Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. В ней отражаются сведения о приёме, переводе, повышении, увольнении и, при необходимости, о совмещении должностей. В отличие от совместительства (работа в двух разных организациях), совмещение подразумевает выполнение нескольких должностей в рамках одного работодателя.

Что такое совмещение должностей?

• Совмещение (внутреннее) – работник одновременно занимает две (или более) должности в одной организации.
• Совместительство (внешнее) – работа в двух разных организациях (основное место + место по совместительству).

Важно различать эти понятия, потому что правила оформления записей в трудовой книжке различаются.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие порядок внесения записей о совмещении:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 65, 66, 67 (порядок оформления и прекращения трудовых отношений).
2. Приказ Минтруда России от № 354н «Об утверждении формы записи в трудовой книжке».
3. Коллективный договор и локальные нормативные акты организации (при наличии).

Кто вносит запись?

Запись в трудовую книжку о совмещении должностей делает основной (первичный) работодатель:

• На основании приказа о совмещении (внутренний приказ) или трудового договора о совмещении.
• Для внешних совместителей запись вносит только основной работодатель (по копии приказа/договора из второй организации).

Какие графы заполняються?

Трудовая книжка имеет четыре графы в разделе «Сведения о работе». При совмещении заполняются так:

Пошаговая процедура внесения записи

Подготовка документов

1. Согласовать с руководителями подразделений необходимость совмещения.
2. Составить приказ о совмещении (пример ниже) и утвердить его в установленном порядке.
3. Получить подпись работника (его волеизъявление) и, при необходимости, согласие профсоюза.

Оформление приказа

Приказ № ___ от "__" _______ 2026 г.
О совмещении должностей

В соответствии со ст. 66 ТК РФ,
приказываю:
Сотруднику Иванову П. П. (трудовой № 123456) совмещать должность
 «заместитель начальника отдела маркетинга» в подразделении
 «Отдел маркетинга» с должностью «ведущий аналитик» в подразделении
 «Отдел аналитики» с г.
Установить общий график работы 40 часов в неделю:
 – 08:00‑12:00 – отдел маркетинга;
 – 13:00‑17:00 – отдел аналитики.
Оформить запись в трудовую книжку в соответствии с формой.
Подпись руководителя ______________________

Внесение записи

Кадровик вносит запись в трудовую книжку, используя образец ниже.

Образец записи в трудовой книжке

Графа 1: 5
Графа 2: 
Графа 3: Приём на работу в ООО «Ромашка», отдел маркетинга, должность
 заместитель начальника отдела маркетинга (совмещение с должностью
 ведущий аналитик, отдел аналитики).
Графа 4: Приказ № 45 от г.

Внутреннее vs. внешнее совмещение

Внутреннее совмещение (один работодатель)

• Запись делается по внутреннему приказу.
• В трудовой книжке фиксируется только одна запись, в которой указываются обе должности.
• Табель учета рабочего времени отражает часы, отработанные по каждой должности.

Внешнее совместительство (два работодателя)

• У работника две трудовые книжки (или одна, если обе организации являются единым юридическим лицом).
• Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку основного работодателя на основании копии приказа/договора от второй организации.
• Вторая организация вносит запись о приёме (по совместительству) в свою трудовую книжку.

Когда запись НЕ требуется?

• Если совмещение происходит в рамках одного и того же рабочего места (например, временно исполняет обязанности коллеги) – фиксируется внутренним приказом о назначении, но запись в трудовую книжку не делается.
• В случае совмещения профессий (должностей) без изменения условий труда (например, работа в том же отделе, но с расширенными функциями) запись в книжку не требуется – достаточно оформить служебную записку.
• Если совмещение является временным (не более 30 дней) и оформлено как командировка или задание, запись не вноситься.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли самостоятельно написать запись о совмещении?

Нет. Запись в трудовую книжку может вносить только уполномоченный представитель работодателя (кадровый специалист) на основании официального приказа.

Как отразить изменение графика работы при совмещении?

График указывается в приказе о совмещении и фиксируется в табеле учета рабочего времени. В графе 3 трудовой книжки указывается, что должности совмещаются, но детали графика в книжке не прописываются.

Что делать, если работник уволился с одной из совмещаемых должностей?

Оформляется отдельный приказ об освобождении от совмещаемой должности. В трудовой книжке в графе 4 указывается дата и номер приказа об освобождении, а в графе 3 фиксируется, что с этой даты работник исполняет только одну должность;

Нужно ли вносить запись о совмещении в случае, когда одна из должностей является «временной»?

Если временная должность оформлена приказом о назначении (например, «исполняющий обязанности»), запись в трудовую книжку не требуется. Достаточно оформить служебную записку.

Практические рекомендации работодателю

• Подготовьте шаблон приказа о совмещении, включающий пункты о должностях, подразделениях, графике и сроках.
• Обязательно получите согласие работника (подпись в приказе) и, при необходимости, согласие профсоюза.
• Контролируйте табель учета рабочего времени – часы по каждой должности должны быть чётко зафиксированы.
• Сохраняйте копии всех приказов и договоров в кадровом деле – они служат основанием для записи в книжку.
• При изменении условий (смена должности, прекращение совмещения) оформляйте отдельный приказ и вносите корректирующую запись.

Запись в трудовую книжку о совмещении должностей – важный элемент трудового документооборота, который подтверждает законность выполнения работником нескольких функций в одной организации. Правильное оформление (приказ, подписи, точные данные в графах) защищает интересы как работодателя, так и сотрудника, а также упрощает последующие проверки со стороны инспекций и пенсионных фондов.

Помните: без официального приказа запись в трудовую книжку недопустима, а неверно оформленная запись может привести к административной ответственности.