Списание трудовой книжки – процедура‚ регулируемая Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда. Она необходима‚ когда документ признаётся испорченным‚ утерянным‚ повреждённым или когда работник просит заменить его на новый. Правильное оформление обеспечивает юридическую чистоту действий работодателя и защищает интересы сотрудника.
Когда требуется списание
Списание производится в следующих случаях:
- Испорчена оригинальная книжка (порвано‚ испачкано‚ утрачена целостность страниц).
- Книжка утеряна или украдена.
- Работник просит оформить дубликат в связи с переходом на электронный формат (с г.)
- Требуется исключить запись‚ сделанную ошибочно (например‚ двойное внесение данных).
В каждом из этих случаев необходимо оформить официальный акт о списании и‚ при необходимости‚ акт об уничтожении повреждённого документа.
Юридическая база
Основные документы‚ регулирующие процедуру:
- Трудовой кодекс РФ‚ ст. 64‚ 65.
- Постановление Правительства РФ от № 1730 «О порядке учёта‚ хранения‚ заполнения и списания трудовых книжек».
- Руководство «Ведение трудовых книжек и их списание» (КонсультантПлюс‚ 2026).
Шаги по оформлению списания
Подготовка документации
Для начала собрать необходимые документы:
- Заявление работника о необходимости списания (если требуется).
- Акт о списании (образец ниже).
- Акт об уничтожении (если книжка подлежит утилизации).
- Копия паспорта работника (для подтверждения личности).
Составление акта о списании
Акт о списании – основной документ‚ который фиксирует факт исключения из учёта старой книжки и переход на новый. В нём указываются:
- Номер и дата акта.
- ФИО работника.
- Номер и серия старой трудовой книжки.
- Причина списания (испорчена‚ утеряна‚ добровольный отказ и т.д.).
- Подписи ответственных лиц (руководитель‚ главный бухгалтер‚ HR‑менеджер).
- Отметка о выдаче дубликата (если он оформлен).
Образец акта приведён в конце статьи.
Оформление нового документа
После списания необходимо оформить новую трудовую книжку:
- Купить чистый бланк в канцелярском магазине.
- Заполнить его согласно требованиям ТК РФ (требуется подпись работника и работодателя).
- Внести сведения о предыдущем стаже‚ используя данные из старой книжки (если они сохранены в электронных архивах).
- Сохранить копию новой книжки в кадровом деле.
Обновление кадровых записей
После выдачи нового документа в кадровой системе вносятся изменения:
- Отметить факт списания старой книжки.
- Внести сведения о новом документе (номер‚ дата выдачи).
- Обновить информацию о стаже‚ если она была перенесена.
Примеры документов
Образец акта о списании трудовых книжек
АКТ О СПИСАНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ № ___ «__» _______ 20__ г. Мы‚ ________________________ (наименование организации)‚ пursuant to ст. 64 ТК РФ и п. 1 Постановления Правительства РФ от № 1730‚ сообщаем: Списана трудовая книжка работника: Ф.И.О.: ______________________ Табельный номер: ___________ Серия/№: ___________________ Причина списания: _______________________________ (испорчена / утеряна / добровольный отказ и т.д.) Принято решение о выдаче нового экземпляра: Дата выдачи: «__» _______ 20__ г. Номер нового экземпляра: _______ Подписи ответственных лиц: ___________________ / ___________________ (руководитель) (главный бухгалтер) ___________________ / ___________________ (HR‑менеджер) (свидетель)
Образец акта об уничтожении испорченной книжки
АКТ О УНИЧТОЖЕНИИ ИСПОРЧЕННОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ № ___ «__» _______ 20__ г. Мы‚ ________________________ (наименование организации)‚ сообщаем о том‚ что трудовая книжка работника ______________________ (Ф.И.О.) была признана испорченной и подлежит утилизации. Причина утилизации: _______________________________________ (порвано‚ испачкано и т.д.) Уничтожение выполнено в присутствии: ___________________ / ___________________ (ФИО‚ должность) Подписи: ___________________ / ___________________ (руководитель) ___________________ / ___________________ (HR‑менеджер)
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли подпись работника на акте списания? – Да‚ подпись работника подтверждает его согласие с решением организации.
- Можно ли списать книжку без акта? – Нет‚ акт является обязательным документом для юридической корректности.
- Как вести учёт дубликатов? – Каждый дубликат оформляется отдельным актом‚ в котором указывается номер и дата выдачи.
- Что делать‚ если книжка потеряна без заявления? – В этом случае работодатель может составить акт на списание по факту утери и сразу оформить дубликат.
Списание трудовой книжки – это последовательность действий‚ требующая строгого соблюдения нормативных требований. Правильно оформленный акт о списании и акт об уничтожении гарантируют:
- Юридическую защиту работодателя.
- Непрерывность ведения кадровой документации.
- Своевременное оформление нового документа для сотрудника.
При следовании описанной процедуре и использовании представленных образцов акта‚ вы сможете без проблем перейти к новому формату ведения трудовых книжек и избежать возможных спорных ситуаций.
Источники: Трудовой кодекс РФ‚ Постановление Правительства РФ № 1730 от ‚ КонсультантПлюс (2026)‚ внутренние регламенты организации.