Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности, который организации приобретают для оформления трудовых отношений с работниками. После выдачи книжки сотруднику её стоимость перестаёт быть активом организации и подлежит списанию. Ниже рассмотрен порядок учёта и списания трудовых книжек, приведённые проводки, необходимые документы и особенности для бюджетных учреждений.

Нормативная база

• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
• Приказ Минфина России от № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта организаций»;
• Методические рекомендации по учёту бланков строгой отчетности (в т.ч. трудовых книжек) – письма Минфина и ФНС;
• Для бюджетных организаций – Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учёта бюджетных учреждений (утв. Приказом Минфина РФ от № 157н).

Когда происходит списание трудовой книжки?

Списание осуществляется в момент выдачи бланка работнику (при приёме на работу, при выдаче дубликата, при замене испорченной книжки). После этого бланк переходит в собственность сотрудника и больше не учитывается как актив организации.

Основные случаи:

1. Приём нового работника – выдача первой трудовой книжки;
2. Замена утраченной или испорченной книжки (выдача дубликата);
3. Выдача книжки при увольнении (в последний день работы).

Проводки по списанию стоимости бланка трудовой книжки

В бухгалтерском учёте бланки трудовых книжек относятся к статье «Материалы» (счёт 10) или к счёту «Прочие запасы» (счёт 10.01, субсчёт «Бланки строгой отчетности»). При их выдаче делается запись о списании стоимости.

Пример типовых проводок (без НДС)

• Оприходование приобретённых бланков:
  Дебет 10 Кредит 60 – бланки приняты к учёту по цене приобретения (без НДС).
• Списание при выдаче работнику:
  Дебет 70 (или 73) Кредит 10 – списана стоимость бланка, выданного сотруднику (в учёте затрат на оплату труда или прочих расходов).

Если бланки приобретались с НДС

• Оприходование: Дебет 10 Кредит 60 (без НДС), НДС учитывается на счёте 19.
• При выдаче: Дебет 70 (73) Кредит 10 – списана стоимость без НДС; НДС, ранее принятый к вычету, остаётся на счёте 19 и не корректируется, так как реализация бланка не считается облагаемой операцией (передача бланка сотруднику – безвозмездная передача).

Оформление акта списания бланков строгой отчетности

Для подтверждения факта списания необходимо составить акт о списании бланков строгой отчетности. В акте указываются:

• Наименование организации;
• Дата и номер акта;
• Перечень списываемых бланков (номера серий, количество);
• Причина списания (выдача работнику при приёме, выдача дубликата, замена испорченного бланка и т.д.);
• Стоимость одного бланка и общая сумма;
• Подписи ответственных лиц (кадровик, бухгалтер, член комиссии по списанию).

Акт утверждается руководителем организации и служит основанием для бухгалтерской записи.

Особенности учёта в бюджетных организациях

В бюджетных учреждениях бланки трудовых книжек также учитываются на счёте 10 (материалы) или на субсчёте «Бланки строгой отчетности». Однако существует нюанс: после выдачи книжки сотруднику она переходит в кадровый учёт организации, но уже не считается активом бухгалтерского учёта.

Типовые проводки для бюджетных организаций:

• Оприходование: Дебет 10 Кредит 60;
• Списание при выдаче: Дебет 20 (или 26) Кредит 10 – в зависимости от того, относится ли расход на оплату труда (счёт 20) или на прочие расходы (счёт 26).

Ежемесячно в бухгалтерскую службу подаются сведения о полученных от работников средствах в качестве возмещения стоимости бланков (если такая практика предусмотрена локальными нормативными актами).

Возмещение стоимости трудовой книжки сотрудником

Некоторые организации предусматривают возмещение стоимости бланка при увольнении работника (например, если книжка была выдана за счёт организации). В этом случае:

• При получении денежных средств от сотрудника:
  Дебет 50 (51) Кредит 70 (73) – поступление возмещения;
• Если возмещение облагается НДС (например, при реализации бланка как товара), начисляется НДС:
  Дебет 68 Кредит 91-2 (начислен НДС) и Дебет 91-2 Кредит 68 (уплачен НДС).

В большинстве случаев возмещение не считается объектом обложения НДС, так как передача бланка носит безвозмездный характер.

• Списание стоимости трудовой книжки производится в момент её выдачи работнику.
• Основной бухгалтерский провод: Дебет 70 (73) Кредит 10 (без НДС) либо аналогичный провод в бюджетном учёте (Дебет 20/26 Кредит 10).
• Для подтверждения списания оформляется акт о списании бланков строгой отчетности, подписанный комиссией и утверждённый руководителем.
• В бюджетных организациях после выдачи книжка остаётся в кадровом учёте, но уже не учитывается как бухгалтерский актив.
• При возможном возмещении стоимости сотрудником следует отразить поступление средств на счёт 50/51 и соответствующее кредитовое сальдо по счёту 70/73.

Соблюдение указанного порядка обеспечивает корректное отражение операций с трудовыми книжками в бухгалтерском учёте и минимизирует риски при проверках контролирующих органов.