Сокращение штата или численности работников — это сложная и строго регламентированная процедура, которая требует от работодателя максимального внимания к деталям. Одним из важнейших этапов этого процесса является правильное оформление увольнения, в частности, внесение записи в трудовую книжку или формирование электронных сведений. Ошибка в формулировке может привести к судебным разбирательствам и восстановлению сотрудника на работе.
Сокращение численности vs сокращение штата: в чем разница?
Прежде чем вносить какую-либо запись, вы должны сначала определить, что у вас конкретно — сокращение численности или сокращение штата. Хотя эти понятия часто используются как синонимы, с юридической точки зрения между ними есть разница:
- Сокращение численности — уменьшение количества штатных единиц по определенной должности (например, было 5 бухгалтеров, стало 3).
- Сокращение штата — полное исключение конкретной должности из штатного расписания (например, должность «офис-менеджер» упраздняется полностью).
От этого зависит точная формулировка в трудовой книжке, хотя ссылка в обоих случаях будет на одну и ту же норму закона.
Правовая база и главные правила внесения записи
Согласно пункту 5.3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
При увольнении в связи с сокращением на пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ и надо ссылаться в трудовой книжке. Запись должна не просто указывать, что сотрудник уволен по сокращению, но и содержать верную формулировку со ссылкой на конкретные структурные части соответствующей нормы закона.
Образцы записей в трудовую книжку
В графе «Сведения о работе» трудовой книжки запись вносится следующим образом:
Вариант 1: При сокращении штата
В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается:
«Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Вариант 2: При сокращении численности
В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается:
«Уволен в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Вариант 3: Для отдельных категорий работодателей
Если работодателем выступает индивидуальный предприниматель или физическое лицо, формулировка немного меняется:
«Уволен в связи с сокращением штата индивидуального предпринимателя, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Оформление приказа и иных документов
Запись в трудовой книжке не делается в вакууме — она должна опираться на пакет документов. Приказы об увольнении, как правило, издаются по унифицированной форме Т-8. В графе «Основание» нужно сделать ссылку на:
- Приказ о проведении мероприятий по сокращению штата.
- Уведомление о сокращении, врученное работнику.
- Реквизиты документа, в котором работник выразил согласие на расторжение трудового договора до истечения срока предупреждения (если увольнение произошло досрочно по обоюдному согласию).
Также не стоит забывать о других обязательных документах:
- Личная карточка (форма Т-2) — в нее вносится запись о прекращении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников, аналогичная записи в трудовой книжке.
- Записка-расчет (форма Т-61) — используется для расчета всех причитающихся работнику выплат (выходного пособия, компенсации за неиспользованный отпуск и т.д.).
Электронная трудовая книжка (СТД-Р) в 2026 году
В 2026 году продолжают действовать правила электронного учета стажа. Если у сотрудника бумажная трудовая, в неё вносят запись об увольнении с указанием статьи ТК РФ по классическим правилам. Однако, если работник перешел на электронную трудовую книжку (отказался от ведения бумажной), бумажная книжка не заполняется.
Вместо этого работодатель обязан заполнить форму «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» (СТД-Р). В этой форме формулировки и ссылки на норму права (пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ) остаются абсолютно идентичными тем, что вносятся в бумажную трудовую книжку.
Выдача документов работнику
В день увольнения работодатель обязан произвести полный расчет и выдать сотруднику все документы, связанные с работой. Какую запись поставят вам в трудовой книжке, если сократили на работе?
После того как вы закроете обходной лист, который будет подтверждением того, что работодатель не имеет к вам имущественных претензий, вам должны выдать трудовую книжку с записью об увольнении в связи с сокращением. Если трудовая книжка электронная, выдается распечатка формы СТД-Р.
Резюме
Оформление увольнения по сокращению — ответственный процесс. Главное правило для кадровика: строго следовать формулировкам Трудового кодекса. Недопустимо писать просто «Уволен по сокращению» без указания пункта, части и статьи закона. Правильная запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Соблюдение этого правила защитит работодателя от возможных исков и гарантирует работнику беспроблемное подтверждение причины увольнения на новом месте работы.