Процедура сокращения штата или численности работников, это один из самых сложных и юридически уязвимых процессов для работодателя. Любая ошибка в оформлении документов, особенно в уведомлении сотрудника и заполнении его трудовой книжки, может привести к судебным разбирательствам и восстановлению работника на прежнем месте. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить уведомление о сокращении, какие записи внести в трудовую книжку, и как действовать в эпоху цифровизации кадрового делопроизводства.

Шаг 1: Правильное уведомление о сокращении

Самое главное в процедуре сокращения — соблюдение сроков и формы уведомления. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан предупредить сотрудника о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата персонально и под роспись не позднее чем за два месяца до увольнения;

Что должно содержать уведомление:

• ФИО и должность сокращаемого работника;
• Причина увольнения — сокращение штата или численности работников (со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• Дата предстоящего увольнения;
• Предложение вакансий — работодатель обязан предлагать все подходящие по квалификации свободные должности;
• Информация о выплате пособий (выходного пособия и среднего заработка на период трудоустройства).

Если работник отказывается подписывать уведомление, работодатель должен составить Акт об отказе от подписи и зачитать уведомление вслух в присутствии свидетелей. Это защитит компанию в суде.

Шаг 2: Запись в трудовую книжку при сокращении

Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где и когда работал человек, а также о причинах его увольнения. При сокращении запись должна быть сделана строго по правилам.

Как сформулировать запись:

В графе 3 раздела «Сведения о работе» следует указать:

«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Важные правила внесения записи:

1. Не допускается сокращение слов (например, нельзя писать «п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ» или «ТК РФ» вместо полного названия).
2. В графе 2 ставится дата увольнения.
3. В графе 4 указывается реквизит приказа (распоряжения) работодателя об увольнении и его дата.
4. Все записи должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии

Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат учета стажа — электронная трудовая книжка (ЭТК).

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны формировать и вести только электронные трудовые книжки на всех сотрудников. Однако бумажная трудовая книжка не отменена полностью: она продолжает действовать для тех, кто до конца 2020 года подал заявление о сохранении именно бумажного формата.

Как происходит увольнение при сокращении с ЭТК:

• Если сотрудник перешел на ЭТК, кадровик вносит запись об увольнении в электронный формат и передает сведения в Социальный фонд России (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.
• Если у сотрудника сохранилась бумажная книжка, работодатель обязан внести запись и в нее, и одновременно направить электронный отчет в СФР.

Проблема: в трудовой книжке пропущена запись предыдущего работодателя

На практике часто встречаются неприятные ситуации. Например: в трудовую книжку одна из организаций, в которых работал наш сотрудник, вообще не сделала запись (ни о приеме, ни об увольнении). И после этого были внесены другие записи других организаций. Что нужно делать в таком случае?

Алгоритм исправления ситуации:

1. Обращение к предыдущему работодателю. Работник должен обратиться в организацию, которая не внесла запись, с просьбой внести пропущенные сведения. Работодатель обязан это сделать бесплатно.
2. Внесение записи текущим работодателем. Если предыдущая организация ликвидирована, текущий работодатель (по заявлению работника) может внести пропущенную запись на основании официальных документов: архивной справки, выписки из приказов, справок о стаже, судебных решений.
3. Особенности нумерации. Пропущенная запись о приеме и увольнении вносится в конце раздела «Сведения о работе» (после последних записей текущего работодателя). Нумерация продолжается по порядку (следующий номер после последней записи), при этом дата приема и дата увольнения ставится реальная (та, что была в период пропущенной работы).

Важно: зачеркивать или исправлять порядковые номера ранее сделанных записей категорически запрещено!

Процедура сокращения требует от кадровика и руководства максимального внимания. Своевременное и правильное уведомление защищает права работника и гарантирует законность действий работодателя. Грамотно внесенная запись в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную) обеспечивает непрерывность стажа и отсутствие проблем с будущим трудоустройством и назначением пенсии. А в случае обнаружения пропущенных записей от предыдущих работодателей — важно действовать по закону, восстанавливая хронологию на основании подтверждающих документов.