе трудовой книжки (первая страница), где указаны ФИО, дата рождения и другие персональные данные.

Порядок внесения записи:

1. Зачеркивается прежняя запись (ФИО) одной сплошной линией — так, чтобы она оставалась читаемой.
2. Над зачеркнутой записью пишется новая фамилия, имя и отчество (полностью).
3. После новой записи делается запись: «Фамилия изменена на основании паспорта РФ».
4. Указываются реквизиты документа: серия, номер, кем и когда выдан.
5. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).

Пример записи в трудовой книжке:

Ранее: Иванова Мария Петровна

 (зачеркнуто одной линией)
Новая запись: ПЕТРОВА МАРИЯ ПЕТРОВНА

Фамилия изменена на основании паспорта РФ серии 45 01 № 1234567, выданного ОВД г. Москвы .
Подпись: ___________ /Сидорова А.В./

Печать: [штамп организации]
Шаг 4: Запись на внутренней стороне обложки
На внутренней стороне обложки трудовой книжки (в специальном поле для примечаний) делается запись:

«Сведения о смене фамилии внесены на основании паспорта РФ»;
Реквизиты паспорта (серия, номер, дата выдачи, орган выдачи);
Дата внесения изменений;
Подпись ответственного лица.

Это необходимо для того, чтобы при проверке трудовой книжки (например, Пенсионным фондом) не возникало вопросов о подлинности изменений.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или находится у предыдущего работодателя?
Если трудовая книжка находится у предыдущего работодателя, работник должен:

Подать заявление на имя текущего работодателя с просьбой о выдаче трудовой книжки для внесения изменений;
После получения книжки — внести запись о смене фамилии в течение 5 рабочих дней;
Если книжка утеряна — необходимо восстановить её через текущего работодателя (по архивным данным), а затем уже вносить изменения.

Частые ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Внесение изменений на основании свидетельства о браке. → Решение: Всегда требуйте паспорт с новой фамилией.
Ошибка 2: Зачеркивание записи неаккуратно, нечитаемо или двумя линиями. → Решение: Используйте одну сплошную линию, не перечеркивайте полностью, фамилия должна быть читаема.
Ошибка 3: Не указываются реквизиты паспорта. → Решение: Обязательно указывайте серию, номер, дату и орган выдачи.
Ошибка 4: Запись внесена не на ьном листе, а в разделе «Работа». → Решение: Личные данные меняются ТОЛЬКО на первой странице.

Последствия неправильного оформления
Если запись о смене фамилии в трудовой книжке сделана неправильно или отсутствует, это может привести к:

Отказу в назначении пенсии;
Проблемам при трудоустройстве в новой организации;
Сложностям при проверке трудового стажа Пенсионным фондом;
Признанию трудовой книжки недействительной.

Поэтому не стоит откладывать внесение изменений — сделайте это в течение 5–7 дней после получения нового паспорта.
Внесение записи о смене фамилии в трудовую книжку — это простая, но крайне важная процедура, требующая внимательности и соблюдения законодательных норм. Главное правило: изменения вносятся только на основании паспорта с новыми данными, а не на основании свидетельства о браке или других документов.
Работодатель обязан внести изменения в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления и документов. Работник должен контролировать процесс и требовать корректного оформления — это защитит его права в будущем.
Помните: Трудовая книжка — это исторический документ вашего профессионального пути. Каждая запись в ней должна быть точной, законной и подтвержденной. Не допускайте ошибок — они могут стоить вам времени, денег и спокойствия.
Если у вас остались вопросы — обратитесь в отдел кадров вашей организации или в трудовую инспекцию. Лучше перестраховаться, чем столкнуться с проблемами через 10 лет при выходе на пенсию.