Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж гражданина․ В некоторых случаях возникает необходимость списать (удалить из оборота) трудовую книжку: её утеря‚ порча‚ уничтожение‚ а также необходимость исправления ошибочно внесённых записей․ В статье рассмотрены правовые основания‚ порядок действий и приведён готовый образец приказа и записи в трудовой книжке о списании․
Что подразумевается под «списанием трудовой книжки»?
Термин списание в кадровой практике означает официальное признание книги недействительной и её вывод из бухгалтерского учёта организации․ После списания книга передаётся в архив (или уничтожается) в соответствии с приказом работодателя․
Нормативно‑правовая база
- Приказ Минтруда России № 320н от г․ «О правилах ведения и хранения трудовых книжек»․
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 65‚ 66‚ 67) – порядок оформления записей и их исправления․
- Постановление Правительства РФ от № 1655 «Об утверждении Положения о порядке списания и уничтожения трудовых книжек»․
- Внутренние локальные нормативные акты (приказ работодателя‚ регламент отдела кадров)․
Причины‚ по которым трудовую книжку могут списать
- Утрата (кража‚ потеря)․
- Физическое повреждение (разрыв‚ сильное загрязнение‚ обугливание)․
- Уничтожение (сжигание‚ шрединг)․
- Списание в связи с переводом на электронный формат (ЭТК) – при условии‚ что электронный документ полностью заменяет бумажный․
- Ошибка в оформлении‚ требующая полной замены книги (например‚ систематическое использование сокращений‚ неразборчивый почерк)․
Порядок списания трудовой книжки
Процедура состоит из нескольких обязательных этапов:
- Подготовка документов – акт осмотра‚ акт о причинении ущерба‚ заявление работника (если инициатор – работник)․
- Составление приказа работодателя о списании (образец ниже)․
- Внесение записи в трудовую книжку о её списании (см․ раздел 6)․
- Передача книги в архив или её уничтожение в присутствии двух свидетелей (по приказу)․
- Регистрация операции в кадровом учёте (в системе «Кадры»‚ в журнале учёта трудовых книжек)․
Образец приказа о списании трудовой книжки
Ниже – типовой текст приказа‚ который может быть адаптирован под конкретную организацию․
ПРИКАЗ № ___ от "__" _______ 2026 г․ О списании трудовой книжки сотрудника В соответствии с пунктом 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ‚ а также с постановлением Правительства РФ от № 1655‚ приказываю: Списать трудовую книжку № ___‚ выданную сотруднику Иванову Ивану Ивановичу (трудовой договор № ___ от "__" _______ 2022 г․)․ Записать в трудовую книжку следующую запись: «Списана трудовая книжка № ___ от "__" _______ 2026 г․ На основании приказа № ___ от "__" _______ 2026 г․» Передать указанную трудовую книжку в архив организации (или уничтожить в шредере) до "__" _______ 2026 г․ Оформить акт списания и подписать его в присутствии двух свидетелей: ___________________ и ___________________․ Информировать сотрудника о списании и выдать ему подтверждающий документ (копию акта списания)․ Контроль исполнения: ___________________ (директор по кадрам)․ Подпись: ___________________ /Ф․И․О․/
Как оформить запись в трудовой книжке о списании
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» в последнюю строку книги․ Пример заполнения (по образцу‚ приведённому в официальных инструкциях):
| № п/п | Дата | Наименование организации | Должность | Основание | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 45 | ООО «Консалтинговая компания Премьер» | — | Списана трудовая книжка № 12345 | На основании приказа № 78 от |
Важно соблюдать следующие правила:
- Запись делается черными чернилами (не менее 0‚5 мм)‚ без сокращений․
- Дата записывается полностью (день‚ месяц прописью‚ год цифрами)․
- Если запись вносится после основной записи‚ оставьте одну пустую строку между записями․
- Подпись и печать (если есть) ставятся в правом нижнем углу записи․
Как исправить ошибочную запись (если списание связано с ошибкой)
Если в трудовой книжке была внесена неверная запись‚ а не сама книга подлежит списанию‚ следует выполнить корректировку согласно правилам исправления (Трудовой кодекс‚ ст․ 66):
- Сделать зачёркивание ошибочного текста одной линией (не более 1 см)‚ не стирая полностью․
- Под надписью «Зачеркнуто» указать правильный вариант записи․
- Подписать исправление (Ф․И․О․ сотрудника‚ должность лица‚ вносящего исправление) и поставить печать организации․
- В графе 4 (реквизиты приказа) указать номер и дату приказа‚ которым было исправление‚ либо номер отменяющего приказа․
Пример исправления:
С — ООО «Ромашка» инженер‑технолог Зачеркнуто: — ООО «Ромашка» инженер‑технолог Правильно: — ООО «Ромашка» инженер‑технолог Подпись: Петров П․П․ Должность: начальник отдела кадров Приказ № 45 от
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли списать трудовую книжку без приказа? – Нет․ Приказ работодателя обязателен‚ иначе запись будет признана недействительной․
- Что делать‚ если у сотрудника нет копии книги? – Выдайте сотруднику копию акта списания и‚ при необходимости‚ замените книгу новой (при условии‚ что прежняя была утеряна)․
- Можно ли списать электронную трудовую книжку (ЭТК)? – Да‚ но только после миграции данных в новую систему и оформления соответствующего приказа о переходе․
- Сколько времени хранится акт списания в архиве? – По требованиям ФНС и Пенсионного фонда – минимум 5 лет․
Списание трудовой книжки – процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных актов и внутренней кадровой политики․ Правильно оформленный приказ и запись в книге позволяют избежать юридических рисков‚ сохранить права работника и обеспечить корректный учёт трудового стажа․ Пользуйтесь приведёнными образцами‚ адаптируйте их под свою организацию и всегда фиксируйте действия в письменной форме․