Смерть сотрудника – это не только трагическое событие для семьи и коллег, но и момент, когда работодатель обязан выполнить ряд формальностей, связанных с оформлением трудовых отношений и выдачей документов. Ниже представлен подробный алгоритм действий, основанный на действующем законодательстве и практике кадрового учета.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1 – прекращение трудового договора в связи со смертью работника).
• Инструкция по ведению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 697н от ).
• Федеральный закон «О страховых пенсиях» (для подтверждения стажа и выплаты пособий).
• Постановления Правительства РФ о порядке выплаты причитающихся сумм при смерти работника.

Последовательность действий при смерти работника

1. Получение документа о смерти. Родственники предоставляют свидетельство о смерти (или выписку из актовой записи).
2. Издание приказа об увольнении. Приказ оформляется в соответствии с п. 41 части второй Инструкции по ведению трудовых книжек: «В случае смерти работника трудовой договор прекращается, о чем делается запись в трудовой книжке».
3. Внесение записи в трудовую книжку. В разделе «Сведения о работе» делается запись о дате прекращения трудового договора (дата смерти) и основании – «смерть работника». Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
4. Выплата причитающихся сумм. На основании расчёта выплачиваются:
   • заработная плата за отработанное время;
   • компенсация за неиспользованный отпуск;
   • иные выплаты, предусмотренные коллективным договором или локальными нормативными актами (например, пособие на погребение).
5. Выдача трудовой книжки родственникам. После внесения записи книжка выдаётся одному из членов семьи работника, который предъявил письменное заявление о её получении.

Оформление записи в трудовой книжке

Запись о прекращении трудового договора оформляется следующим образом:

• Дата – день, месяц, год смерти (как указано в свидетельстве о смерти).
• Основание – «Смерть работника» (ссылка на ст. 84.1 ТК РФ).
• Подпись – уполномоченного представителя работодателя (кадровик, руководитель подразделения).
• Печать – организации (если она используется).

Пример записи:

2025 г. 11 февраля – уволен в связи со смертью работника (ст. 84.1 ТК РФ). Подпись __________ М.И. Иванов, печать.

Выдача трудовой книжки родственникам

Личное получение

Если родственник обращается лично:

1. Получить от него письменное заявление на выдачу трудовой книжки и причитающихся выплат.
2. Проверить соответствие заявления паспортным данным и документам о родстве (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т.д.).
3. Выдать трудовую книжку под расписку в журнале учёта и движения трудовых книжек.
4. Сделать отметку о выдаче в личном деле работника (если оно ведётся).

Отправка по почте

При невозможности личного получения:

• Родственник подает заявление с указанием желания получить трудовую книжку по почте (адрес доставки).
• Организация направляет книжку заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
• Получатель расписывается в извещении о получении; копия извещения сохраняется в кадровом деле.

Выплата причитающихся сумм

Суммы, подлежащие выплате семье умершего работника, рассчитываются бухгалтерией на основании:

• Отработанного времени в текущем расчётном периоде.
• Начисленного, но не выплаченного отпуска.
• Премий и иных выплат, предусмотренных локальными актами.
• Страховых выплат по обязательному социальному страхованию (в случае смерти, связанной с производством).

Выплата производится на банковский счёт, указанный в заявлении родственника, либо наличными в кассе организации под расписку.

Восстановление утерянной или повреждённой трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность:

1. Запрос в Пенсионный фонд РФ (или в архив организации, где велась книжка) о предоставлении справки о стаже и местах работы.
2. На основании справки оформляется дубликат трудовой книжки согласно Инструкции по ведению трудовых книжек (пункт о выдаче дубликата).
3. Дубликат заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации, после чего выдаётся родственнику по той же процедуре, что и оригинал.

Правильное оформление трудовой книжки при смерти работника обеспечивает:

• Сохранение прав семьи на получение страховых и социальных выплат.
• Возможность подтверждения трудового стажа для назначения пенсии.
• Соблюдение законодательных требований и минимизацию рисков трудовых споров.

Следуя представленному алгоритму, кадровая служба сможет оперативно и корректно выполнить все необходимые действия, оказав поддержку близким умершего сотрудника в трудный момент.