Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить списание испорченных (невозможных к дальнейшему использованию) трудовых книжек и их вкладышей, какие документы необходимо подготовить, как оформить приказ и акт, а также какие бухгалтерские проводки следует сделать в бухгалтерском (и, при необходимости, бюджетном) учете․

Нормативно‑правовая база

• Инструкция N 196 «О порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности» (утверждена приказом Минфина РФ от  г․)․ В ней прописан порядок учета, выдачи и списания бланков, к которым относятся трудовые книжки․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 65, 66) – регламентирует обязательность ведения трудовых книжек и ответственность работодателя за их сохранность․
• Постановление Правительства РФ от  N 1155 «Об утверждении Положения о порядке учета и списания бланков строгой отчетности»․
• Для бюджетных организаций – Положение о бухгалтерском учете в бюджетных учреждениях (утверждено приказом Минфина России от  N 106н)․

Причины списания трудовых книжек

Списание допускается в следующих случаях:

1. Физическое повреждение (разрывы, пятна, сильные загрязнения), делающее книжку непригодной для использования․
2. Потеря целостности из‑за неправильного хранения (например, в условиях повышенной влажности)․
3. Списание по истечении срока службы (обычно 5–7 лет, если книжка не использовалась)․
4. Списание в результате стихийных бедствий, пожара, наводнения и т․п․

Организационный порядок списания

Созыв комиссии

Для подтверждения факта порчи и необходимости списания должна быть сформирована комиссия из представителей:

• отдела кадров;
• бухгалтерии;
• службы безопасности (при необходимости)․

Комиссия проверяет состояние книжек, фиксирует их количество и принимает решение о списании․

Приказ о создании комиссии и списании

Образец приказа (см․ ниже) оформляется руководителем организации․ В приказе указываются:

• Дата и номер приказа;
• Состав комиссии;
• Порядок проведения проверки;
• Пункт о списании и передаче испорченных книжек в утилизацию․

Акт комиссии

После осмотра комиссия составляет акт списания․ В акте фиксируются:

• Дата и место проведения проверки;
• Перечень испорченных трудовых книжек (серийный номер, количество, причина порчи);
• Подписи членов комиссии;
• Решение о списании․

Образцы документов

Приказ о создании комиссии и списании

ПРИКАЗ
№ ___ от "__" _______ 2026 г․

О создании комиссии по проверке и списанию испорченных трудовых книжек

Создать комиссию из следующих сотрудников:

 1) Иванов И․И․ – начальник отдела кадров;
 2) Петров П․П․ – главный бухгалтер;
 3) Сидорова С․С․ – специалист службы безопасности․

Комиссия в срок до "____" _______ 2026 г․ провести проверку состояния трудовых книжек,
 хранящихся в архиве организации, и подготовить акт о списании испорченных экземпляров․

По результатам проверки оформить акт списания и передать его в бухгалтерию
 для отражения в бухгалтерском учете․

Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера․

Генеральный директор ___________________ (подпись) /Ф․И;О․/

Акт комиссии

АКТ
о списании испорченных трудовых книжек

Место проведения: архив организации, г․ _______

Комиссия, составленная в соответствии с Приказом № ___ от "__" _______ 2026 г․, 
провела проверку состояния трудовых книжек и установила следующее:
| № п/п | Серийный номер | Кол-во | Причина порчи |
|-------|----------------|--------|------------------------------|
| 1 | ТК-2020-001 | 1 | Разрыв обложки, загрязнение |
| 2 | ТК-2021-015 | 2 | Пятно от воды, деформация |
| 3 | ТК-2019-078 | 1 | Сильные повреждения от пожара|

Решение комиссии: списать указанные экземпляры в соответствии с Инструкцией N 196․

Подписи членов комиссии:
_____________________ Иванов И․И․
_____________________ Петров П․П․
_____________________ Сидорова С․С․

Журнал учета бланков строгой отчетности

В журнале (или в электронном реестре) фиксируются операции:

• Приход (приобретение) – Дт 76, Кт 60 (или 51 в зависимости от источника)․
• Выдача сотрудникам – Дт 76, Кт 91 (если учитывается как расход)․
• Списание – Дт 91, Кт 76 (или Дт 91, Кт 60, если списание происходит безвозмездно)․

Бухгалтерские проводки при списании

Ниже представлены типовые проводки для организаций, использующих план счетов (ОКОФ 01/02)․

Если списание происходит в бюджетной организации, вместо счета 91 используется Счет 76/79 (списание за счет средств бюджета)․

Проводка в налоговом учете

Списание бланков строгой отчетности считается непроизводственным расходом․ Поэтому в налоговой декларации (декларация по НДС, если организация плательщик) данная сумма не включается в налоговую базу․ При этом в декларации по налогу на прибыль она учитывается как прочие расходы (раздел «Прочие расходы», статья 261 Налогового кодекса)․

Утилизация и уничтожение

После оформления акта и проведения бухгалтерских проводок испорченные книжки передаются в специализированную службу утилизации (например, в компанию, занимающуюся уничтожением бумаг)․ Требуется:

• Составить акт приема‑передачи (подписывается ответственным за утилизацию)․
• Получить подтверждающий документ (акт уничтожения) от компании‑партнёра․
• Приложить полученный акт к бухгалтерской документации․

Практические рекомендации

• Регулярно проверяйте состояние книжек․ Минимум раз в полугодие проводите инвентаризацию․
• Вести электронный реестр (Excel, 1С) с указанием серийных номеров, даты выдачи и статуса (в эксплуатации/списана)․
• При оформлении акта указывайте конкретные причины порчи – это упрощает проверку налоговыми органами․
• Не забывайте о согласовании с отделом ИТ, если в организации используется электронный журнал учета․
• Храните все подтверждающие документы (приказ, акт, акт утилизации) минимум 5 лет – срок хранения бухгалтерской документации․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли списать трудовую книжку, если она только слегка загрязнена?

Если книжка сохраняет читаемость записей и её можно использовать, списывать её нельзя․ Требуется провести очистку (например, сухой чисткой) или отдать в ремонт․

Нужно ли платить НДС при списании?

Нет․ Списание – это операция безвозмездного изъятия активов, НДС не начисляется и не возмещается․

Как отразить списание в 1С:Бухгалтерия?

В 1С создайте документ «Списание материалов», укажите счет 91 (или 79 для бюджетных организаций), привяжите к нему акт комиссии․ Система автоматически сформирует проводку Дт 91 – Кт 76․

Что делать, если книжка испорчена по вине работодателя?

В этом случае работнику не полагается компенсация, но в бухгалтерском учете списание производится так же, как и при случайной порче․ При необходимости можно оформить дополнительный приказ о возмещении расходов (например, при необходимости переиздания книжки)․

Списание испорченной трудовой книжки – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, документального оформления и правильного отражения в бухгалтерском учете․ Следуя приведённым рекомендациям, вы избежите ошибок при проверках, правильно учтёте расходы и обеспечите надёжную утилизацию конфиденциальных документов․

Помните: без акта комиссии и приказа списание считается несоответствующим требованиям Инструкции N 196 и может стать основанием для штрафных санкций․