Вопросы оформления дополнительных трудовых функций часто вызывают путаницу как у начинающих кадровиков, так и у самих работников. Одной из самых распространенных ошибок является смешение понятий «совместительство» и «совмещение». Несмотря на похожее звучание, с точки зрения трудового законодательства это совершенно разные режимы работы, и правила их документального оформления кардинально отличаются. В этой статье мы подробно разберем, вносится ли запись в трудовую книжку о совмещении должностей, и как правильно фиксировать подобные кадровые изменения.
Прежде чем перейти к правилам внесения записей, необходимо четко разграничить эти два понятия:
- Совместительство, это выполнение другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. При этом заключается отдельный трудовой договор (как внутренний, так и внешний).
- Совмещение, это выполнение дополнительной работы по другой профессии (должности) или расширение зон обслуживания в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с основной работой. Отдельный трудовой договор при этом не заключается, а оформляется дополнительное соглашение к уже существующему договору.
Вносится ли запись о совмещении в трудовую книжку?
Ответ на этот вопрос однозначен: нет, не вносится.
Согласно действующему трудовому законодательству и нормативным актам (в частности, Правилам ведения и хранения трудовых книжек), в трудовую книжку вносятся сведения только о работе, то есть о заключении и расторжении трудовых договоров. Поскольку при совмещении новый трудовой договор не заключается, а работник продолжает трудиться у того же работодателя в рамках уже существующих отношений, оснований для внесения записи в трудовую книжку нет.
Как подтвердить совмещение?
Если для работника факт совмещения имеет принципиальное значение (например, для подтверждения определенного опыта при последующем трудоустройстве), работодатель может пойти навстречу. В этом случае кадровая служба может выдать сотруднику соответствующую справку, подтверждающую выполнение им обязанностей по совмещению в определенный период.
Правила внесения записей о совместительстве
В отличие от совмещения, работа по совместительству подразумевает наличие отдельного трудового договора, а значит, информация о ней может и должна отражаться в документах о трудовой деятельности. Однако здесь есть свои строгие правила.
Чья обязанность — вносить запись?
Важно помнить: трудовая книжка хранится у основного работодателя, и именно он уполномочен делать в ней записи. Работодатель по совместительству не имеет права забирать трудовую книжку работника и вносить в нее какие-либо сведения.
Запись о работе по совместительству вносится исключительно по желанию работника. Это не обязанность работодателя, а его право, которое реализуется только по инициативе сотрудника.
Порядок действий для внесения записи
- Для внешнего совместителя: работник должен обратиться к своему основному работодателю с письменным заявлением о внесении сведений о работе по совместительству. К заявлению необходимо приложить подтверждающий документ — копию приказа о приеме на работу или трудовой договор от работодателя по совместительству.
- Для внутреннего совместителя: запись также вносится основным работодателем по просьбе работника. Поскольку работодатель один и тот же, предоставлять дополнительные документы нет необходимости, достаточно лишь заявления.
Когда лучше вносить запись?
Специалисты рекомендуют следующий подход: целесообразно вносить записи в трудовую книжку о работе по совместительству уже после того, как сотрудник уволится с работы по совместительству. Это позволит зафиксировать не только факт приема, но и увольнения, что обеспечит хронологическую полноту и аккуратность записей. Однако закон не запрещает сделать запись и в момент приема на работу по совместительству.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и совместительство
С переходом на электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности хранятся в базе Социального фонда России — СФР) принципы отражения совместительства остались прежними. На всех лиц, работающих по трудовым договорам, работодатели обязаны подавать Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1. Таким образом, работа по совместительству (поскольку это отдельный трудовой договор) будет отражаться в выписке из ЭТК.
Что касается совмещения, то в электронной трудовой книжке эти сведения также не отражаются, так как отдельного трудового договора не заключается и отчетность по форме ЕФС-1 на совмещение не подается.
Краткие итоги
Чтобы не путаться в кадровом оформлении, запомните два главных правила:
- Совмещение должностей: запись в трудовую книжку не вносится ни в бумажную, ни в электронную. Подтверждается справкой от работодателя.
- Совместительство: запись вносится только по желанию работника и только основным работодателем на основании подтверждающих документов (для внешнего совместителя) или заявления (для внутреннего совместителя).
Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок в ведении трудовых книжек и гарантирует соответствие кадровой документации требованиям Трудового кодекса Российской Федерации.