С 2020 года в России начался постепенный переход от традиционной бумажной трудовой книжки к электронной трудовой книжке (ЭТК)․ Этот процесс не предполагает полного отказа от бумажного варианта, а предусматривает их совмещение на определённый период․ В этой статье мы подробно разберём, как происходит совмещение электронной и бумажной трудовых книжек, какие права есть у работников, как оформить переход и что нужно знать работодателям․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранится вся информация о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, причины увольнения, награды и другие сведения․ Данные в ЭТК вносятся работодателем в единую информационную систему Пенсионного фонда России (ПФР)․
ЭТК обеспечивает:
- Безопасность данных — информация не теряется, не портится и не подделывается;
- Доступность — работник может в любое время посмотреть свою историю трудовой деятельности через Личный кабинет гражданина на сайте ПФР или портал Госуслуги;
- Удобство при смене работы — новые работодатели получают полную информацию без необходимости запрашивать бумажную книжку у предыдущего работодателя․
Совмещение электронной и бумажной трудовой книжки: основные принципы
Важно понимать: электронная трудовая книжка не отменяет бумажную автоматически․ Вместо этого закон предусматривает переходный период, в течение которого оба формата могут сосуществовать․
Выбор формата — право работника
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , каждый работник имеет право:
- Оставить бумажную трудовую книжку и не переходить на электронную;
- Перейти на электронную трудовую книжку, подав заявление работодателю;
- Совмещать оба формата — то есть продолжать вести бумажную книжку, но одновременно получать данные в электронном виде․
Если работник не подаст заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку в традиционном порядке․
Как происходит совмещение?
При совмещении:
- Работник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку (форма утверждена Приказом Минтруда № 595н)․
- Работодатель в течение 5 рабочих дней передаёт данные о трудовой деятельности работника в ПФР․
- После этого все новые записи (приём на работу, переводы, увольнения) вносятся только в электронную систему․
- Бумажная трудовая книжка не аннулируется — она остаётся у работника, но дальнейшие записи в неё не вносятся․
- На последней странице бумажной книжки делается отметка: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме с [дата]» — и ставится печать и подпись работодателя․
Что делать с бумажной книжкой после перехода?
Бумажная трудовая книжка остаётся у работника как документ, подтверждающий трудовую историю до даты перехода․ Она сохраняет юридическую силу для:
- Подтверждения стажа до перехода на ЭТК;
- Получения льгот, пенсий, компенсаций;
- Предоставления в органы социальной защиты, суды, банки и другие учреждения․
Важно: никто не вправе требовать уничтожить бумажную книжку․ Она остаётся вашим личным документом․
Преимущества совмещения
- Полная сохранность данных — даже если бумажная книжка потеряна, все сведения есть в ПФР․
- Упрощённый процесс приёма на работу, новый работодатель получает данные через систему, не запрашивая книжку․
- Меньше ошибок — автоматизированный ввод снижает риск опечаток и потери информации․
- Доступ в любое время, можно проверить стаж, зарплату, периоды работы онлайн․
- Защита от подделок — электронные записи не могут быть изменены без следов․
Недостатки и риски совмещения
Несмотря на преимущества, есть и риски:
- Технические сбои — если система ПФР временно не работает, доступ к данным может быть ограничен․
- Непонимание работниками — многие не знают, что бумажная книжка остаётся действительной, и могут её выбросить — это недопустимо․
- Ошибки ввода данных, если работодатель неверно внесёт информацию в ЭТК, исправление может занять время․
- Проблемы с международными организациями — некоторые зарубежные работодатели или визовые службы пока не принимают электронные данные, требуя бумажную книжку․
Как оформить переход на электронную трудовую книжку?
Процедура проста:
- Подготовьте заявление — можно скачать бланк на сайте ПФР или получить у работодателя․
- Подпишите заявление — обязательно личная подпись․
- Передайте заявление работодателю, лично, через почту или в электронном виде (если есть электронная подпись)․
- Дождитесь подтверждения — работодатель обязан передать данные в ПФР в течение 5 рабочих дней․
- Проверьте данные — через 1–3 дня войдите в Личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги и убедитесь, что информация появилась․
Образец заявления (кратко):
Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки Я, [ФИО полностью], паспорт: [серия, номер, кем и когда выдан], прошу: - прекратить ведение бумажной трудовой книжки; - вести сведения о моей трудовой деятельности в электронной форме с [дата]․ Подпись: ___________
Что делать, если вы уже уволились, но хотите перейти на ЭТК?
Если вы уволились до 2020 года и не работали с тех пор — вы можете подать заявление на ведение ЭТК только при трудоустройстве в новую организацию․ Новые работодатели обязаны начать вести ЭТК с момента вашего приёма, даже если у вас есть только бумажная книжка․
Если вы уволились после 2020 года, но не подавали заявление — вы можете подать его в любой момент при следующем трудоустройстве․
Работодателям: что нужно знать
Работодатели обязаны:
- Ознакомить всех сотрудников с изменениями в законодательстве;
- Предоставить возможность подать заявление на переход на ЭТК;
- Вносить сведения в ЭТК в срок, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа;
- Сохранять бумажные трудовые книжки работников, не подавших заявление, до их увольнения;
- Не требовать от работников сдавать бумажную книжку при переходе на ЭТК․
Штрафы за нарушения:
Нарушение требований по ведению ЭТК может повлечь административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица․
Совмещение электронной и бумажной трудовой книжки — это не замена, а эволюция․ Оно позволяет сохранить историю трудовой деятельности в надёжной цифровой форме, не лишая работника доступа к традиционному документу, который уже проверен временем․
Главное правило: никогда не уничтожайте бумажную трудовую книжку, даже если вы перешли на электронную форму․ Она остаётся вашим важнейшим документом, подтверждающим стаж до перехода․
Если вы сомневаетесь — всегда консультируйтесь с кадровой службой, ПФР или на портале Госуслуг․ Электронная трудовая книжка — это удобство, а не обязанность․ Ваш выбор — ваше право․
Полезные ссылки:
Личный кабинет гражданина ПФР
Портал Госуслуг
Официальный сайт ПФР о ЭТК