В современных кадровых реалиях понятие «согласие на трудовую книжку» охватывает две важнейшие процедуры: переход на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности и получение согласия на пересылку бумажной трудовой книжки по почте при увольнении сотрудника. Оба процесса строго регламентированы Трудовым кодексом РФ и требуют грамотного документального оформления. В этой статье мы подробно разберем каждый из случаев‚ актуальных на 2026 год.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): порядок и согласие работника
Переход на электронные трудовые книжки стал одним из самых значимых изменений в трудовом законодательстве; Главный принцип этого нововведения — добровольность. Перейти на новый вид трудовой книжки можно только по собственному желанию работника.
Обязательно ли брать согласие при приеме на работу?
Многие работодатели задаются вопросом: нужно ли при приеме нового сотрудника брать у него заявление о согласии или отказе от ведения ЭТК? Согласно законодательству‚ ТК РФ не обязывает работодателя получать заявление работника о согласии на ведение электронной трудовой книжки или отказе от нее в момент приема его на работу. Если сотрудник ранее не делал выбор‚ работодатель по умолчанию продолжает вести его трудовую книжку в традиционном‚ бумажном формате.
Как оформить переход на ЭТК?
Изначально срок выбора был ограничен 31 декабря 2020 года. Однако сейчас правила стали более гибкими. Если в 2020 году сотрудник сделал выбор в пользу бумажной трудовой‚ то теперь он имеет право передумать и подать новое заявление о переходе на ЭТК.
При составлении такого заявления могут использоваться следующие типовые формулировки:
- «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде»
- «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ»
Для оформления перехода кадровику необходимо:
- Получить письменное заявление от работника.
- Издать соответствующий приказ.
- Не позднее 15-го числа следующего месяца начать подавать отчетность в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1.
- Выдать работнику на руки бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления.
Согласие на отправку трудовой книжки по почте при увольнении
Вторая‚ не менее частая ситуация‚ требующая согласия‚ — это увольнение работника‚ который отсутствует на рабочем месте (например‚ увольнение во время больничного) или просто не явился за документами в день прекращения трудового договора.
Согласно ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан известить бывшего сотрудника в письменном виде о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его письменного согласия.
Пошаговый алгоритм действий работодателя
Если в день увольнения выдать документ невозможно‚ кадровику необходимо действовать следующим образом:
- Составить уведомление. Документ готовится в адрес сотрудника с просьбой явиться за трудовой книжкой лично или дать письменное согласие на ее отправку по почте.
- Отправить уведомление. Оно высылается на адрес‚ указанный в трудовом договоре. Лучше всего использовать заказное письмо с описью вложения‚ чтобы иметь документальное подтверждение отправки.
- Получить согласие. Работник может прислать ответное письмо‚ заявление или заполнить бланк согласия‚ который можно приложить к уведомлению.
- Выслать трудовую книжку. После получения согласия документ отправляется ценным письмом с описью вложения.
Важный нюанс об ответственности
Со дня направления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой‚ работодатель полностью освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки. Это критически важный момент‚ так как без такого уведомления бывший сотрудник может потребовать компенсацию за лишение возможности трудиться‚ а также потребовать изменить дату увольнения в записи.
Где скачать бланки и образцы?
Для правильного оформления всех процедур необходимо использовать актуальные формы документов. На сегодняшний день (2026 год) в сети доступны бесплатные бланки и образцы заполнения:
- Уведомление работника с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте (скачать можно в форматах Word и PDF).
- Заявление работника о согласии на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде (переход на ЭТК).
Использование актуальных редакций‚ таких как редакция 1 от года (для уведомлений)‚ и проверенных юристами шаблонов для заявлений на ЭТК‚ гарантирует соблюдение трудового законодательства и защиту интересов как работника‚ так и работодателя.