Смена собственника (реорганизация, передача имущества, изменение учредителя) – это событие, которое требует внесения соответствующей записи в трудовую книжку каждого работника, чьи трудовые отношения связаны с объектом, переходящим в новое владение․ Ниже подробно разбираем, как правильно оформить такие изменения, какие документы являются основанием, какие графа заполнять и какие нюансы следует учитывать․
Нормативная база
Для корректного оформления изменений в трудовых книжках используются:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 65, 70, 81)
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»
- Инструкция по оформлению ьного листа и последующих записей
Все изменения вносятся только после издания официального внутреннего документа (протокола, решения, приказа) о смене собственника․
Основания для внесения записи
В трудовую книжку вноситься запись по следующим основаниям:
- Протокол/решение совета директоров или учредителей о передаче имущества новому собственнику․
- Учредительный документ нового собственника (например, решение о вхождении в уставный капитал)․
- Акт приема‑передачи имущества․
- Приказ организации о переименовании или о переходе в новую структуру․
Только после официального опубликования одного из перечисленных документов допускается внесение записи в трудовые книжки․
Как оформить запись в книге
Форма записи
В графе «Основание» указывается:
- наименование документа (протокол, решение, приказ);
- номер документа;
- дата издания․
В графе «Запись» вносится информация о смене собственника:
Запись: Смена собственника организации «________» (ИНН __________) на __________ (ФИО/наименование нового собственника) с «__»______20__ г․
Пример оформления (бумажный вариант):
- В графе 1 (ФИО работника) – оставляем без изменений․
- В графе 2 (Дата приема на работу) – оставляем прежнюю дату․
- В графе 3 (Должность, подразделение) – при необходимости уточняем новое подразделение, если оно изменилось․
- В графе 4 (Основание) – указываем номер и дату протокола о смене собственника․
- В графе 5 (Запись) – вносим текст о смене собственника (см․ пример выше)․
Подписи и заверения
После внесения записи необходимо:
- Подписать её рукой работника (необязательно, но рекомендуется)․
- Поставить печать организации (если она имеется)․
- Оформить заверительную подпись уполномоченного лица, ответственного за ведение кадровых документов․
Заверительная подпись выглядит так:
____________________ (подпись уполномоченного)
Последствия для отчётности и СФР
Смена собственника может повлиять на:
- Сведения в ЕФС‑1 (отчёт о страховых взносах) – необходимо обновить сведения об работодателе․
- Код ОКПО и ИНН организации в личных данных работников․
- Периодичность уплаты страховых взносов (может измениться при переходе в новую структуру)․
Важно зафиксировать в отчёте СФР, что работник продолжает работать, но с новым работодателем‑владельцем․ При этом в ЕФС‑1 указывается новый ИНН/ОГРН организации‑работодателя․
Пошаговый алгоритм внесения записи
- Уведомить работника о предстоящей смене собственника (письмо‑уведомление)․
- Подготовить внутренний документ (протокол, решение) о смене собственника․
- Обновить кадровую документацию – штатное расписание, реквизиты организации․
- Внести запись в трудовые книжки согласно шаблону (см․ пункт 3․1)․
- Получить подпись работника и печать (при необходимости)․
- Заверить запись подписью уполномоченного лица․
- Обновить данные в СФР (ЕФС‑1) – указать нового работодателя․
- Сохранить копию всех документов в кадровом деле․
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания основания․ Запись должна ссылаться на конкретный документ (протокол, приказ)․
- Неправильное оформление даты․ Дата должна быть в формате ДД․ММ․ГГГГ․
- Перезапись без пояснения․ При необходимости исправления допускается лишь добавить строку «Исправлено», но без стирания․
- Отсутствие подписи работника․ Хотя это не обязательное требование, подпись повышает достоверность записи․
- Необновление данных в СФР․ Забывчивость в обновлении ИНН/ОГРН приводит к штрафам․
Пример готовой записи
Графа 1: Иванов Иван Иванович Графа 2: Графа 3: Бухгалтер, отдел бухгалтерии Графа 4: Протокол № 12 от «О смене собственника» Графа 5: Смена собственника организации «Старый ООО» (ИНН 1234567890) на ООО «Новый Партнёр» (ИНН 0987654321) с г․
Подпись работника: ___________________
Печать организации: (если есть)
Заверительная подпись уполномоченного: ___________________
Что делать, если трудовая книжка уже электронная?
Для электронных трудовых книжек процесс аналогичен, однако:
- Запись вносится в личный кабинет работника через HR‑систему․
- Система автоматически генерирует номер документа и дату․
- Необходимо подтвердить запись электронной подписью уполномоченного лица․
После внесения записи система отправляет уведомление работнику и в СФР (при необходимости)․
Внесение записи в трудовую книжку при смене собственника – обязательный процедурный шаг, который гарантирует юридическую корректность отношений между работником и новым работодателем․ Соблюдение установленного порядка (правильное указание основания, точная формулировка записи, подписи и своевременное обновление данных в СФР) позволяет избежать штрафов и конфликтов при проверках․
Помните, что каждый случай требует индивидуального анализа: при реорганизации, при передаче имущества в рамках долевого участия или при изменении структуры группы компаний могут потребоваться дополнительные документы и уточнения․
Полезные ссылки:
- Кадровый портал – новые правила заполнения трудовых книжек
- Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ
- КонсультантПлюс – нормативные акты по трудовому праву