В 2026 году в России завершается переходный период внедрения электронной трудовой книжки (ЭТК). Многие работники ещё не знают, как правильно выполнить смену из бумажного документа в цифровой аналог, какие документы требуются и какие шаги необходимо предпринять. В этой статье подробно разберём процесс смены трудовой книжки, а также расскажем, кто отвечает за её ведение и как проверить корректность внесённых сведений.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционного документа, в котором фиксируется вся информация о трудовой деятельности работника. Она хранится в базе данных Социального фонда России (СФР) и доступна как работодателю, так и самому сотруднику через личный кабинет на портале СФР.

1.1 Ключевые особенности ЭТК

• Не требует физического хранения и риска потери.
• Автоматически синхронизируется с данными работодателя.
• Позволяет быстро проверять стаж и статус страховых взносов.
• Доступна 24/7 через личный кабинет на сайте СФР.

Почему возникает необходимость в смене

Смена формата трудовых книжек может быть вызвана несколькими причинами:

1. Переход на электронный формат: С 1 января 2020 года любой работник может оформить ЭТК, а с 1 января 2026 года бумажные формы перестают выдаваться.
2. Ошибки в данных: Неправильно указанный отдел, дата начала работы или отсутствие сведений о предыдущих местах работы.
3. Изменение места работы: При приёме на новую должность требуется обновить сведения о текущем работодателе.

Порядок внесения изменений (смены) в ЭТК

3.1 Кто может инициировать смену

Смена данных в ЭТК может быть инициирована:

• Работником – при необходимости исправить ошибку или добавить сведения.
• Работодателем – при приёме на работу, переводе, увольнении.
• Самопомощью через личный кабинет СФР (для простых корректировок).

3.2 Шаги по оформлению смены

1. Сбор необходимых документов. Обычно требуется паспорт, трудовой договор, справка о предыдущем месте работы, если меняются сведения о стаже.
2. Заполнение формы в СФР. Через портал СФР выбираете раздел «Электронные трудовые книжки» и подаёте запрос на изменение.
3. Подтверждение правок. Работодатель получает уведомление и должен подписать (в электронном виде) внесённые данные.
4. Проверка информации. После подтверждения система автоматически обновляет запись в базе.
5. Получение подтверждения. Вы получаете электронный документ с новой версией данных, который можно распечатать или отправить в PDF.

3.3 Как проверить внесённые сведения

Для контроля можно:

• Войти в личный кабинет СФР и посмотреть раздел «Трудовая деятельность».
• Скачать электронную копию трудовой книжки и сравнить её с оригиналом.
• Обратиться в отдел кадров работодателя с запросом о подтверждении изменений.

Какие сведения обычно меняют

В электронной книжке могут быть внесены следующие изменения:

• ФИО работника (при ошибке в оригинальном документе).
• Дата начала работы в организации.
• Должность и подразделение.
• Сведения о предыдущих местах работы и соответствующем стаже.
• Дата увольнения или переводa.

Часто задаваемые вопросы

5.1 Нужна ли мне бумажная копия после перехода на ЭТК?

Нет, после официального внесения изменений в ЭТК бумажный документ считается недействительным. Однако вы можете распечатать электронную копию для личного пользования.

5.2 Что делать, если работодатель отказывается вносить изменения?

В таком случае вы имеете право самостоятельно подать запрос в СФР через личный кабинет, приложив сканы подтверждающих документов.

5.3 Сколько времени занимает процесс смены?

Средний срок обработки запроса – от 3 до 10 рабочих дней, в зависимости от загруженности системы и полноты предоставленных документов.

Роль работодателя и Федеральной службы по труду и занятости (Роструд)

Работодатель обязан:

1. Своевременно передавать в СФР сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника (форма ЕФС‑1).
2. Вести электронные трудовые книжки для всех работников, за исключением ИП‑физических лиц.
3. Обеспечить доступ сотрудникам к их личным данным в СФР.

Роструд контролирует соблюдение норм, проверяя соответствие внесённых сведений законодательным требованиям.

Смена из бумажной формы на электронную трудовую книжку – это современный и безопасный способ ведения трудовой информации. Правильное оформление изменений, своевременное подтверждение данных и контроль через личный кабинет СФР позволяют избежать ошибок и обеспечить прозрачность трудового статуса каждого работника. Если вы ещё не перешли на электронный формат, следуйте описанному выше порядку, и ваш трудовой стаж будет фиксироваться корректно и без лишних хлопот.

Автор статьи: информационный портал о трудовом праве, подготовлен на основе официальных данных СФР и Роструда.