Ведение трудовых книжек — это строго регламентированный процесс, требующий от работодателя максимальной внимательности․ Бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности, и любая ошибка при его заполнении или порча при хранении требуют официальной процедуры списания и уничтожения․ В 2026 году правила остаются жесткими: просто выбросить испорченный бланк нельзя․ Ниже мы подробно разберем процедуру, юридические основания и предоставим алгоритм действий․

Когда требуется списание трудовой книжки?

Списание бланка необходимо в следующих случаях:

• Ошибка при заполнении титульного листа․ Если допущена ошибка в фамилии, дате рождения или другом поле титульного листа, исправления (зачеркивания) в этом разделе запрещены․ Такой бланк считается испорченным․
• Порча при хранении․ Если бланки были повреждены водой, огнем, потеряли читаемость или целостность до момента их выдачи сотруднику․
• Ошибки при заполнении вкладыша․ Правила аналогичны правилам для основной книжки․

Важно: Согласно пункту 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков․ Однако учет каждого бланка ведется строго, и расходование (в т․ч․ порча) должно быть документально подтверждено․

Процедура списания: пошаговый алгоритм

Для легального избавления от испорченного бланка необходимо выполнить ряд действий․ Простого акта недостаточно — нужен комплексный подход․

Шаг 1․ Создание комиссии

Для проведения процедуры списания и уничтожения приказом руководителя организации создается специальная комиссия․ В ее состав обычно входят:

1. Сотрудник отдела кадров (ответственный за ведение трудовых)․
2. Бухгалтер (для отражения операции в учете)․
3. Представитель администрации или юрист․

Шаг 2․ Инвентаризация и осмотр

Комиссия проводит осмотр испорченных бланков․ Если речь идет о массовом списании (например, после потопа в архиве), может потребоваться проведение инвентаризации с использованием описи формы ИНВ-16․ Комиссия фиксирует количество испорченных бланков и причину их порчи․

Шаг 3․ Составление Акта

Ключевой документ процедуры — Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них․ В акте обязательно указываются:

• Дата и место составления․
• Состав комиссии (ФИО и должности)․
• Причина списания (например, «допущена ошибка при заполнении титульного листа» или «пришли в негодность при хранении»)․
• Серии и номера испорченных бланков (это критически важно для сверки с журналом учета)․
• Количество листов․

Шаг 4․ Уничтожение бланков

После подписания акта производится физическое уничтожение бланков․ Чаще всего используется метод шредирования (разрезания на мелкие части) или сжигания․ Просто выбросить целые бланки в мусорное ведро нельзя, так как это создает риск их незаконного использования․

Шаг 5․ Внесение записей в учетные журналы

После уничтожения в Журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается запись о том, что бланки с такими-то номерами списаны и уничтожены на основании составленного акта․ Указываются дата и номер акта․

Образец структуры Акта о списании

Хотя унифицированной формы акта законодательно не утверждено, документ должен содержать обязательные реквизиты․ Ниже приведена рекомендуемая структура:

АКТ № ___
об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Город _______________

Комиссия в составе:
______________________ (должность, ФИО)
______________________ (должность, ФИО)
______________________ (должность, ФИО)

Составила настоящий акт о том, что нижеперечисленные бланки трудовых книжек (вкладышей), оказавшиеся испорченными, были уничтожены путем (шредирования / сжигания):

Подписи членов комиссии:
_________________ / _________________ /
_________________ / _________________ /
_________________ / _________________ /

Частые ошибки при списании

Чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие номеров․ В акте не указаны серии и номера уничтожаемых бланков․ Без этого невозможно доказать, что уничтожен именно тот бланк, который числился за организацией․
• Нарушение хронологии․ Акт составлен позже даты фактического уничтожения или запись в журнале сделана раньше акта․
• Отсутствие комиссии․ Документ подписан одним лицом, хотя должна быть минимум комиссия из нескольких человек․
• Попытка исправления․ Попытка зачеркнуть ошибку на титульном листе вместо списания бланка․ Это делает трудовую книжку недействительной․

Правильное списание испорченных трудовых книжек — это гарантия юридической чистоты кадрового делопроизводства․ Оформление акта, создание комиссии и фиксация операции в журнале учета занимают немного времени, но защищают работодателя от потенциальных штрафов и споров с работниками․ Помните: бланк трудовой книжки является собственностью государства (в случае бланков старого образца) или строго учитываемым активом, и его утилизация требует документального сопровождения․

Информация актуальна на май 2026 года․ При оформлении документов всегда проверяйте наличие последних изменений в законодательстве РФ․